Gestión de expedientes electrónicos en Naves de Colombia

 En logística

La Organización

Naves S.A.S. fue fundada en 1986 y desde su creación ha estado vinculada al negocio de Agenciamiento Marítimo. Desde entonces sus servicios se han centrado en asistir a los barcos chárter, servicios regulares de línea y tanqueros a nivel nacional. Desde 2007 pertenece al grupo naviero chileno Ultramar, el más grande el Latinoamérica.

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En Colombia cuenta con una plantilla de 350 trabajadores en las divisiones de Agenciamiento Marítimo, Representaciones de Líneas, Negocio Logístico (warehousing, freight forwarding, transporte terrestre, servicios de tracking y expediting), Proyectos Oil & Gas Onshore y Offshore y Globaldesk.

La oficina principal del Grupo Empresarial Naves se encuentra ubicada en Bogotá y tiene oficinas en los principales puertos del país (Barranquilla, Buenaventura, Cartagena, Coveñas, Santa Marta, y Puerto Bolívar, y oficinas de apoyo en Cali y Medellín).

Objetivos

  • La mejora de procesos de agenciamiento y pago a proveedores en los que existían ineficiencias debido al manejo de papel, el acceso ineficiente a la documentación y el difícil control y optimización de los procesos.
  • La creación de una Ventanilla Única para la recepción de facturas y cuentas de cobro en los puertos.

Los resultados…

Abox ECM ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacción de los clientes, tanto internos como externos.

Con más de 70 usuarios activos y 200 usuarios de consulta, esta herramienta de gestión documental profesional ha logrado implantar las siguientes funcionalidades:

  1. La sistematización en el software y optimización de una serie de workflows críticos (agenciamiento, facturación y compras) en los que se generaba demasiado papel y donde el establecimiento de cauces electrónicos y normalizados están aportando una mejora de los procedimientos, un ahorro de costes y una mejor atención a los usuarios internos y clientes.
  2. Un sistema de alertas y control de plazos basado en tareas pendientes, que permite notificar por correo electrónico a los interesados de la llegada de facturas, así como de posibles plazos límite de respuesta.
  3. Una serie de indicadores para conocer el número de documentos recibidos y tramitados, los tiempos de cada subproceso y los plazos de entrega de los documentos a sus destinatarios.

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Los Beneficios….

optimizacion-procesosLos nuevos flujos de trabajo han mejorado el control de calidad del Departamento Financiero de Naves, han reducido de manera considerable el uso del papel en la compañía y han generado ahorros en costes derivados del manejo del papel y la supervisión de los procesos.

Algunas de las deficiencias detectadas y corregidas provocaban ineficiencias, “islas” de información, desconexión entre dependencias y falta de control.

  1. Ahora se centraliza la recepción de facturas en un solo punto, desde donde se distribuyen a las diferentes áreas responsables.
  2. Se entregaban documentos físicamente, cuando ahora la entrega se realiza electrónicamente.
  3. Se estaba asumiendo un gasto excesivo en papel, mensajería, fotocopias, fax e impresora.
  4. No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos expedientes de compra o agenciamiento en trámite dentro de un área específica y conocer los tiempos medios en los que se están tramitando.
  5. La consulta de documentos y la obtención de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consumía muchos recursos internos, que se dedicaron a tareas más productivas.
  6. Se invertían excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que con las nuevas tecnologías se redujo de forma sustancial, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazos.