Cinco consejos que te ayudan a salvaguardar el futuro de tu negocio
[Nota: Periódicamente recibimos en el blog a autores invitados. Este artículo está escrito por el equipo de Iron Mountain, especialistas en custodia y destrucción de documentos.]
En cualquier tipo de negocio, una correcta y apropiada gestión documental es una parte fundamental del éxito de tu empresa en los tiempos que corren. Por ejemplo, comunicación con tus empleados, información confidencial de los clientes, etc. Además, te puede ayudar a evitar incluso los juicios más largos y contenciosos.
Para empezar, ¿qué significa una gestión documental correcta y apropiada? Para algunos, es tan sencillo como qué documentos archivar, por cuánto tiempo o qué documentos destruir. Para muchos, en particular aquellos negocios que manejan un gran volumen de información, suele ser necesario disponer de un servicio especializado de gestoría de archivos. Las soluciones ofrecen cubren el ciclo de vida de la información: desde la custodia de archivos y escaneado de documentos a su destrucción segura.
He aquí los cinco consejos prometidos más arriba:
Conoce tu propia información
Esto implica asegurarse de que tus empleados conocen la política de empresa en cuanto a qué archivar, cómo y dónde. Hay estadísticas recientes según las cuales más de un 70% de las empresas dicen encontrar más fácilmente información que no poseen que la información que sí tienen.
Backup y encriptación
No es suficiente con apilar cajas con archivos en una sala a los que se les da cualquier nombre. Los empleados, tanto si trabajan en la oficina o desde casa, deben organizar su información de una manera óptima y darles a sus archivos nombres que hagan dichos archivos fácilmente reconocibles.
Recuperación en caso de desastre
Para prevenir incidencias, como fuego o robo, los especialistas recomiendan almacenar los archivos en un lugar especialmente diseñado para este efecto y alejado de tu empresa.
Destrucción segura
Siempre se recomienda destruir la información que no se necesite. Muchas empresas especializadas ofrecen este servicio junto con sus soluciones de almacenamiento de datos.
Tómate tu tiempo
Decidir la mejor solución pasa por definir las necesidades de tu empresa o negocio. Piensa a largo plazo. Por ejemplo, almacenar tus archivos en tu empresa puede ser más caro a largo plazo, sobre todo ante una eventualidad.
