SOLUCIONES

GESTIÓN POR EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

La mayor parte de las aplicaciones de gestión documental agrupan documentos por carpetas. Abox ECM se diferencia de otras plataformas por su potente gestor de expedientes, que permite ejercer un control exhaustivo de cualquier trámite agrupando documentos y tratando el conjunto como unidad documental.

El expediente es el centro de la gestión documental. Un expediente electrónico es la representación documental de un proceso y, como tal, debe almacenar todos los contenidos de dicho proceso, controlar la manera y el orden en que son cargados a la herramienta.

Abox ECM permite realizar una gestión avanzada sobre los expedientes, como unidad documental compuesta, además de una gestión independiente sobre los documentos que en ellos se contienen.

PARA QUÉ PROCESOS

Existen expedientes electrónicos para multitud de procesos empresariales:

  • Compras
  • Facturación
  • Proyectos
  • Historias laborales
  • Historias clínicas
  • Peticiones, quejas y reclamaciones
  • Proveedores, clientes y otros
  • Vehículos, equipos y otra maquinaria
  • Trámites para clientes o ciudadanos
  • Procesos misionales
  • Y muchos más…

FUNCIONES MÍNIMAS DE UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Algunas de las prestaciones fundamentales de los expedientes son:

  • Potente capacidad de clasificación, no sólo de series documentales (tipos de expediente), sino también de tipos documentales.
  • Control de tipos documentales, se pueden predeterminar requisitos de ingreso de documentos, orden, número y tipología.
  • Control automático del progreso del trámite.
  • Metadatos exclusivos del proceso y heredados de otras actividades.
  • Visor on-line de contenidos, multi-formato, texto o multimedia, totalmente integrado, sin necesidad de descargas.
  • Prestaciones de seguridad, como cierres, cierres certificados (índices) y archivado.
  • Posibilidad de integrar con workflows (BPM), modelado del proceso, asignación y supervisión de tareas, automatización total de acciones de gestión documental.
  • Asociación al cuadro de clasificación documental y posibilidad de organización interna por subexpedientes y por subcarpetas.

SOLUCIÓN DE ABOX-ECM

plus

ABOX PLUS

La solución profesional para gestionar los procesos de negocio mediante expedientes electrónicos con workflow.

Llave en mano, modular, se valora por número de series documentales (tipos de expediente).

Incluye el modelado de un flujo de trámite mediante lenguaje Bpmn2.

  • Gestión de usuarios, grupos, roles y permisos
  • Gestión de series y tipos doc. por procesos de negocio
  • Workflows genéricos de clasificación, revisión, aprobación y firma
  • Radicación manual y por drag&drop
  • Visor integrado de la mayoría de formatos ofimáticos, imágenes, emails y multimedia
  • Informes por procesos, exportables
  • Importador/ exportador de expedientes
  • Addins opcionales para Word, Excel y Outlook. Impresora Virtual.
  • Opción de firmas digitales.

OTRAS APLICACIONES POSIBLES

  • Integración con la Ventanilla Única de Registro
  • Gestión de la calidad
  • Expedientes Únicos en Asociaciones

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