Transmilenio S.A. implantará abox-ECM como solución de gestión documental (SGDEA)
La Unión Temporal Gestión Documental TM 2018, compuesta por los socios Global Technology Services S.A. (GTS Colombia) y Servisoft S.A., resultó adjudicataria de la licitación pública para la implantación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye un CMS (gestor de contenido) y un BPM (gestor de procesos de negocio), debidamente integrados, y que cumpla con estándares internacionales y normatividad vigente.
La solución seleccionada por la Unión Temporal, abox-ECM, cumplió con todos los requisitos técnicos y funcionales solicitados por Transmilenio, por lo que será implantada en los próximos meses en esta importante empresa pública de economía mixta, público-privada, que opera en Bogotá (Colombia).
La Empresa de Transporte del Tercer Milenio Transmilenio S.A. gestiona el sistema de transporte público masivo basado
en autobuses (BTR) más grande del mundo con 1.250 Kms de operación, más de 22.000 conductores vinculados, una flota troncal superior a 2.000 buses, flota alimentadora cercana a 950 y flota zonal rondando las 7.000 unidades. Su demanda es de 750 millones de viajeros al año, con una ocupación diaria de 2,5 millones de usuarios.
Transmilenio cuenta con un grupo de empresas contratistas que operan sus infraestructuras y servicios. El proyecto de implantación del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) beneficiará a 2.000 usuarios directos e indirectos y tendrá los siguientes objetivos:
- Implantar las mejores prácticas de gestión documental a través del cumplimiento de la ISO-15489 y requisitos funcionales de Moreq.
- Cumplimiento de la legislación vigente en materia de archivos (Ley 594 y otros decretos).
- Hacer realidad la Oficina Cero Papel en una empresa todavía muy atada al papel.
- Modelar los principales procesos de negocio, diferenciando entre procesos archivísticos y procesos de negocio.
Por el elevado volumen de la operación y la cantidad de usuarios, los impactos esperados serán muy significativos y cubrirán aspectos tan diversos como:
- Reducción de gastos asociados al papel.
- Reducción de tiempos y mejora de la productividad interna.
- Mejora del servicio general a través de una óptima gestión de la información.
- Mejora en transparencia y seguridad de la información.
- Impacto medioambiental muy positivo por reducción del papel y energía.
La citada adjudicación ha demostrado la calidad y madurez tecnológica de la plataforma abox ECM, basada en el estricto cumplimiento de Moreq, la orientación al usuario, cumplimiento normativo, capacidad de edición gráfica de flujos de trabajo conforme al estándar BPMN2 y las capacidades de interoperabilidad del software (ver diagrama).
Global Technology Services S.A., business partner certificado de Grupo Adapting desde 2016, ha demostrado con este importante proyecto su capacidad comercial y técnica, involucrando a un equipo técnico altamente cualificado, compuesto por más de 12 personas de perfiles archivista, consultor, analista, parametrizador, documentador, programador e ingenieros de infraestructura y soporte.
