Soluciones de entrada Abox-Entry y Cbox-Cloud para no equivocarse

 En Cloud, Gestión Documental, Nuevas versiones

Muchas compañías desean iniciar su proyecto de Transformación Digital y convertirse en empresas eficientes y sin papeles con un gran proyecto, emblemático, adquiriendo las mejores tecnologías de información disponibles y realizando una inversión muy significativa, con el convencimiento de que los ahorros que se alcanzarán pagarán de sobra la inversión realizada.

Y no les falta razón… El error sin embargo es tratar de llegar a un objetivo muy ambicioso en una sola fase, sin tener en cuenta que las personas necesitan tiempo para adaptarse a las tecnologías, y que no es fácil acertar a la primera en todas las decisiones que un proyecto de envergadura requiere.

Escalera de Transformación Digital

Nuestra recomendación es dividir el proyecto por fases (“divide y vencerás”), empezando siempre por los procesos más estándar, que más beneficios aportan en el menor plazo y que menos resistencia generarán entre los usuarios potenciales. En este sentido el sentido común nos sugeriría una de dos opciones:

  • Proyecto sencillo pero de alto impacto;
  • Proyecto complejo pero con alcance limitado.

Un ejemplo de proyecto sencillo de alto impacto es la puesta a punto de una Ventanilla de Registro Único, como primer paso hacia la implantación de un completo sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).

Objetivo:

Los procesos de las compañías en la mayoría de los  casos comienzan y terminan con un documento físico o electrónico, el control de los proceso de recepción y emisión de documentos es crítico para asegurar que los funcionarios reciben información a tiempo y  responden de manera  oportuna a los diferentes requerimientos  sea a clientes, ciudadanos, proveedores,  asociados y diferentes entidades.

El Impacto:

La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:

  • Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
  • Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
  • Se ocasionan demoras en los procesos  por que se traspapelan documentos.
  • Los procesos se hacen  demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
  • Se duplica la información  por la baja reutilización.
  • Se imprime sin control  documentos generando costos.

La solución:

Las soluciones Abox-Entry “on premises” y Cbox-Cloud permiten crear una Ventanilla Única mediante

un protocolo de parametrización muy sencillo, logrando la automatización del proceso de correspondencia de principio a fin, incluyendo una amplia funcionalidad en cada una de las etapas del mismo.

La funcionalidad incluye:

  • Recepción/Radicación,
  • Digitalización/Indexación,
  • Distribución/Tramite,
  • Organización/Consulta, incluyendo un visor de formatos PDF, PDF/A, MS Office, Email, TIFF y multimedia sin necesidad de descarga,
  • Radicación de salida,
  • Control de plazos de respuesta,
  • Reportes de Gestión

Beneficios claves:

Las soluciones Abox-Entry y CBOX-Cloud para  Ventanilla Única y Gestión de Correspondencia le permite a su organización:

  • Control total del ciclo de vida de los documentos relacionados con la comunicación externa e interna, desde el registro/producción hasta su archivo total.
  • Implementar la práctica de “Oficina Cero Papel” reduciendo o eliminando perdida de documentos y riesgos asociados, evitando duplicidad de la información y costo de administración de los documentos físicos, reducción del tiempo de consulta de la información.
  • Trazabilidad de los trámites que permite asegurar el cumplimiento de los tiempos de respuesta o niveles de servicio.
  • Seguridad y confidencialidad de la información al permitir acceso solo a los documentos autorizados para cada funcionario.
  • Mejora en los tiempos de respuesta para clientes, proveedores y asociados.
  • Disminución de diferentes costos asociados tales como: el manejo del papel, impresión, copiado, mediante el uso de documento digital garantizando la autenticidad, integridad y no repudio.
  • En el caso particular de Colombia, cumplimiento del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación (AGN) para el manejo de la correspondencia oficial.

CBOX es el paso más seguro y económico hacia el cumplimiento de los requerimientos en materia de Gestión Documental previstos en las normativas legales de la mayoría de los países del entorno hispano-americano.

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