Cómo automatizar la Gestión de Compras con Abox?
Muchas empresas, especialmente del sector logístico, construcción y distribución, trabajan con gran número de proveedores de cualquier tamaño: contratistas grandes, pequeños, profesionales independientes, etc. Mensualmente se pueden estar manejando varios miles de facturas que diariamente pasan por manos de distintas personas muchas veces ubicadas en ciudades o sedes de trabajo diferentes.
Por si esto no fuera poco se requiere que la factura “viaje” por distintos departamentos de la empresa y que sea revisada, aprobada, registrada, planificada en diferentes sistemas de información.
Otro problema lo representa el hecho de que una factura no es un documento aislado, sino que forma parte de un expediente de compra, en el que se deben incluir al menos ciertos documentos administrativos importantes, como la cotización del proveedor, la orden de compra, los anticipos (si los hubiera), la nota de entrega y obviamente los comprobantes de pago.
Y por último, de cara a poder controlar y mejorar el proceso se requiere una buena clasificación de los procesos de compra, ya que no es lo mismo pagar el alquiler mensual de una nave, que pagar a un proveedor de un servicio concreto (p.ej. limpieza) o pagar a una empresa de servicios de consultoría.
Si agregamos a esta problemática la necesidad de informar a los proveedores sobre la situación de trámite de sus facturas (¿cuándo me pagan?), nos encontramos con un verdadero reto de gestión documental aplicada al proceso de compras.
La “solución rápida” pero ineficiente pasa por escanear las facturas en origen, enviar correos electrónicos solicitando las aprobaciones, pagos, etc., y emplear hojas excel para controlar los pagos realizados y sus fechas.
Los objetivos:
Los problemas que la solución ABOX contribuye a solucionar son:
• Cargar y centralizar facturas desde cualquier punto geográfico.
• Clasificar las facturas por proceso (p.ej. arredamientos, compras menores, servicios públicos, etc).
• Agrupar facturas con otros documentos de compras, creando un expediente virtual por cada proceso.
• Eliminar o siquiera reducir el soporte papel en todo el proceso.
• Controlar tiempos y cuellos de botella dentro del flujo de trabajo.
• Generar una extranet de proveedores donde éstos puedan consultar vía web el estado de sus facturas.
La solución:
ABOX brinda una solución potente y robusta que combina los beneficios de:
- digitalización certificada,
- gestión documental,
- automatización de flujos de trabajo (workflows).
Para lograr una funcionalidad completa, se emplean los siguientes componentes:
• Un módulo de radicación y digitalización certificada. Las facturas se digitalizan empleando un procedimiento que asegure la autenticidad del documento y se radican utilizando un consecutivo especial (ver recuadro).
• Un módulo de gestión de expedientes. Los procesos de compras se dan de alta y se clasifican según su tipología. Cada expediente contiene los documentos esperados del proceso y unos plazos teóricos para su finalización. Los tipos documentales esperados dependen del tipo de compra, p.ej. los arrendamientos esperan 1 factura mensual, mientras que una compra mayor esperaría al menos una solicitud, un contrato o una orden de compra.
• Un workflow especial para facturas y anticipos de proveedor que permite:
o Gestionar los responsables por rol, empresa y sede
o Recoger la información básica de cada factura
o Enviar alertas de tareas pendientes a los responsables
o Controlar los estados de cada factura
o Asegurar que los anticipos hayan sido cruzados.
• Un módulo de informes que arroja varios reportes:
o Listado de expedientes por fechas de alta y tipo de compra.
o Listado de anticipos y facturas por fechas de alta y estado del proceso
o Listado de anticipos y facturas pendientes de pago y/o cruce.
o Reporte de tiempos de trámite por estado (cuellos de botella).
• Un módulo de Extranet, que ofrece un login a cada proveedor y permite a los proveedores un acceso para consultar el estado y descargarse sus facturas.
En determinados casos se realiza una integración automática de ABOX con el sistema contable o ERP de la empresa. Las tecnologías usualmente empleadas son webservices (ABOX posee una API de integración por SOAP) o buzones de intercambio de archivos para las integraciones asíncronas.
Ejemplo de consecutivo: “FP-EE-SS-2014-07-NNNNN”
• FP: Prefijo, factura proveedor
• EE: Código empresa
• SS: Código de la sede
• 2014-07: Año/ mes
• NNNNN: consecutivo que puede reiniciarse por mes o por año.
Los resultados:
Antes de esta intervención, la empresa tenía los siguientes problemas:
• Gastos de mensajería elevados entre sedes de la misma empresa
• Colapso del correo electrónico
• Pérdida recurrente de facturas con la consiguiente discusión con proveedores
• Impago o demoras injustificadas en el pago de facturas
• Colapso de la centralita telefónica en ciertas fechas ante consultas de proveedores
• Errorres en liquidación de facturas cuando existían anticipos
• Dificultad de localizar y gestionar documentos relacionados con la factura
• Cuellos de botella en departamentos de contabilidad de ciertas sedes.
Gracias a la implantación de la plataforma ECM-ABOX, se ha conseguido solventar gran parte de estas dificultades, logrando no sólo un ahorro en gastos de mensajería y papel, sino también una espectacular reducción en los tiempos de gestión del proceso.
La digitalización certificada de las facturas otorga a la empresa una seguridad legal que antes no tenía y permite destruir las facturas sin perder su validez jurídica.
El control por expedientes de todos los documentos ligados al proceso permite consolidar el histórico del departamento de compras y por ende obtener un valioso conocimiento de los procesos de compra y evaluación de proveedores.
El workflow y los informes obtenidos permiten reducir significativamente el tiempo empleado en buscar la información y localizar los cuellos de botella del proceso.
En base a los análisis realizados, se estimó en más de un 50% la reducción de los gastos asociados al proceso de compras, sin contar con los ahorros en horas de personal y evitación de errores.
