Consejo de automatización documental: Aplicaciones de Captura Avanzada de Documentos

 En Gestión Documental, Productividad

En este blog nos centraremos en algunas aplicaciones que reducen el esfuerzo de las personas, evitan errores de procesamiento y automatizan el proceso de radicación de documentos. Muchas de ellas se pueden adquirir de forma separada, otras vienen como componentes de soluciones documentales más avanzadas. Excluimos de este análisis los sistemas de indexación manuales, que trabajan documento a documento, de forma individual, y que requieren de un operador humano para el procesamiento de cada imagen.

Sistemas de procesamiento masivo de imágenes digitalizadas:

Estas aplicaciones capturan las imágenes provenientes de equipos de digitalización profesional y las procesan de forma automática. A menudo vienen incluidas en el precio de los escáneres de gama media y alta. Pero muchas veces, quizá por desconocimiento, quizá por un mal asesoramiento de las empresas implantadoras, no son explotadas en todas sus potencialidades.

Las funcionalidades típicas que traen estos sistemas que, insistimos, muchas veces no tienen coste si se adquiere un escáner de buenas prestaciones, son las siguientes:

  • correcciones y mejoras de imagen, incluyendo filtros y rotaciones automáticas.
  • transformación de formatos (los más comunes son PDF, PDF/A y TIFF).
  • con lectura de códigos de barras, que permiten “romper” los imágenes y renombrarlas cada vez que se reconoce uno.
  • con firma digital del documento, útil para procesos de digitalización certificada.
  • estampación de textos o marcas de agua.
  • con procesamiento de OCR, interesante para permitir búsquedas posteriores en un gestor documental.
  • con integración automática en sistemas de gestión documental, empleando estándares o servicios web.

¡¡Conozca y aproveche el software de captura que viene gratis con su escáner!!!

Sistemas de reconocimiento inteligente de imágenes digitalizadas:

Estas herramientas son muy sofisticadas, ya que permiten “entender” las imágenes digitalizadas o capturadas, reconociendo el formato (tipología del documento) y aplicando una plantilla para reconocer los textos, corregirlos automáticamente, validarlos en bases de datos externas y extraer los datos que se requieran de forma estructurada.

Se emplean en procesos donde se reciben masivamente facturas, albaranes (remisiones), encuestas, etc. que tardarían demasiado tiempo en ser procesadas. Son herramientas costosas y requieren una configuración compleja del software antes de ser puestas en operación. Los resultados no son siempre perfectos, por lo que requieren de una verificación posterior mediante un validador humano.

Existen dos grupos de aplicaciones distintos:

  • Tipo 1: reconocimiento zonal de formularios tipo OCR para marcas, códigos de barras o texto manuscrito,
  • Tipo 2: reconocimiento de formatos y aplicación de reglas de reconocimiento inteligente.

Los productos comerciales líderes de mercado son Kofax, Readsoft, Abbyy y Datacap (IBM).

Sistemas de carga masiva de archivos electrónicos:

Son herramientas que parten de imágenes o archivos electrónicos ya procesados, por lo que su objetivo no es “entender” los contenidos del documento, sino procesar y clasificar los documentos dentro de un gestor documental.

Sus principales prestaciones son:

  • aplicación de reglas de negocio durante el procesamiento, según ubicación, nombre, formato, etc.
  • inserción de firmas, marcas de agua, transformaciones de formato, etc.
  • lanzamiento y automatización de procesos.
  • captura de metadatos del documento.

Sistemas de carga masiva de correos electrónicos:

Se trata de aplicaciones que procesan masivamente los correos electrónicos recibidos en ciertos buzones de la compañía. Un uso muy común es emplearlas para procesar, filtrar y radicar automáticamente solicitudes de usuarios recibidas por email. Estas solicitudes, previa selección basada en reglas (a modo similar de los sistemas anti-spam) son enrutadas hacia un gestior documenta, que disponga de un workflow para gestionar el trámite correspondiente.

Ello reduce enormente los tiempos de respuesta y trámite de las solicitudes y permite gestionar de una única forma cualquier petición que se reciba en la compañía, por cualquier medio posible, físico o digital.

Las funcionalidades que aportan estos sistemas incluyen:

  • inspección periódica de buzones de correo.
  • aplicación de reglas de negocio, según contenido.
  • captura de metadatos del email.

Captura desde softwares de ofimática y escritorio Windows:

Otra modalidad diferente pero muy útil para acercar los softwares de gestión documental profesional a los usuarios del entorno ofimático, es la disponibilidad de complementos o “addins” que conectan los softwares de ofimática más comunes (p.ej. la suite de Office) con la plataforma de gestión documental.

Esto permite sincronizar los archivos de texto, cálculo, presentaciones, etc. con el gestor documental, asignando tipologías, etiquetas, bandejas, etc. de forma rápida y usable. Así conseguimos complementar las facilidades de una herramienta de edición de textos u hoja de cálculo, con las ventajas de una óptima clasificación y gestión colaborativa de una herramienta de tratamiento documental.

Una tendencia apreciable es el crecimiento de soluciones de edición en la nube, lo que permite visualizar y editar documentos sin necesidad de descargarlos localmente (p.ej. plataformas cloud como Office 365, Google Docs, etc.).

Otros ejemplos de herramientas de productividad son impresoras virtuales, que imprimen el contenido de la pantalla a un formato PDF y mandarlo automáticamente al sistema de gestión documental.

Finalmente mencionamos sistemas de envío automático basados en buzones de escritorio, como Dropbox, que mantienen sincronizados los terminales fijos o móviles con los repositorios en la nube.

Puede ver algunos ejemplos de herramientas comerciales de captura en este enlace de abox ECM.

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