Nueva versión abox-ECM 3.1 cargada de mejoras

Adapting Lab, el laboratorio de I+D de Adapting, acaba de lanzar una nueva versión de su plataforma abox-ECM que viene con multitud de mejoras en funcionalidad, usabilidad y rendimiento. Estas mejoras abarcan subsistemas muy diversos, como el generador de reportes, buscador, integración con Office, módulo de Archivo Físico, utilidades de parametrización, etc. A continuación, algunos detalles de la nueva versión 3.1 de abox.

Generador de reportes:

El potente generador de reportes de abox 100% parametrizable, que permite definir por un lado la estructura del informe (columnas, ordenación, agrupaciones, etc) y por otro lado la búsqueda sobre los contenidos a mostrar, ha sido rediseñado totalmente y nuestros clientes cuentan en la actualidad con las siguientes prestaciones:

• Se eliminó el límite en la capacidad de mostrar registros.  Actualmente es posible realizar informes completos que contengan decenas de miles de registros.
• Es posible programar el cálculo de los informes a cualquier día de la semana o del mes, repitiéndose de forma períodica. Esto evita tener que esperar a que se ejecuten informes más pesados, como es el caso de los tiempos de workflow. Los informes se ejecutan solos en horarios nocturnos o de baja actividad y el resultado se guarda en un documento que podrá ser consultado por el usuario en cualquier momento.
• Se incorporó un buscador muy útil sobre los resultados de los informes.
• Se desarrollóun administrador de informes que permite conocer el estado de cálculo de cualquier informe y acceder a informes ya calculados de forma inmediata.

Buscador de contenidos:

abox-ECM dispone de un potente buscador basado en un indexador independiente de contenidos, que permite realizar búsquedas sobre millones de documentos en muy pocos segundos, incluso indexando los propios ficheros ofimáticos. En esta versión se aportan algunas mejoras muy interesantes:

• Permitir buscar por varios códigos con un OR en campos de metadato de texto y texto largo
• Poder embeber comodines en las cadenas de búsqueda para localizar contenidos, búsquedas aproximadas.

Integración con Microsoft Office:

abox-ECM dispone de varios add-ins para Microsoft Office (versiónes 2010 o superior). En este caso se ha incorporado una funcionalidad que permite que cualquier documento Word o Excel descargado de abox pueda ser reconocido por el add-in de Office para actualizarlo o crear nuevas versiones del mismo documento, directamente desde Office, sin necesidad de buscar el documento en el ECM.

Módulo de Archivo Físico:

El módulo de Archivo Físico permite cargar y controlar los inventarios documentales físicos de una organización, aplicando conceptos de retención, disposición final, almacenamiento y préstamo. En esta versión, se han includo algunas mejoras muy solicitadas:

• Permitir el cierre masivo de préstamos desde el listado de préstamos
• Permitir crear préstamos y agregar contenedores a un préstamo desde los listados de contenedores
• Poder realizar busquedas desde el campo signatura topográfica en contenedores.

Utilidades de parametrización:

La plataforma abox-ECM es totalmente parametrizable, para poderla configurar a usos muy diversos sin necesidad de programación. En esta versión se han seguido realizando mejoras en sus utilidades administrativas, con el objetivo de que sea más rápido y sencillo poner a punto una instalación de un cliente:

• Importación de menús y metadatos
• Permitir ejecutar una transición en el importador de documentos y de expedientes, utilizando la columna del Estado
• Borrador masivo de contenidos, programable

Otras mejoras:

La nueva versión incorpora muchas más mejoras de toda índole:

• Mejoras de rendimiento, sobre todo, para instalación con gran cantidad de expedientes.
• Cachés para agilizar ciertas consultas y la navegación por carpetas y árboles de jerarquías.
• Función de papelera, para poder recuperar contenidos borrados.
• Mejoras en el alta rápida de documentos y de expedientes
• Mejoras en metadatos espejo (MirrorFields) para evitar duplicar información y automatizar contenidos
• Integrar notificaciones de tareas de abox con agendas on-line (formato iCAL)