Se trata de un punto de atención al cliente donde se reciben, clasifican, indexan, digitalizan y distribuyen los documentos. También se imprimen, ensobran, digitalizan y envían documentos de salida hacia sus destinatarios. Una Ventanilla imprime etiquetas (“stickers”) para que los documentos que circulen en físico puedan ser rápidamente vinculados a su equivalente electrónico.

Adicionalmente, la Ventanilla anota los números de guía que entregan las empresas de mensajería y confirma la recepción de ciertos documentos de salida escaneando el testigo de entrega.

• gestión de expedientes (documentos organizados en carpetas estructuradas por serie doc.)
• workflows básicos de radicación, trámite y cierre de expedientes (excluye archivo)
• gestión de metadatos en todas las entidades del fondo, campos multi-formato, multimedia, referencias, etc.
• cierre y aseguramiento de carpetas/ bandejas
• posibilidad de enviar documento por enlace o por PDF a correos electrónicos
• posibilidad de enlace directo a documentos desde cualquier aplicación interna (navegador)
• anotaciones, marcas, destacados dentro de archivos PDFs
• importador masivo desde archivo CSV/Excel (usuarios, organiz., carpetas, exptes., documentos y metadatos)
• estadísticas de usuarios y documentos
• historial de acciones en documentos, auditoría de acciones críticas de usuarios (logs)
• descarga de documentos en ZIPs por fechas y carpetas/ bandejas

Con el objetivo de ofrecer el mejor servicio al cliente y evitar colas, es importante separar el proceso de Ventanilla en al menos 3 subprocesos (etapas):

• Atención y radicación
• Indexación y Digitalización
• Distribución y control de llegadas

La primera etapa debe ser lo más rápida y práctica posible, para garantizar una atención diligente a las personas que entregan las comunicaciones a radicar. La segunda etapa debe estar lo más automatizada posible para reducir tiempos de trabajo y posibles errores. La tercera etapa de distribución requiere de una buena coordinación y capacidad de consulta en el software.

Como vemos, es importante separar el proceso de radicación del de digitalización, para de esa manera poder resolver los cuellos de botella en la atención al usuario.

En cuanto al equipamiento recomendado en una Ventanilla de Registro Electrónico, proponemos el siguiente:

• Escáner departamental
• Software de tratamiento óptico de imagen, con capacidad de OCR y OMR.
• Impresora de etiquetas (p.ej. Zebra ó Epson)
• Lector de códigos de barras
• Impresora normal de documentos (p.ej. láser b/n)