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DIAGNÓSTICO CAOS DIGITAL

Diagnóstico

Adapting ofrece un diagnóstico de oportunidades de mejora en Transformación Digital, basado en las normas internacionales ISO-15489 e ISO-30301, para evaluar la situación de partida de la organización y proponer soluciones prioritarias.

En los últimos años hemos asistido a la progresiva digitalización de los procesos en nuestras organizaciones, con dos tendencias:

  • La reducción en el uso del papel, gracias al empleo de software de gestión y soportes electrónicos;
  • La digitalización del papel impreso mediante el uso de escáneres,

Sin embargo, el caos digital impera hoy día con el aumento exponencial de los contenidos digitales y su gran diversificación de fuentes y soportes.

1ª Jornada

  • Revisión y socialización de la Política de Gestión de Documentos:
  1. Instrumentos archivísticos y modelo electrónico
  2. Procesos archivísticos
  3. Supervisión y auditoría
  4. Formación y gestión del cambio.
  • Entrevista a Gerencia/ Administración
  • Entrevista a Dpto. Sistemas
  • Entrevista a departamento con mayores problemas de gestión documental (a elegir).
2ª Jornada

  • Entrega del informe de resultados
  • Presentación de oportunidades de mejora
  • Demostración en prototipo funcional de la solución (garantía de viabilidad)
  • Discusión de resultados y priorización de acciones.

CONSULTORÍA

adapting ofrece una serie de servicios de consultoría que acompañan el método abox. Son fruto de nuestra experiencia y especialización en implantación de soluciones profesionales de gestión documental.

  • Consultoría para selección de soluciones de gestión documental y BPM.
  • Diagnóstico de madurez en gestión documental.
  • Definición y revisión de instrumentos archivísticos.
  • Diseño de workflows para la plataforma abox ECM.
  • Análisis y programación de aplicaciones, dentro de la plataforma abox ECM.
  • Diseño gráfico de interfaces web para abox ECM, atractivas, funcionales y usables.
  • Servicios de mantenimiento y soporte técnico de las aplicaciones de adapting.

IMPLANTACIÓN

Un proyecto de gestión electrónica de documentos puede ser complejo sin la experiencia previa necesaria. Adapting aplica una metodología propia que puede consultar aquí> Método ABOX.

Es importante vencer la resistencia de las personas al cambio, por lo que se recomienda implicar a toda la plantilla involucrada desde las primeras actividades del proyecto. Así mismo, es imprescindible que la Alta Dirección difunda los objetivos esperados.

La implantación de un software de gestión documental debe abordarse por fases, según se expone a continuación:

Revisión del alcance
Revisión de la licencia
Procesos documentales cubiertos

Organigrama corporativo
Roles de usuario
Usuarios
Fondo documental (carpetas)
Tipos documentales
Series documentales (opc.)
Búsqueda de información
Metadatos
Protección de contenidos
Codificación de entidades
Proceso de producción y captura electrónica
Procesos de radicación, digitaliz. y distribución
Trámites y vencimientos
Proceso de archivo
Workflows específicos de negocio
Valores iniciales
Automatismos y restricciones
Control de procesos y reportes
Autogestión del cliente
Interfaz de usuario y localización
Importación de datos e integración pasiva
Entorno de sistemas

Protocolo de nueva instalación
Configuración del servidor web
Activación de licencia provisional
Verificación del buen funcionamiento

Formularios de config. y parametriz. de abox
Parametrización del modelo documental
Parametrización de procesos documentales estándar
Parametrización de workflows con hot-editor
Personalización de la interfaz de usuario
Importación de datos de partida (opc.)
Integración pasiva(opc.)
Configuración de sistemas

PLUGINS
Conectores externos (integración)
Creación de nuevos estilos gráficos
Desarrollos informáticos a medida

Preparación de las excels de carga
Migración e importación del histórico
Validación de la carga
Maquetación y carga manual de contenidos

Con el siguiente desglose de actividades:

  • Socialización del modelo de gestión electrónica
  • Formación de usuarios generales
  • Formación de líderes de procesos
  • Formación de administradores
  • Gestión del cambio
  • Estabilización y acompañamiento inicial
  • Puesta en producción del software
  • Definición y arranque del soporte técnico y mantenimiento

SOPORTE TÉCNICO

Ofrecemos un soporte técnico de alta calidad que combina la cercanía de nuestros servicios de consultoría con el contacto permanente mediante las últimas técnicas en soporte on-line y telepresencia, logrando de esta forma un equilibrio racional de los recursos del cliente.

Nuestro laboratorio adapting-lab lanza de media dos nuevas versiones del producto al año. Es posible pactar el nivel de calidad de nuestros servicios de soporte según las necesidades de cada cliente.

Los servicios de soporte técnico cubren:

  • Resolución de dudas y diagnóstico de incidencias
  • Actualizaciones del producto abox ECM
  • Bonos de servicios de consultoría y mantenimiento
  • Cursillos de capacitación y socialización

CONTACTE CON NOSOTROS SIN COMPROMISO