Funcionalidades

La solución CBOX para Ventanilla Única de Registro Oficial y Correspondencia (basada en la popular plataforma de gestión electrónica de documentos ABOX) permite, mediante un protocolo de parametrización muy sencillo, ofrecer la automatización del proceso de correspondencia de principio a fin, incluyendo una amplia funcionalidad en cada una de las etapas del mismo.

Las funcionalidades incluyen:

Digitalización/Indexación

  • Digitalización, incluyendo gestión de colas de escaneo e integración con escáner mediante el módulo de imágenes.
  • Indexación manual empleando metadatos obligatorios y/o buscables.
  • Indexación de anexos secundarios a los documentos y generación de referencias cruzadas.
  • Clasificación en expedientes electrónicos.
Radicación de salida

  • Manejo de consecutivos oficiales de registro de salida atendiendo a los estándares definidos por la empresa o a la legislación del país (p.ej. leyes de archivo).
  • Manejo de planillas para envío por courier o impresión de guías.
  • Envío opcional de radicados de salida por e-mail incluyendo anexos electrónicos.
  • Digitalización y gestión de radicados de comunicaciones enviadas y cumplidas.
  • Posibilidad de marcar acuses de recibo y radicados devueltos con su causa.
  • Gestión masiva de acuses de recibo de los couriers
Reportes de Gestión

  • Reportes de gestión y generación de estadísticas del proceso de registro por usuario y por trámite.
  • Volumen de comunicaciones entrantes y salientes por período, dependencia y otros parámetros.
  • Volumen de comunicaciones internas por período, dependencia y otros parámetros.
  • Estado de las comunicaciones (radicado, en proceso, enviado, recibido), con indicación de anulaciones y rechazos.
  • Control de respuestas pendientes y realizadas, con sus vencimientos.
Recepción/Radicación

  • Recepción de documentos físicos individuales o lotes incluyendo carga desde archivos planos o formatos Excel.
  • Recepción de fax, mediante la integración con soluciones de Fax.
  • Diligenciamiento de formulario de recepción incluyendo diferentes informaciones tales como: Asuntos, Regional/Punto de Radicación, Entidad remitente, Firmante, Ciudad, Departamento/Provincia, Número de folios, Número de anexos, Opción de Digitalizar (Si/No), Observaciones, etc.
  • Manejo de consecutivos oficiales de registro de entrada atendiendo a los estándares definidos por la empresa o la legislación del país (p.ej. leyes de archivo).
  • Generación de etiqueta (label) de registro auto-adhesivo o impreso incluyendo código de barras para identificación.
Distribución/Tramite

  • Configuración de usuarios, dependencias y asuntos o trámites.
  • Distribución de documentos y anexos físicos incluyendo turnos o recorridos.
  • Notificación a usuarios mediante correo electrónico incluyendo links para acceso directo al documento.
  • Enrutamiento de documentos digitales a través de un workflow de estados preconfigurado.
  • Acuse de recibo, devolución o reasignación del destinatario, conservando el registro de las personas por las que paso el documento.
  • Inclusión de procesos de asignación de responsable de respuesta.
  • Control de vencimiento de términos y configuración de alarmas.
  • Elaboración de respuestas en plantillas predefinidas.
  • Gestión de versiones de documentos.
  • Upload de documentos desde el cliente a la carpeta o al expediente (mediante drag&drop).
  • Gestión de memorandos internos con envío de copias a funcionarios relacionados con el asunto.
  • Enrutamiento de documentos a Ventanilla de salida para radicación impresión y firma, escaneo, y envió por mensajero o courier.
Organización/Consulta

  • Visor de formatos PDF, PDF/A, MS Office, Email, TIFF y multimedia sin necesidad de descargarlos.
  • Identificación del documento dentro de un conjunto de tipologías prestablecido (aprox. 100 tipos con sus iconos).
  • Almacenamiento en expedientes electrónicos.
  • Acceso a los documentos y expedientes según perfil.
  • Referencias cruzadas de documentos comunes a un expediente o trámite.
  • Consultas por llaves de los documentos.
  • Visualización del expediente en árbol o estilo folder con pestañas.
  • Manejo de notas y comentarios según perfil de creación o consulta.
  • Consulta del estado y trazabilidad del trámite