Especialización e interoperabilidad: dos caras de la misma moneda

Estandares abiertos de interoperabilidad

A veces me preguntan los clientes sobre qué es preferible, si herramientas tecnológicas muy sofisticadas que hagan de todo, o si emplear una combinación de herramientas especializadas. Se podría decir lo mismo de los servicios, si es preferible contratar con una sola empresa que lo haga todo, o con varias empresas especializadas que colaboren entre sí.

En el ámbito del software de gestión documental que nos ocupa, no es una pregunta trivial si tenemos en cuenta la gran cantidad de pliegos de contratación que vienen apareciendo en los que, quizá por desconocimiento de los compradores, quizá por exceso de celo, o quizá por temor a no dejarse nada en el “tintero”, se exigen requisitos funcionales y normativos que en algunos casos pueden ser contradictorios entre sí o implicar para su cumplimiento la compra de “macro-soluciones” que muy probablemente no puedan ser suministradas ni mucho menos soportadas por la industria nacional de TI.

Y es que cuando compramos una solución tecnológica hay que pensar en el HOY y en el MAÑANA. Estamos comprando equipos de personas, especialistas en materias diversas, que deben seguir investigando y desarrollando mejoras y nuevas versiones a la medida que evoluciona el contexto tecnológico y empresarial. A no ser que dispongamos de un presupuesto muy alto, que nos garantice la presencia y permanencia de estos equipos de especialistas en varias materias bajo una sola marca, nos veremos abocados a buscar la combinación óptima de soluciones de varios fabricantes.

Porque, ante la creciente complejidad del mundo de la tecnología, no se puede ser bueno en todo.

En una solución completa de gestión documental nos encontramos con requisitos funcionales en ámbitos muy diversos, como:

• Gestión electrónica de documentos de archivo (“records management systems”) – véase blog anterior–
• BPMs (“business process management systems”) – véase blog anterior-
• OCRs/ ICRs (sistemas de procesamiento óptico)
• CMS (“content management systems”)
• Sistemas de firmado electrónico
• Sistemas de autenticación única (“single sign-on”)
• Etc.

La pregunta es cómo lograr la mejor integración entre estos sistemas para obtener los mejores resultados: la respuesta es el uso de estándares abiertos para interoperabilidad.

Por tanto, lo que debemos exigir es que todas las aplicaciones que adquiramos dispongan de una arquitectura basada en servicios, junto con una API de interoperabilidad que permita la interacción con ella sin riesgos a la funcionalidad o seguridad de ninguna de las partes.

En conclusión, las 2 palabras mágicas que recomiendo para asegurar el éxito en la implantación de soluciones documentales integrales son: la especialización y la interoperabilidad.