Guías de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos en España

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logo ministerio de economiaEl Ministerio de Hacienda español publica la 3º edición de las GUÍAS DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (versión preliminar)

En el año 2014 vio la luz la primera política de Gestión de Documentos Electrónicos promovida por el Ministerio de Hacienda para la Administración General del Estado. Este ministerio es el encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de hacienda pública, de presupuestos y de gastos y de empresas públicas, además del resto de competencias y atribuciones que le confiere el ordenamiento jurídico.

Cuatro años más tarde de la última revisión de esta política, se hace necesario una nueva actualización contando con la experiencia que en materia de tramitación y archivo electrónico se ha conseguido. Los Ministerios de Hacienda y de Política Territorial y Función Pública, en coedición, nos ofrecen una primera versión de la Política de Gestión de los Documentos Electrónicos que intenta orientar de manera más práctica a todo lo referente en los procesos de gestión documental, separando en 11 guías lo ya definido en el NTI de Política de gestión de documentos electrónicos y adecuándose a las leyes que posteriormente al año 2014 (año de la primera versión) habían surgido. Leyes como la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público que obligan a que el expediente sea completamente electrónico.

Problemas encontrados:

Algunos problemas identificados en los primeros años de uso de estas políticas de administración electrónica son los siguientes:

  • Expedientes en papel y en digital, pero las leyes obligan a que el expediente sea totalmente electrónico por lo que las administraciones lo que hacen es digitalizar toda la parte que está en papel.
  • No hay unidad en los sistemas de almacenamiento, disgregándose los documentos entre éstos y rompiendo la unidad del expediente.
  • Conformar el expediente electrónico de acuerdo al ENI y con garantías es uno de los principales problemas.
  • Se han encontrado problemas en la comprensión por parte del personal funcionario de los conceptos documento, expediente, serie documental.
  • Los metadatos son importantes y se utilizan algunas herramientas de gestión en las que no se visualizan los metadatos, se deben visualizar.
  • El metadato más problemático está siendo el de “nombre natural” que equivale al título del documento o expediente y es fundamental para su posterior recuperación. Debe ser escrito manualmente por las unidades de la administración pero no se está teniendo en cuenta, complicándose la recuperación de la información en el futuro.
  • Necesidad de automatizar el proceso de generación de documentos, implementación de metadatos, registro y notificación a los interesados.

Guías completas:

Como complemento a la PGD-e, se publican once guías de aplicación que se corresponden con los procesos de gestión documental definidos en el NTI de Política de gestión de documentos electrónicos. También se incluyen guías centradas en otras materias, como los gestores documentales, cuya carencia es uno de los escollos más importantes para la implantación de la administración electrónica. La Guía de implantación constituye un manual con los requisitos básicos para implementar una correcta gestión de documentos electrónicos, analizando las debilidades habituales y jerarquizando las acciones necesarias.

Estas guías establecen requisitos para la selección y adquisición de herramientas tecnológicas, que será de gran interés para muchos gerentes y directores de TIC.

La Versión 0 que se publica ahora es un borrador no definitivo aprobado el 16 de julio por el Grupo de Trabajo de Política de Gestión de Documentos electrónicos, en el seno del Plan de Transformación Digital. Este borrador está abierto aaportaciones.

Estas 11 guías estan discriminadas de la siguiente forma y las adjuntamos para su consulta:

  1. Captura
  2. Registro
  3. Clasificación
  4. Descripción
  5. Acceso
  6. Calificación
  7. Conservación
  8. Transferencia
  9. Eliminación
  10. Aplicación de tramitadores y gestores documentales que incide en la necesidad de organizar la información del repositorio electrónico
  11. Aplicación de digitalización de documentos

 

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