Nueva regulación en gestión documental para los vigilados por la Supertransporte

 En actualidad, logística

Recientemente fue emitida la Superintendencia de Puertos y Transporte (Supertransporte) la resolución número 061583 de 2016, por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos a supervisión por dicha Entidad.

Este decreto se suma a otros publicados en los últimos meses por otras Superintendencias para mejorar y regular la gestión documental, adaptándola al nuevo modelo electrónico, p.ej. vea noticia aquí sobre la Superintendencia de Industria y Transporte (SIC).

El objetivo de la resolución es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, así como asegurar la producción, recepción, distribución, conservación, recuperación y consulta del archivo, todo conforme a las buenas prácticas dictadas por el Archivo General de la Nación (AGN).

Instrumentos archivísticos:

Los supervisados, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos:

  • Programa de Gestión Documental.
  • Tabla de Retención Documental.
  • Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)
  • Reglamento Interno de Archivo.

Todo ello, desde una óptica de adecuación a los nuevos decretos de eficiencia y cero papel, emitidos por el gobierno colombiano.

Plazo y responsables:

La Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016 estableció un plazo de un (1) año a partir de su expedición, es decir, hasta el diez (10) de noviembre de 2017, para que los sujetos de supervisión elaboren sus Tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental. Este programa deberá incluir políticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Los representantes legales de las empresas supervisadas son los responsables del cumplimiento de la presente resolución (descárguela aquí ).