PRODUCTO

Abox es una solución de gestión documental profesional que captura, almacena, procesa y distribuye información empresarial no estructurada (documentos).

Vídeo explicativo del producto ECM-abox.

Ventajas

  • Permite gestionar documentos electrónicos y físicos
  • Incorpora buenas prácticas y legislación de archivos
  • Gestiona todo el ciclo de vida del documento
  • Automatiza y controla la ejecución de tareas
  • Permite consultar el archivo empresarial completo
  • Permite acceso remoto y móvil
  • Reduce drásticamente papel y transportes
¿Por qué implantar abox?

  • Cumplir la legislación y/o requisitos calidad (ISO)
  • Mejorar la gestión de la información y conocimiento
  • Automatizar procesos
  • Controlar la ejecución de tareas
  • Reducir costes
  • Beneficios medioambientales
Cumplimiento legal de abox:

Basada en normas internacionales de gestión documental y archivística:

  • ISO-15489 parte 1 y 2. Modular Requirements for Records Systems.
  • ISO-16175 parte 1 y 2. Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments / Guidelines and functional requirements for digital records management systems
  • Moreq 2010. Modular Requirements for Records Systems v.1.1.; DLM Forum Foundation (www.moreq.edu).
  • ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
    Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación, Colombia
  • ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Calculadora de ahorro

90%
El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
60%
El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
30%
El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.
50%
El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

Modelos ABOX

entry

ABOX ENTRY

La solución profesional más rápida para su correspondencia física y electrónica, 100% web.

  • Registros y consecutivos oficiales de entrada/salida
  • Control de plazos de respuesta legal
  • Buscador flexible y configurable, código de barras incluido
  • Controlar la ejecución de tareas
  • Clasificación automática en expedientes por oficina
  • Gestión electrónica de documentos internos
  • Acceso web para PDF, PDF/A, JPEG, TIFF, PNG, Office, etc.

Entrega en menos de una semana, totalmente personalizable.

plus

ABOX PLUS

La solución profesional para gestionar sus procesos de negocio mediante expedientes virtuales.

  • Gestión de usuarios, grupos, roles y permisos
  • Gestión de series y tipos doc. por procesos de negocio
  • Workflows de clasificación, revisión, aprobación y firma (incluidos)
  • Informes por procesos, exportables
  • Importador/exportador de expedientes
  • Addins Word, Excel y Outlook. Impresora virtual
  • Incluye solución de correspondencia

Llave en mano, se valora por número de procesos digitalizados

archive

ABOX ARCHIVE

La solución profesional para gestionar sus documentos físicos y electrónicos conforme a legislación archivística

  • Concepto “Archivo total”: fusión archivo electrónico y físico
  • Tablas de clasificación y retención documental configurables
  • Workflows de clasif. y archivo según ISO-30301 y Moreq2010
  • Transferencias y retenciones de archivo. Alertas de plazos
  • Gestión de almacenes físicos y servicios de custodia (opcional)
  • Incluye solución de correspondencia

Llave en mano, se valora por número de oficinas productoras

elite

ABOX ELITE

La solución de gestión documental para empresas medianas y grandes con BPM e integración de aplicaciones

  • Motor de workflows y gestor de tareas (con alertas)
  • Paquete digitalización automática y HotFolde
  • Conector SOA para integración con aplicaciones
  • Gestión de formularios
  • Otros módulos ECM, posibilidad de Extranets
  • Editor workflows basado en State-Machine y/o Bpmn2 (opcional)
  • Incluye solución de correspondencia

