Vertical de abox ECM para el sector asociativo

 En asociaciones, destacados, producto

El Laboratorio de Adapting ha comunicado la disponibilidad de un nuevo modelo vertical de abox ECM personalizado al sector asociativo, con todas las ventajas de su plataforma de gestión documental profesional genérica.

abox-ECM -sector asociativo

La solución profesional para gestionar los procesos de negocio de una Asociación mediante expedientes virtuales. Llave en mano, incluye solución de correspondencia.

Funcionalidades del modelo vertical:

Ventanilla única de correspondencia: persona-atendiendo-expte

  • Registros y consecutivos oficiales de entrada/ salida
  • Automatizada con escáner, impresora stickers, OCR y lector de códigos de barras
  • Control de plazos de respuesta legal
  • Clasificación automática en expedientes por oficina
  • Gestión electrónica de documentos internos
  • Indicadores de correspondencia

Repositorio virtual único y potente buscador:

  • Acceso a la documentación de todas las sedes desde cualquier lugar y a cualquier hora.
  • 100% web, utilización desde un sencillo navegador web.
  • Búsquedas exactas o aproximadas por cédula, nombre, fecha, radicado o cualquier otro metadato. Búsquedas dentro del texto del documento (ficheros indexables).
  • Gestión de usuarios, grupos, roles y permisos
  • Gestión de series y tipos doc. por procesos de negocio
  • Workflows de clasificación, revisión, aprobación y firma
  • Informes por procesos, exportables
  • Importador/ exportador de expedientes
  • Addins Word, Excel y Outlook. Impresora Virtual.

imagen_sector_asociativoExpediente del Asociado:

Un solo expediente con todos los documentos esperados y subcarpetas para todas las solicitudes y servicios contratados por el asociado. Busque por cédula y le aparecerán todos los formatos de afiliación, solicitudes de servicio y comprobantes contables.

Expedientes de productos del Asociado: Créditos, Servicios y Ahorros:

Un expediente por categoría del servicio con los documentos exigidos para tramitar cualquier solicitud del asociado. Podrá emplear estos expedientes como plantillas para recoger, clasificar y archivar todos los documentos requeridos en cualquier trámite.

Gestión de facturas de proveedores:

Un workflow para registrar, contabilizar y pagar en plazo las facturas y cuentas de cobro de proveedores y suministros.

Gestión de PQRs:

Un workflow para registrar peticiones de cualquier tipo, derechos de petición, tutelas, reclamaciones, citas judiciales, etc., anotando los plazos límite de respuesta para no olvidarlos. Además, incluye el control de las respuestas que pueden ser radicadas como salidas oficiales.

Gestión de pagos (comprobantes contables):

Un workflow para crear, revisar, aprobar y abonar los pagos procedentes de las operaciones realizadas con los asociados. Se  emplea la impresora virtual abox-Hotprinter para minimizar los tiempos de proceso requeridos.

Opciones:

  • Formularios para generar documentos a partir de plantillas sin papel
  • Integración con sistema contable, facturación ele ctrónica y otros procesos
  • Gestión electrónica de los inventarios físicos

Fases recomendadas:

  1. Digitalización de los procesos físicos
  2. Optimización de procesos e integración de aplicaciones
  3. Archivo físico
  4. Extranet del asociado

Cumplimiento legal:

En Colombia, el producto cumple con los requisitos del Archivo General de la Nación para la correspondencia (Acuerdo 060), Ley 594 de 2000 (Ley de Archivos) y otros decretos y recomendaciones sobre Cero Papel. El producto está basado en requisitos funcionales de Moreq.

Pulse aquí para descargar: Brochure Abox Sector Asociativo

Expediente Electrónico Únicoabox-Signer