¿Por qué aplicar «records management» en mi empresa?

El desarrollo de las nuevas tecnologías y el auge de publicación de contenidos en redes sociales requieren el procesamiento de millones de datos, que se almacenan en servidores esparcidos por todo el mundo. Los responsables de gestión de datos, información y evidencias (records) deben enfrentarse a este nuevo escenario que ofrece grandes oportunidades y desafíos en su captura, organización, tratamiento y preservación.

En la era de la transformación digital se han ampliado considerablemente estos tipos de “records”, sus estructuras, sus formatos, su tamaño y sus límites. Se difuminan las fronteras tradicionales entre datos, información y documentos de archivo. Sin una metodología profesional y una tecnología adecuada seguiremos dando “palos de ciego” en este mundo cada vez más complejo donde se mezclan y confunden decenas de términos que cada persona entiende a su manera, donde se solicitan y se invierten recursos que siempre son limitados en proyectos que no llevan a ninguna parte y donde muchas empresas ante esta situación caótica optan sencillamente por no hacer nada.

¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

En mi opinión hay dos razones que nos han llevado hasta este punto de inflexión:

• La gestión de la información se ha relegado a personas o departamentos que no entendían del proceso archivístico, pero sí conocían el mundo de las tecnologías de la información.
• Mientras que las personas que sí entendían de gestión documental no conocían suficientemente las nuevas tecnologías de la información.

Y lo grave es que ambos mundos siguen sin entenderse…

¿Qué podemos hacer ahora?

La gestión documental no es nueva; es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Existe toda una escuela de archivística y gestión documental, comités de normalización, normas nacionales e internacionales (ISO, CEN, AENOR, etc), requisitos funcionales para sistemas de información (Moreq, ICA, DoD 5015, etc) que nos pueden instruir en el buen manejo de la información y los archivos.

Las normas de la familia ISO 30300 permiten la implantación de un modelo normalizado de sistema de gestión para los documentos en cualquier tipo de organización. Cumplir con requisitos legales, optimizar procesos y recursos, o facilitar la creación y control de documentos fiables, auténticos, íntegros y usables son sólo algunas de las ventajas de la certificación de este sistema de gestión.

Lo primero que debemos hacer es darle la importancia que merece a una buena gestión documental en nuestras organizaciones y, para ello, se requiere un compromiso de la Alta Gerencia.

Lo segundo es unir la tecnología con la gestión documental, buscando el asesoramiento necesario y capacitando a los nuevos líderes de la gestión de la información en nuestras organizaciones, que deberán entender tanto de tecnología como de gestión documental.

Y, por último, considerar la gestión documental como un proceso único y transversal a toda la organización, lo que implicará desarrollar e implantar métodos y herramientas que permitan la captura, la distribución, la clasificación, el trámite y el archivo de los documentos en sistemas de información que no tengan barreras corporativas y puedan integrarse con cualquier herramienta existente o futura de nuestra organización.

¿Cómo podemos empezar sin equivocarnos?

Paso 1. INVENTARIO DOCUMENTAL

Tres aspectos importantes a considerar en este punto son:

• Las obligaciones legales en materia de archivos (especialmente la obligación de conservar ciertas categorías de documentos durante cierto tiempo), por ejemplo, contratos laborales y facturas.
• La “memoria histórica” de la organización, aquellos documentos que se requieren como evidencia del actuar de la organización a lo largo del tiempo.
• Los documentos con valor informativo o estadístico para la toma de decisiones, cara a futuro.

Hoy día ya no es válido realizar inventarios documentales físicos únicamente (aunque estos son los que más costos y problemas nos generan). Ante la preponderancia y crecimiento de los medios electrónicos, es necesario generar un inventario de los repositorios digitales, bases de datos y aplicaciones que tramitan o almacenan documentos o expedientes en la organización.

Existen instrumentos para realizar este tipo de inventarios de archivo, como las Tablas de Valoración Documental, que ayudan a decidir sobre la eliminación de archivos históricos.

Paso 2. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Con una visión global de gestión de la información podríamos empezar haciendo una tipificación de la documentación tanto física como electrónica que se recibe, genera y maneja en la organización.

