Gestión de expedientes con abox document
En la gestión documental, en muchas ocasiones, además de los documentos individuales, que disponen de su propio ciclo de vida, podemos necesitar una entidad adicional, que agrupe diferentes documentos de distinta naturaleza, pero que conforman un grupo, que, además debe ser tratado como tal. Podemos imaginar muchos ejemplos al respecto, como un expediente laboral (con todos los documentos de un trabajador en la empresa: CV, DNI, diplomas, contratos laborales, bajas, vacaciones, etc.), la documentación de diseño de un nuevo producto (memorias técnicas, prototipos funcionales, pruebas de revisión, reuniones de validación, ensayos técnicos, encuestas, etc.) o la documentación para la compra de un vehículo (datos del comprador, datos del vehículo, presupuesto, resguardos del pago, documentación minusvalía y familia numerosa, etc.).
En todos estos ejemplos, el expediente, es decir el conjunto de los documentos que lo conforman va a tener su propia consideración en la gestión documental, desde el punto de vista de estar o no completo, los estados de tramitación del expediente como tal (por ejemplo, su presentación a revisión o el resultado de esa revisión, ya bien sea interna o externa), así como su finalización y, en su caso, archivo definitivo. Ese expediente, en la medida que puede ser solicitado o consultado en su conjunto, deberá disponer de sus propios metadatos de indexación, su propio workflow o flujo de tramitación, así como sus propios permisos de acceso o control de acciones (histórico).
Resumimos a continuación las características que debe incorporar la gestión de expedientes de documentos:
- gestión de metadatos del expediente;
- capacidad de fijar la estructura documental del expediente, es decir qué documentos van a conformar normalmente el expediente (tipos de documentos y número de ellos), indicando los mínimos necesarios y permitiendo la introducción de otros documentos adicionales ocasionalmente;
- workflow específico de cada expediente, con la posibilidad de establecer condiciones o guardas en la tramitación del expediente que pueden estar condicionadas a la presencia o no de ciertos documentos del expediente;
- permisos de acceso o edición del expediente específicos, adicionales a los de los documentos que contiene el expediente;
- capacidad de incorporar los documentos directamente al expediente ya creado o de reubicar documentos anteriores a expedientes posteriores;
- posibilidad de referenciar un documento que se encuentran en otra ubicación (por ejemplo, otra carpeta) en varios expedientes.