Llave en mano, se valora por módulos y desarrollos a medida

Características Abox

Entry Plus Archive Elite (A medida)
Gestor documental base Si Si Si Si
Gestión de la correspondencia física y electrónica Si Si Si Si
Buscador configurable, sobre metadatos y archivos indexados Si Si Si Si
Flujos básicos de entrada, salida y radicación de doc. internos Si Si Si Si
Paquete de captura ofimática (Hot-Office,Hot-Printer y Send-To) Opcional Si Si Si
Panel web Admin (usuarios,carpetas,series,tipos,metadatos) Si Si Si
Flujos clasificación,revisión,aprobación y firma Si Si Si
Importador/ exportador de expedientes y documentos Opcional Si Si
Paquete de Digitaliz. automática (incl. Hot-Folder) x Nº Ventanillas Opcional Si Si
Parametrización de Tablas de Clasificación y Retención Documental Si Si
Módulo de Archivo Físico (Almacenes, Transferencias y Préstamos) Opcional Opcional
Paquete integración con OCR/ICR externo (Kofax, Readsoft, Abbyy) Opcional Opcional
Motor de workflows y tareas pendientes (alertas program. x email) Opcional Si
Gestor de informes parametrizable (reporteador integrado) Opcional Si
Gestión de formularios (configurables sobre Office y HTML) Si
API de integración por servicios web Si
Editor gráfico de workflows (formatos Bpmn2 y State-machine) Opcional
Módulo de Extranet (sitios web para usuarios consulta) Opcional
Paquete de captura ficheros (Hot-Folder) y emails (Hot-Mailbox) Opcional
Módulo de Datawarehouse para reporteador OLAP externo Opcional
Módulos ECM extra (CMS-CMIS,Noticias,Pág.Web, Descargas,etc.) Opcional
Bases de datos posibles (requisito mínimo) Sql Server Express/ sup.
PostgreSql 9 o sup.
Oracle Express o sup.
Sql Server Std./Entrp.Edt
PostgreSql 9 o sup.
Oracle 10g/11g/12c
Número mínimo / máximo de usuarios activos (licencias nombradas) 3-25 5-100 > 100 (hasta ilimitado)
Número de usuarios pasivos (sólo consulta, gratuitos) 1 pasivo sin costo x usuario activo
Entry Plus Archive Elite (A medida)
Opción multi-idioma (contenidos traducibles e interfaz multi-idioma) Opcional Opcional Opcional Opcional
Integración con directorio activo de Windows (single sign-on) Opcional Opcional Opcional
Firma digital para transacciones de usuarios Opcional
Firma digital en servidor para PDFs digitalizados o subidos con Hotfolder (excluye compra certificado) Opcional Opcional Opcional
Opción de instalación de sitio web en servidor independiente Opcional
Opción de integración con Dropbox (plugins import/ export) Opcional Opcional Opcional
Opción lectura/ escritura facturas en formato Facturae Opcional
Entry Plus Archive Elite (A medida)
Diseño y maquetación de una interfaz web personalizada (x sitio) Opcional Opcional Opcional Opcional
Diseño, implementación y validación de formularios web Opcional Opcional
Carga y parametrización de Tablas de Ret. Doc. TRD (1 x área) Opcional Opcional
Diseño, implementación y validación de expedientes virtuales para trámites on-line (1 x procedimiento) Opcional Opcional
  • Se valora por número de usuarios activos y por características contratadas.
  • Se licencia por usuarios nombrados perpetuos.
  • Se ofrecen usuarios de sólo consulta sin costo, según configuraciones (hasta un número máximo).

ARQUITECTURA

windows-server-ok

Servidor de aplicación

Plataforma Microsoft .NET

Internet Information Server

Escalamiento por balanceo de carga

S.O. Windows Server

adapting-linux-windows

Servidor de ficheros

Permite el almacenamiento distribuido

de los ficheros de documentos.

Repositorios escalables.

Funciona sobre Windows o Linux.

adapting-bases-de-datos

Servidor de base de datos

Funciona sobre 3 motores de B.D. en Windows o Linux:

Sql Server 2008 o superior,

Oracle 10g o superior,

PosgreSql 8.4 o superior.

¿QUIERE UNA DEMO O AMPLIAR INFORMACIÓN SOBRE ABOX-ECM?