¿Qué es?

Solución modular, pre-configurada y gestionada en la nube para realizar una gestión documental de los procesos documentales básicos de cualquier PYME o departamento de gran empresa.

El módulo primario es el de Ventanilla Única de Registro Oficial y Correspondencia.

Los módulos complementarios cubren una serie de procesos empresariales concretos que se montan sobre el anterior, como son:

• Peticiones, quejas, reclamaciones y sugerencias.
• Expediente de compras.
• Historia laboral.
• Otros procesos (se cotizan a medida del cliente).

Los módulos disponibles se van ampliando continuamente, conforme va aumentando nuestra base instalada.

Ventanilla Única

Los procesos de las compañías en la mayoría de los casos comienzan y terminan con un documento físico o electrónico. El control de los proceso de recepción y emisión de documentos es crítico para asegurar que los usuarios reciben información a tiempo y responden de manera oportuna a los diferentes requerimientos, sean de clientes, ciudadanos, proveedores, asociados o usuarios de otras entidades.

El Problema

La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:

  • Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
  • Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
  • Se ocasionan demoras en los procesos por que se traspapelan documentos.
  • Los procesos se hacen demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
  • Se duplica la información por la baja reutilización.
  • Se imprime sin control documentos generando costos.
La Solución

Cbox-Cloud propone centralizar todos los canales de entrada y salida de documentos de la organización en solo punto, denominado “Ventanilla de Registro Único”.

Con ello se logra el control y la estandarización de los procesos de recepción, digitalización, registro, distribución y clasificación de los documentos, sean estos de naturaleza física o electrónica.

Los documentos son archivados en expedientes y organizados por departamentos o dependencias administrativas, facilitando la búsqueda de información y el cumplimiento de requisitos y buenas prácticas internacionales de gestión documental.

CBOX es el paso más seguro y económico para hacer realidad la política de Cero Papel, bajo el cumplimiento de los requerimientos en materia de Gestión Documental previstos en la mayor parte de las normativas de archivo de España y Latinoamérica.