Esta clasificación debería realizarse por departamentos o áreas funcionales, considerando el organigrama corporativo y los responsables de cada tipo de información. A continuación un ejemplo muy simplificado.

En cada área se tendrán que identificar los “productores de documentación” que actualmente pueden ser de muy diversa índole, como:

• Personal interno
• Correspondencia
• Software de gestión (p.ej. ERPs, CRMs, HRMS, etc.)
• Web, redes sociales, etc.

Es importante destacar que muchos software son hoy día también productores de información y documentos, por lo que su integración dentro del esquema documental corporativo es mandatorio. Por otro lado, mucha información y documentos se obtienen de fuentes públicas (abiertas o restringidas), accesibles en internet o portales especializados, por lo que también deberán ser considerados en este modelo.

Este inventario es complejo porque muchas de las fuentes documentales no están inventariadas en ningún sitio y han sido creadas por los propios usuarios o departamentos para un uso interno, sin una visión de aprovechamiento corporativo. Además, la falta de una visión integradora, unida a la dispersión geográfica de las áreas funcionales provoca una dificultad de acceso y falta de estandarización que dificultan enormemente este proceso.

Un instrumento utilizado por los profesionales del archivo son los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental. Sin embargo, este tipo de instrumentos deben ser adaptados al mundo electrónico, ya que su información es muy parcial y no tienen en cuenta el tratamiento electrónico de la información, desde su recepción o creación, hasta la finalización de los trámites.

PASO 3. Implantación de un SGEDA

Una vez realizados los pasos anteriores, es momento de iniciar el proceso de diseño e implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos de archivo (SGEDA), tanto en soporte físico como electrónico y multi-formato.

En este punto, hay que recordar que existen soluciones comerciales de gestión documental de todo tipo y forma de licenciamiento.

Lo primero que debemos evitar es recurrir a desarrollos a la medida, pues por la complejidad de la gestión documental y su fuerte regulación legal estaríamos poniendo en riesgo el éxito del proyecto y cambiando el foco de nuestros esfuerzos.

En este punto queremos advertir de que la implantación de un proyecto de gestión documental representa un cambio importante y, como tal, generará resistencia en ciertas personas o departamentos, acostumbrados a hacer este tipo de tareas a su arbitrio.

Si el precio es un condicionante importante debemos considerar soluciones fácilmente parametrizables a la estructura documental de nuestra organización, incluso opciones de pago por alquiler o uso. No cometamos el error de pensar que una herramienta “open-source” es gratis, pues las horas de desarrollo y personalización de estas soluciones pueden ser muy costosas y el proveedor difícilmente le suministrará nuevas versiones del producto final.

La metodología ABOX que nosotros recomendamos está basada en una implantación progresiva del sistema de gestión electrónica de documentos de archivo.

Los pasos recomendados para reducir los riesgos son los siguientes:

• Realizar un piloto departamental o de un proceso específico que pueda controlarse mejor y donde la automatización y/o organización documental pueda lograr una “victoria temprana”
• Gestionar la correspondencia oficial de la organización, física y electrónica, estableciendo un registro o ventanilla única para toda documentación o paquete recibido o enviado.
• Agrupar y gestionar todos los documentos por expedientes virtuales, los cuales podrían contener referencias a archivos físicos o electrónicos ubicados dentro del mismo expediente o en repositorios físicos o electrónicos dispersos. Esta gestión por expediente único puede implantarse por oficinas o procesos de forma progresiva, ligando la correspondencia con el archivo.
• Gestionar los inventarios físicos documentales mediante un sistema informático, permitiendo modelizar los almacenes, codificar los contenedores de documentos, establecer los tiempos de retención y liberación de los archivos, tramitar los préstamos electrónicamente, generar informes de archivo, etc.
• Optimizar los flujos de trabajo mediante la integración de los sistemas informáticos de la organización y el uso de workflows y técnicas de BPM. En este sentido es importante que la herramienta de gestión documental exhiba amplias capacidades de automatización e integración de procesos.

Más información en la sección de metodología abox de nuestra página web.