BPM – DOCUMENTAL

Abox ECM maneja los conceptos de “proceso documental” y “circuito documental”

PROCESO Y CIRCUITO DOCUMENTALES

Los procesos documentales, además de roles, actividades y decisores, manejan tipos documentales que son esperados por el expediente, siendo algunos de ellos obligatorios para completar exitosamente el proceso.

  • Proceso documental : asociado con el trámite del expediente, el usuario se convierte en “piloto” de la unidad documental compleja.
  • Circuito documental : asociado con el trámite del documento, el usuario se convierte en “piloto” de la unidad documental simple.

Abox ECM maneja tipos documentales que emplean un circuito de trámite que es modelado de forma independiente. En estos circuitos es posible establecer evidencias documentales que se registrarán como anexos secundarios.

Abox ECM modela subprocesos que son gestionados y ejecutados en aplicaciones externas al gestor documental (p.ej. un ERP). El BPM de Abox ECM ofrece capacidades de integración automática entre aplicaciones, así como entre los procesos y los circuitos documentales subordinados.

FUNCIONALIDADES

Editores de modelado gráfico

Abox ECM dispone de un editor gráfico para modelar procesos documentales, que es compatible con herramientas externas de diseño open-source como Camunda, Bizagi, Bonita o Cawemo, las cuales se complementan y detallan con el editor gráfico proporcionado.

Dispone de dos lenguajes estándar para la definición de workflows:

hoteditor-2
Notación de máquina de estados
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Notación BPMN2
Modelo de proceso documental con BPMN2

Se modela el proceso documental desde la perspectiva de una serie documental, es decir, el usuario “pilota” un expediente en el que se conformarán una serie de documentos que evidencien el trámite, desde la creación del mismo hasta su cierre.

Con otro color se muestran los subprocesos que son gestionados en herramientas externas (p.ej. ERPs), o mediante circuitos documentales subordinados.

Modelo de circuito documental (BPMN2 o Máquina de Estados)

El modelo describe los pasos que deben darse darse con un trámite concreto asociado a la unidad documental simple (documento).

Abox ECM permite desacoplar los flujos del expediente y del documento, aunque entre ambos existe una integración automática para transmitirse información o avanzar estados.

En las figuras apreciamos el mismo circuito modelado con los dos lenguajes disponibles.

Panel de tareas pendientes

Con estados de ejecución de cada una de ellas y control de vencimientos. El sistema también controla las tareas realizadas llevando un archivo de actividades realizadas para fines estadísticos o de auditoría.

Calendario de tareas

Calendario de tareas con sus vencimientos, con opción de ir directamente a consultarlas o ejecutarlas.

Reasignación y ejecución de tareas

El sistema BPM de Abox permite reasignar tareas masivamente entre usuarios y/o roles y avanzar o retroceder masivamente aquellas tareas de revisión o aprobación que solamente requieren un visto bueno.

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ALGUNAS VENTAJAS DEL BPM DOCUMENTAL

Una gestión documental alineada con normativa internacional (ISO-15489, ISO-30301, …), requisitos de Moreq y normativas de archivo (leyes de archivo en Latinoamérica), requiere de herramientas BPM que se integran perfectamente con gestores documentales.

Abox ECM nos ofrece potentes prestaciones para:

  • Pilotar expedientes mediante flujos de trabajo que controlan la presencia y estado de los documentos y metadatos.
  • Pilotar documentos mediante flujos de trabajo independientes o subordinados a procesos vinculados a expedientes.
  • Integrarse con aplicaciones externas mediante una potente API de interoperabilidad.
  • Diseñar y ejecutar flujos de trabajo sobre un doble motor: lenguaje BPMN2 y máquina de estados.