Software para gestión de documentos: una visión de contexto

 In Documentary Management

(Entrada de autor invitado: Leonardo Guzmán, Gerente Técnico de Soft y D.I.)

gestion documental estrategica en la organizaciónEl sistemático desarrollo técnico de la gestión documental y su importante acercamiento a las tendencias de administración modernas son base fundamental para reconocer que la archivística y el tratamiento técnico de los documentos que la constituyen dejaron de ser una actividad operativa, para ubicarse en la más alta de las esferas estratégicas de las organizaciones.

Mucho del “sentido común” se refleja en los postulados técnicos de organización documental: la procedencia como eje fundamental para el reconocimiento del contexto de creación de los documentos de archivo, es el pilar necesario para su comprensión y entendimiento; es la justificación y fundamento de su creación, así como reflejo de la competencia funcional que en conjunto definen la forma en que se genera la documentación. La representación de la procedencia, por tanto, es necesaria para poder reconocer el documento en sí, la forma y naturaleza de su creación y, especialmente, lograr una interpretación adecuada del contenido informativo del mismo. Simultáneamente, la secuencia en que la producción documental integra los expedientes –que luego organizamos en subseries y series-, está directamente asociada con los procesos y procedimientos y por tanto no puede ser analizada por fuera del flujo de trabajo, lo que configura de manera lógica y sencilla una estricta aplicación del denominado principio de orden original.

Cuando contactamos con Adapting América para apoyar los trabajos de modelamiento de su plataforma de software abox document y hacerla fácilmente utilizable en el entorno nacional colombiano, pensamos en que necesariamente debería tratarse de un producto diferenciado no solo en aspectos funcionales relativos a la administración de contenidos que muchos software proveen, sino especialmente distinto en la comprensión técnica del concepto de Archivo Total y la aplicación de los principios rectores de la organización técnica de documentos de archivo. Esta visión convierte el Archivo en un proceso transversal, necesariamente vinculado a la totalidad de la actividad corporativa y por ende automatizada desde la creación o producción de documentos, hasta la determinación de una disposición final, tendiendo en cuenta los plazos de conservación por espacios de tiempo útiles a las necesidades corporativas.

gestion documental procedimientosLa percepción del Archivo pasa de ser un lugar físico o virtual de almacenamiento de documentos –como muchas personas lo ven y como muchos software lo entienden-, para convertirlo en estrategia en la toma de decisiones, toda vez que al ser aplicado en relación directa con los procedimientos, permite una eficiencia y eficacia propia y natural de quien dispone de información oportuna y confiable para sus propósitos de negocio. Esta interpretación conlleva una acción lógica y evidente que se manifiesta en la conveniencia de crear un Modelo Patrón de gestión profesional de documentos.

Disponer de un “patrón” de gestión documental, en una herramienta de administración de contenidos, resulta claramente útil para reducir tiempos de implementación y costos de entrada en producción. Hace viable proyectos técnicos de Archivo, alejados de la actual tendencia –por lo menos en Colombia- de vender el uso de repositorios alejados de la estructura documental definida por instrumentos como las Tablas de Retención Documental. Un modelo patrón de gestión documental profesional se basa en el uso de herramientas de tecnología moderna, para representar una administración de contenidos estructurados, de acuerdo con las necesidades archivísticas definidas en el contexto nacional y los ejercicios de mejores prácticas internacionales.herramientas tecnologicas gestion documental

El concepto de patrón es utilizado en el sentido de modelamiento previo; de carga inicial; de necesidad satisfecha para cualquier entorno y sector: Público, Privado, Transporte, Salud, Servicios, etc. Es simple percibir que un patrón –técnicamente, archivísticamente definido- facilita la implantación, reduce el tiempo y genera los resultados esperados. Es más, un patrón para la implantación de software de Gestión de Documentos, hace que el proyecto sea viable en un espacio de tiempo racional, que su costo se reduzca de manera significativa –ya que se limita a parametrizar, no a desarrollar- y que el uso resulte natural para los usuarios ya que la herramienta se acomoda a la forma en que las personas o sistemas están “acostumbrados” a producir los documentos de archivo. Los documentos se producen (crean o reciben) en el cumplimiento de actividades formalmente establecidas; el flujo corresponde al procedimiento que satisface esa función; el procedimiento define la secuencia de actividades que producen información; en los documentos de archivo se almacena la información para cumplir su trámite y gestión. Terminado el trámite, son absorbidos por el patrón, que aplica las reglas de gestión documental definidas para todas las manifestaciones de información existentes.

La importancia de este planteamiento –simplista pero técnico- deriva de situaciones reales que en el caso de Colombia no han sido afortunadas, toda vez que las implantaciones de soluciones informáticas no válidas, más que solucionar, han afectado negativamente el problema documental del país. Organizaciones públicas y privadas han visto cómo muchos esfuerzos de tecnología y voluminosas inversiones económicas han terminado reducidas a duplicación digital y almacenamiento en repositorios virtuales, desde donde se da “acceso” a ingente cantidad de basura digital, perdiendo doblemente. Un fracaso en el propósito técnico de automatizar la gestión de documentos; no solo cuestan económicamente, sino que afectan, por falta de comprensión, los avances técnicos de organización archivística propuestos a nivel nacional.

retorno de la inversión gestion documentalPor ello los trabajos conjuntos entre especialistas en gestión documental y fabricantes de software son primordiales para asegurar la validez de la solución informática, el éxito de una implantación y el retorno de la inversión, ya  que, se involucra a gran parte de la organización, si no a toda ella.

En resumen, un modelo de gestión profesional de documentos es la base fundamental para la instrumentación de software estructurado que conlleve en el futuro cercano el propósito de pasar de la Gestión Documental a la Gestión del Conocimiento. Éste es el enfoque que nos ha llevado a Soft & DI y a Adapting América a aunar esfuerzos y conocimientos y a adaptar perfectamente abox document a los requerimientos legales y procedimentales de Colombia.

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