abox document y redmine: condenados a entenderse

Redmine es una herramienta diseñada para la gestión de proyectos muy flexible, desarrollada en tecnología web sobre el framework Ruby on Rails. Además de la gestión de los proyectos, la herramienta se adapta perfectamente a la gestión de tareas y, con ello el trabajo colaborativo entre diferentes grupos de trabajo. Al tratarse de software libre y código abierto, es sencilla y económica de implantar en cualquier entorno. Para más información, recomendamos este enlace: www.equippo.es.

Abox document y redmine han demostrado en diversas implantaciones funcionar muy bien de forma integrada. La razón para ello es porque son perfectamente complementarios: un gestor documental que llega a comandar flujos de trabajo y, con ello tareas a realizar por grupos de personas y un gestor de proyectos que gestiona en detalle esas tareas y los grupos de personas que deben ejecutarlas.

Veamos un ejemplo. Entra una factura de proveedor a la organización, esta factura se digitaliza (si no ha llegado ya como factura electrónica) y se da de alta en abox document. A partir de ese momento, el WF de abox document es el que toma el mando de las operaciones y va indicando el estado de la factura y las tareas que se deben realizar sobre esa factura. Pero en lugar de crear una tarea en el propio gestor, crea la tarea en redmine, de forma que la gestión y el control de las tareas va a resultar mucho más eficiente en un entorno diseñado para ello. Con la finalización de las tareas, abox document recibe de redmine los datos que le permitirán continuar con los diferentes estados de esa factura.

Técnicamente la integración se realiza haciendo uso de los WebServices de abox document, que permitirán generar acciones desde redmine, por ejemplo el cambio de estado de un documento. Así, en el ejemplo anterior, cuando se cierra la tarea en redmine, se registra en abox document ese hecho y se realiza el cambio de estado, siguiendo los pasos definidos en el workflow.

De la misma forma, para poder establecer acciones en redmine desde abox, es el gestor documental quien lanza la acción que da de alta la tarea en redmine, estableciendo un vínculo entre ambas entidades.

Las principales ventajas de trabajar con ambos sistemas integrados son las siguientes:

• Especializamos cada herramienta en las funcionalidades donde son especialistas: abox document para la gestión documental y redmine para la gestión de tareas y grupos de trabajo;
• Gracias a la integración de ambas herramientas y su correcta configuración, conseguimos reducir las tareas de administración de cada una de ellas;
• Normalizamos procedimientos de trabajo y conseguimos un archivo seguro y consultable (en base de datos), reduciendo los datos sensibles en correos electrónicos o carpetas de ficheros locales