La importancia de demostrar el cumplimiento legal y normativo de los documentos

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La gestión documental no es nueva: existe una Escuela de archivística y gestión documental, comités de normalización, normas nacionales e internacionales (ISO, CEN,  AENOR, etc), requisitos funcionales para sistemas de información (Moreq, ICA, DoD 5015, etc) que nos instruyen en el buen manejo de la información y los archivos.

Las normas de la familia ISO 30301 permiten la implantación de un modelo normalizado de sistema de gestión para los documentos en cualquier tipo de organización. Cumplir con requisitos legales, optimizar procesos y recursos, o facilitar la creación y control de documentos fiables, auténticos, íntegros y usables son sólo algunas de las ventajas de la gestión del archivo electrónico con un software. Este software especializado se denomina técnicamente Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) o «Records Management System» en su traducción inglesa.

Un SGDEA es el software destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos. Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo como Abox-ECM suele estar integrado, aunque debidamente diferenciado, de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE). Este último se ocupa  de gestionar los documentos electrónicos en su sentido más amplio, que no necesariamente son de archivo, aunque podrían llegar a serlo.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo debe proporcionar funcionalidades para cubrir los siguientes procesos típicos de gestión:
  • Planeación y Valoración de documentos
  • Producción documental y normalización de formatos
  • Recepción, direccionamiento y organización (registro oficial)
  • Distribución de documentos a competentes
  • Clasificación de documentos por expedientes genéricos.
  • Consulta de documentos, incluyendo búsqueda y recuperación
  • Retención de documentos en archivo
  • Transferencia y Disposición final
  • Preservación a largo plazo
  • Seguimiento a la Gestión Documental e indicadores.
Pero hay un aspecto como es el cumplimiento legal y normativo donde este tipo de herramientas se destaca sobre otro tipo de alternativas comerciales o gratuitas, que dicen ser «gestores documentales», pero que no obedecen a las recomendaciones de los profesionales y expertos en gestión documental y transformación digital.
Armario con documentos

En el caso de los SGDEA, como Abox ECM, podemos destacar que permite demostrar el cumplimiento legal y normativo de los documentos que generan, gestionan y archivan las organizaciones. Además, hace posible el diseño y modelado de los procesos empresariales y por tanto, la toma de decisiones y la mejora de la eficiencia, proporcionando evidencias ante posibles litigios, facilitando la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio.

También contribuyen a capitalizar el valor de los recursos de información, convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento, salvaguardando la memoria corporativa, optimizando los procesos y recursos de información, y asegurando el cumplimiento de todos los requisitos específicamente aplicables a la creación y control de los documentos.

No olvide que la selección de una herramienta para desarrollar su proyecto de Transformación Digital es importante, pero también lo es contar con una metodología adecuada para la implantación de este tipo de soluciones. Conozca algunas recomendaciones para abordar con buenas perspectivas su próximo proyecto de gestión documental.

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