En la era de la transformación digital se han ampliado considerablemente los volúmenes de información y se han difuminado las fronteras tradicionales entre datos, información y documentos de archivo.

Las organizaciones modernas deben ser capaces de llevar a cabo sus funciones en el espacio digital, incluyendo su comunicación, colaboración, gestión documental, gestión del conocimiento y fidelización de sus empleados. Todas estas dimensiones tienen un profundo impacto en la productividad, capacidad de innovación y competitividad de la compañía, sin importar el tamaño de ésta.

La Intranet/Extranet corporativa es un ejemplo de herramienta capaz de aglutinar los canales y aplicaciones de gestión de la información de la compañía y es el instrumento óptimo para alinear a los colaboradores con los objetivos del negocio.

Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación e infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella, usualmente utilizando Internet y sus protocolos.

Los objetivos que se persiguen con la implantación de una solución Intranet/Extranet son

1) Gestión del conocimiento y gestión documental

Empleando los principios de una gestión documental profesional, es posible crear una librería organizada según los departamentos o los procesos de la compañía (preferiblemente orientada a procesos), donde se almacenen y se gestionen no sólo las políticas, los procedimientos y los manuales de calidad de la empresa, sino cualquier documento operativo perteneciente a cualquier trámite de la compañía. Una vez radicados y centralizados, los documentos pueden ser editados, clasificados, indexados, comparados, archivados y, por supuesto, fácilmente encontrados por medio de un buscador corporativo.

2) Comunicación y sentimiento de comunidad

Para satisfacer la necesidad de la nueva fuerza laboral, la Intranet debe ofrecer múltiples formas de comunicación: los empleados deben ser capaces de conectar con cualquier tipo de plataforma en cualquier momento y desde cualquier sitio. La importancia de este canal abierto y sencillo reside en el sentimiento de pertenencia a la comunidad que fomenta. La elección del tipo de canal la deberá realizar el propio empleado en función de horarios, tareas requeridas, etc.

3) Colaboración entre empleados y clientes externos

Una Intranet/Extranet efectiva debe facilitar el trabajo sin importar las barreras de tiempo o espacio. Aparte de capacidades de autoría y compartición de archivos, debemos proporcionar los medios técnicos para unir la información con las personas, creando áreas virtuales para grupos de trabajo existentes o ad-hoc, donde se puedan desarrollar nuevas ideas y proyectos.

En la Extranet se crean formularios para el registro de solicitudes externas que se integran en flujos de trabajo interno controlados por workflows desarrollados a medida, así como páginas web donde los clientes externos pueden hacer el seguimiento a sus solicitudes.

4) Informes y minería de datos

Este tipo de herramientas crea una nueva cultura social que permite extraer información para evaluar la calidad del contenido que se distribuye y así ayudar a otros usuarios en su trabajo.

Por ejemplo, podemos conocer los tiempos de respuesta a las solicitudes de nuestros clientes y así estaremos creando las bases para la mejora del servicio al cliente.

5) Seguridad informática

El entorno de trabajo digital que estamos creando debe disponer de potentes prestaciones de seguridad, no sólo al interior de la compañía, sino también para permitir el acceso a clientes y socios. Las características clave son autenticación segura de usuarios, aseguramiento de la identidad, prevención de pérdidas de información, recuperación de desastres, encriptación de datos y la capacidad de administrar los privilegios de acceso a los contenidos. Por otro lado, se deberá asegurar la protección de los datos personales de nuestros empleados y clientes, cuando se registren estos datos.

6) Soporte, interoperabilidad y escalabilidad

Una Intranet/Extranet no es un escenario que se pueda desarrollar y dejarlo listo para siempre. Se trata de un entorno dinámico, muy cambiante, que debe adaptarse y evolucionar según las necesidades de la organización y del mercado. Es importante que la Intranet se pueda integrar fácilmente con otras aplicaciones (interoperabilidad), algunas de ellas muy comunes como el ERP de la compañía, para que la información y el flujo de trabajo puedan fluir entre herramientas distintas.

Hay muchas razones para no cambiar un aplicativo o base de datos heredado y nuestra plataforma debe acomodarse a las soluciones que ya funcionan en la compañía. Además, debe aportar servicios de soporte técnico y mantenimiento que garanticen al cliente una continua actualización a las últimas tecnologías del mercado o a los cambios que pueda requerir la compañía, sin que esto suponga nuevas inversiones, que pudieran impedir realimentar el sistema.