El concepto Lean Office adapta el modelo de mejora continua de la producción –Lean Manufacturing- a las áreas de administración y entornos de oficina bajo la misma filosofía de incremento de la productividad.
¿Qué es Lean Manufacturing? Lean Manufacturing es una metodología de trabajo simple y efectiva que tiene su origen en Japón, enfocada a incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos a partir de que se implanta la filosofía kaizen de mejora continua.
También se puede aplicar esta técnica de mejora continua en los procesos administrativos de las compañías para mejorarlos y hacerlos más eficientes.
Un gran porcentaje de la cuenta de gastos de una empresa está relacionada con los costes indirectos. Lean Office ayudará a encontrar modos de reducir esos costes mediante de eliminación de los despilfarros e ineficiencias en la oficina.
Esta estrategia de mejora continua en la oficina debe estar apoyada en los sistemas de información que facilitarán su implementación, como por ejemplo un sistema de gestión documental profesional (SGD).
Veamos cómo un sistema de gestión documental profesional ayuda a obtener resultados en la implantación de la metodología Lean Office.
¿Por qué debe una empresa implantar LEAN OFFICE?
- para evitar duplicidad de tareas,
- para agilizar los flujos de información,
- para mejorar la cooperación con otros departamentos,
- para mejorar los procesos de archivo,
- para reducir el tiempo de persona parada.
A partir de lo anterior vemos que un sistema de gestión documental es una herramienta importante para conseguir los beneficios del Lean Office porque:
- evita la duplicidad de tareas mediante la asignación de las tareas a un usuario responsable y mediante la gestión de los permisos necesarios sobre los documentos,
- agiliza los flujos de información entre usuarios mediante la configuración de flujos de trabajo sobre los documentos,
- mejora la cooperación con otros departamentos gracias a las funcionalidades de colaboración sobre los documentos, gestión de versiones, flujos de trabajo,
- mejora los proceso de archivo al centralizarlo, digitalizarlo y posibilitar el etiquetado con metadatos de los documentos,
- reduce del tiempo de persona parada por largos tiempos de acceso a la información, gracias a las funciones de búsqueda avanzada de los documentos y a la facilidad de recuperación.
Por lo tanto vemos que LEAN OFFICE y GESTIÓN DOCUMENTAL forman una buena pareja y que incluso se pueden determinar objetivos cuantificables a alcanzar mediante la aplicación de ambos sistemas, como por ejemplo:
- Reducción del “lead-time” o plazo de entrega administrativo.
- Ahorro de material de oficina.
- Aumento de la productividad.
- Reducción del total de los inventarios de documentación.
- Eliminación de un gran porcentaje del gasto de papel.
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