Estrategia de gestión de la información: único remedio contra el caos electrónico

 En Gestión de contenidos, Gestión Documental, Normativa y legislación, Productividad

El desmesurado crecimiento de los archivos electrónicos, unido a su variedad de orígenes y formatos (papel, email, multimedia, voz, redes sociales, portales de internet, wikis, etc.) está provocando un “caos electrónico” que todavía sorprende a muchos gerentes de compañías y directores de sistemas, que pensaban que ya tenían los “deberes hechos”. Muchos directivos creyeron que digitalizando los archivos físicos, eliminando el papel de las mesas y traspasando los procesos a sistemas informáticos se alcanzaría la eficiencia organizativa soñada. Pero no fue así, debido a dos causas fundamentales: (a) mal dimensionamiento del componente tecnológico; y (b) subestimación del factor humano.

Pedir a nuestros empleados, sean estos de perfil técnico o administrativo, que manejen libremente las políticas de gestión de la información es, como mínimo, un derroche de optimismo, por no decir un grave error. No obstante, seguimos viendo a tantas empresas que se “estrellan” pensando que la transformación digital se logra simplemente adquiriendo una solución tecnológica, sin crear antes una política robusta de gestión de la información, la cual es requisito indispensable para una lograr una transformación digital exitosa.

Recientemente pudimos leer el artículo de CMSWire Avoid Information Chaos with a Strong Governance Program” de Dom Nicastro, no podemos estar más de acuerdo en las recomendaciones de las que se hace eco para diseñar los nuevos sistemas de información empresarial. En este artículo se repasan los contenidos de un webinar de la compañía Gimmal: “4 Essential Capabilities for a Successful Digital Workplace Strategy.”

Estas son algunas de las recomendaciones que pudimos extraer y adaptar a nuestra realidad:

1. Evitar el caos de información en el puesto de trabajo digital

Muchas organizaciones “saltan” a la era de la transformación digital, en ocasiones con grandes inversiones aparejadas, sin haber definido, consensuado y socializado una estrategia de gestión de la información. Por tanto, dejan la gobernanza de la información al arbitrio individual.
Algunos departamentos desarrollan sus propias aplicaciones, otros utilizan soluciones en la nube, guardan documentos en discos duros de sus propios PCs o de la compañía, etc. El departamento de Sistemas sigue sus propias reglas para gestionar la información.
Con tanta multiplicidad de repositorios y aplicaciones, lo normal es que impere el caos. En este contexto no queda otra alternativa que implementar una política corporativa de gestión de la información, que fomente el uso de arquitecturas consistentes, interoperables, seguras y estandarizadas, de acuerdo a las normas nacionales e internacionales de gestión documental. Todo esto sin complicar las cosas al usuario final, que lo único que tendrá que hacer es seguir los procedimientos de creación, trámite y archivos de los documentos.

2. No dejar la política de gestión documental al arbitrio de los empleados

Los usuarios finales sólo quieren tener acceso a sus archivos sin preocuparse de los requisitos de clasificación, archivo o retención de la información. Bastante tienen con sus tareas habituales para incrementarles el “stress” con el cumplimiento de normas o legislaciones de archivo.
Se requieren políticas y aplicaciones que automaticen los requisitos legales y los hagan cumplir de forma transparente, sencilla, prácticamente sin darse cuenta los usuarios. Para ello, las herramientas deben ser intuitivas e integrarse con su entorno de trabajo habitual, por ejemplo, sus aplicaciones ofimáticas y sus herramientas de producción, ya sean éstas sistemas contables, sistemas de producción, herramientas administrativas, etc.
El flujo de información debe ser lo más automático posible, si se generan evidencias en las tareas habituales (“records”) estos deben registrarse en el sistema de gestión documental de forma desasistida.

3. Proporcionar una experiencia personalizada

Todos los esfuerzos serán en balde sin no logramos atraer a los empleados al nuevo entorno electrónico. La experiencia del usuario se convierte en un aspecto muy importante, ya que de su opinión y la opinión que comparta con el resto dependerá la mayor o menor resistencia a utilizar las nuevas herramientas.
Está demostrado que las tasas de adopción de la tecnología mejoran cuando la experiencia de los usuarios es personalizable.  Para ello, una recomendación recurrente es envolver las herramientas de gestión de documentos en sistemas colaborativos tipo Intranet, capaces de brindar información de interés para los empleados, tales como calendarios corporativos (cumpleaños, eventos, días libres, etc.), noticias corporativas, acceso a manuales de empresa, enlaces a repositorios frecuentes, información relevante por roles de usuarios, acceso a redes sociales corporativas, etc.

4. Facilitar una búsqueda corporativa fluida

La capacidad de búsqueda es fundamental para el éxito de cualquier estrategia de gestión de la información. ¿Para qué se diseña una estrategia de información si no es para permitir localizar toda la información relevante rápidamente cuando se necesita?
La búsqueda juega un papel esencial para gestionar el conocimiento corporativo y asistir a los empleados en sus actividades profesionales diarias. Un buen aplicativo de gestión de documentos debe proporcionar capacidad de búsqueda en cualquier repositorio de datos, en cualquier lugar y a cualquier hora.
Otros requisitos de un buen sistema de búsqueda son:
  • Disponer de un sistema de clasificación exhaustivo, completo y a la vez flexible (p.ej. Cuadros de Clasificación Documental);
  • Poder buscar desde cualquier terminal sobre todos los contenidos a los que el usuario tenga acceso;
  • Ser personalizable en preferencias y poder guardar búsquedas favoritas;
  • Poder realizar búsquedas dentro de los contenidos;
  • Poder buscar de forma aproximada y refinar las búsquedas.

Conclusiones

Los documentos son el sustrato de la información y la información el sustrato del conocimiento y las decisiones que la empresa debe tomar. En consecuencia, las organizaciones no deben dejar en las manos de sus empleados las políticas de gestión de la información.
Se requieren políticas que tengan en cuenta el cumplimiento legal en materia de archivos, pero que no sobrecarguen al usuario con requisitos y trámites que no sean indispensables para el cumplimiento de sus actividades laborales diarias. Un buen indicador es medir el número de “clics” que se requieren para realizar tareas comunes de gestión documental, como generar un registro oficial, distribuir el documento y archivarlo dentro de un expediente.
Se requiere en entorno único de trabajo que sea intuitivo, que ofrezca opciones de personalización que atraigan al usuario y facilidades de búsqueda empresarial. Hay que cuidar la experiencia del usuario para que cada empleado se convenza de las bondades de emplear las tecnologías y propague estos beneficios al resto del personal.
Por último, la estrategia de gestión de la información deberá ser flexible, tiene que cambiar de acuerdo a cómo cambia nuestra información con el tiempo. No podemos especializar a todo el mundo en gestión de archivos.

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