Un gestor documental… pero ¿para qué?
[Una conversación típica en una oficina típica]
-Necesito que me entregues el contrato firmado que te pedí el otro día – indicó con cierta impaciencia el director.
Temía ese momento, pues llevaba 4 días buscando el dichoso contrato y no había manera. Al principio rebuscó por las carpetas compartidas del servidor, pero no hubo forma: rastreando entre las decenas de carpetas que le sonaban, primero, y haciendo uso del “buscador” de Windows, después. Luego lo intentó en su propio equipo, pues allí guardaba muchos documentos para, así evitarse el martirio de encontrar algo en el servidor. Finalmente les pidió a los informáticos que le restauraran la copia de seguridad de los ficheros del servidor, por si había suerte, pero nada, seguía sin aparecer.
Se armó de valor y le contó sus pesquisas al director, que mentalmente comenzó a calcular las horas de trabajo que había supuesto la búsqueda infructuosa de aquel contrato.
-¿Pero si nosotros digitalizamos todos los documentos para evitarnos el engorro del papel?- razonó en voz alta. Ya no le hizo falta escuchar la réplica, comenzaba a comprender muchas cosas que ocurrían en la empresa desde que tomaron la decisión de digitalizar todos los documentos: aquellas demoras incomprensibles en entregar un documento solicitado; las repetidas modificaciones en la estructura de carpetas, porque costaba mucho encontrar ciertos documentos o la cara de terror que adivinaba cada vez que solicitaba un documento; si hasta a él le costaba un mundo encontrar sus ficheros.
Comprendió que intentando solucionar un problema (el lío de papeles amontonados por todas partes), habían creado otro (el caos de archivos en la maraña de carpetas y subcarpetas del servidor) y que seguían siendo ineficientes y seguían perdiendo documentos, ya que aunque el contrato estuviera digitalizado en el servidor, si no eran capaces de encontrarlo, era como si estuviera perdido y lo peor, tras haber estado buscándolo durante horas. Ahora más que nunca, necesitaban un gestor documental.
