Medición del retorno de un proyecto de gestión de documentos electrónicos.

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Los clientes nos piden ayuda para justificar las inversiones necesarias en un proyecto de gestión documental. Intuitivamente, a las personas de los departamentos de tecnología, estos beneficios les parecen obvios y su justificación es simple: nos obliga la ley o debemos digitalizar nuestros procesos. Pero esto no es suficiente…

Es evidente que un adecuado manejo de la documentación es el fundamento de cualquier proceso de transformación digital en una empresa moderna. Tampoco es discutible que organizaciones públicas o con función pública estén obligadas por ley a llevar una gestión documental estructurada y conforme a normativa nacional e internacional de archivos.

Sin embargo, abordar exitosamente estos proyectos requiere movilizar recursos importantes en cualquier entidad, así como coordinar a muchas personas y departamentos dentro de la empresa. Por ello, es preciso analizarlos minuciosamente desde la perspectiva de su retorno de la inversión.

equipo revisando estadísticas

 

El ROI (Return On Investment) es un “ratio” muy utilizado en ambientes financieros que sirve para medir el retorno económico de un activo según la cantidad que hemos invertido en él. De una forma muy sencilla podemos averiguar cuánto y cuándo una inversión ha dejado de ser ineficiente y ha pasado a ser rentable.

 

Para poder medir el retorno de la inversión, es necesario efectuar los siguientes pasos:

  1. Dimensionar el gasto actual en las variables más significativas;
  2. Establecer objetivos de reducción o mejora por fases;
  3. Controlar los ahorros y mejoras logradas midiendo las variables.

En el primer paso, trataremos de aproximar la siguiente información sobre las variables a impactar durante el proyecto.

MANEJO DEL PAPEL (dinero x mes):

  • Número de paquetes de folios consumidos x mes
  • Número de tóners consumidos x mes
  • Número de fotocopias realizadas x mes
  • Factura del proveedor de mensajería x mes
  • Material de archivo (carpetas, archivadores, cajas, etc.) x mes
  • Factura de proveedor por préstamos de documentos físicos x mes
  • Metros cuadrados usados para almacenamiento de archivo físico x mes

persona con documentos y archivos desordenados

TIEMPOS POR TRÁMITES EN PAPEL (horas x mes):

  • Revisión y aprobación de documentos (horas-persona x mes)
  • Búsqueda de documentos (horas-persona x mes)
  • Elaboración de facturas/ proceso de emisión de facturas (horas-persona x mes)
  • Elaboración de respuestas a peticiones, quejas y reclamaciones (horas-persona x mes)
  • Duplicidades por no tener acceso a información centralizada (horas-persona x mes).

RIESGOS DE LA COMPAÑÍA (análisis semi-cualitativo):

  • Pérdida de información por extravío, deterioro, desastres (fuego, inundación, etc.)
  • Problemas por incumplimiento de plazos (p.ej. tutelas, reclamos, citaciones, pagos, etc.)
  • Seguridad informática (hacking, accesos indebidos, archivos perdidos, errores de envío, etc.)
  • Riesgos por incumplimiento de legislación vigente (leyes de archivo, protección de datos, procedimientos administrativos regulados, etc).
  • Dificultad para realizar teletrabajo.

No siempre será sencillo cuantificar el gasto de cada variable, pero posiblemente podremos encontrar algún indicador directo o indirecto que nos ayude. Por ejemplo, medir las horas perdidas en búsqueda de información en toda la compañía es imposible, pero sí podríamos interrogar a ciertas personas clave que se vean más afectados por este problema. Tampoco parece fácil cuantificar riesgos, pero podríamos interrogar a los gerentes de la compañía para evaluar en una escala de 0-10 dicho riesgo antes y después de la implementación del nuevo sistema.

En un segundo paso, procederemos a fijar un objetivo sobre cada tipo de variable a impactar. Se recomienda establecer fases para la implantación de estos sistemas, ya que por el cambio cultural que entrañan es más eficaz realizar despliegues por grupos de procesos o departamentos. Un ejemplo de objetivos en una Pyme podría ser el expuesto en la siguiente tabla:

 Fase 1: Registro Único y Archivo por TRDFase 2: Firma digital y digitalización de archivosFase 3: Digitalización y optimización de procesos
Manejo del papel 50% 75% 85%
Tiempos por trámites en papel 25% 50% 95%
Riesgos de la compañía 30% 40% 85%

Con estos objetivos, ya estaremos en condiciones de establecer un retorno potencial de la inversión, en la que cuantificaremos los gastos realizados (amortización de la inversión realizada) frente a los ahorros que se espera lograr. Normalmente, haremos este cálculo por meses hasta considerar un período total entre 24-36 meses que podría considerarse un tiempo límite para amortizar este tipo de inversiones tecnológicas.

En la siguiente imagen vemos un ejemplo de un ROI de un proyecto de una empresa mediana-grande con un retorno de la inversión previsto después del 9º mes y 6 meses después de la puesta en marcha inicial del nuevo sistema. Se trataría de una empresa con un potencial de ahorro alto en costos físicos, por lo que incluso sin ponderar la disminución de potenciales riesgos empresariales, se logra un retorno de la inversión en un tiempo relativamente corto.

gráfica de curvas ROI

El tiempo para el ROI coincide con la intersección de las curvas de gasto y ahorro acumulados.

En el tercer paso, controlaremos la trayectoria de las variables a impactar que hemos considerado en nuestros cálculos y de esta manera aseguraremos que el proyecto logra los objetivos planteados.

En resumen, en este blog no hemos pretendido definir una metodología precisa para el cálculo del retorno de la inversión, sino dar algunas pautas para una justificación más sólida de un proyecto de digitalización de procesos desde una perspectiva objetiva y financiera. En la balanza de los ahorros hemos considerado únicamente gastos asociados con el uso del papel y los tiempos perdidos en ciertas actividades que podrían ser minimizadas con una buena gestión de documentos electrónicos.

Sin embargo, hemos dejado fuera otras consideraciones tan importantes o más en la motivación de la gerencia, como son los riesgos a los que se enfrenta la empresa en el caso de no abordar eficazmente este tipo de iniciativas. Un análisis más detallado de cada caso podría arrojar más luces y permitir cuantificar esta clase de riesgos en la ecuación del ROI, haciendo todavía más rentable el abordaje de este tipo de proyectos.


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