En una primera fase se acometieron con éxito los siguientes objetivos:
- Migración total de fondos documentales para lograr una capacidad de acceso total e integración con los trámites corporativos de la compañía.
- Modelado e implementación de los procesos de contratación de la compañía, diferenciando todas las tipologías de contratación pública y privada posibles.
- Registro oficial de entradas y salidas, con posibilidad de digitalización y radicación tanto de las comunicaciones en físico, como las recibidas por correo electrónico. Para ello, se incorporó la aplicación HotMailbox, que automatiza toda la captura de emails recibidos en los buzones de registro de entrada y de salida.
- Gestión de comunicaciones internas entre departamentos de la compañía, con posibilidad de realizar flujos de distribución, revisión y aprobación documental.
- Integración de la herramienta con el sistema contable para la gestión de sus facturas recibidas, con un circuito de revisiones y pre-aprobaciones.
Actualmente se está trabajando en otro tipo de procesos internos, gracias a las robustas capacidades de modelamiento de flujos y BPM de Abox:
- Gestión de la Atención al cliente (PQRs) mediante un expediente virtual para el tratamiento de las reclamaciones en la forma y plazos admitidos por la reglamentación de la compañía.
Se tiene previsto abordar nuevas funcionalidades y nuevos procesos de la organización en próximos meses, tales como:
- Incorporación de la firma electrónica;
- Expedientes de recursos humanos, especialmente el control documental de los conductores y todos los requisitos técnicos y legales necesarios;
- Expedientes de vehículos…
Como dice Luis Llorens, consultor jefe de Adapting en España: «el balance tras los primeros dos años de empleo de la solución ABOX es positivo, porque a medida que el cliente ha conocido mejor las potentes prestaciones de la herramienta, se han logrado beneficios claros de productividad y un reconocimiento de la importancia de gestionar el archivo electrónico de forma profesional».
Los principales beneficios que nos reporta el cliente son:
- Ahorros de tiempo en búsquedas y trámites;
- Normalización y mayor transparencia en los proceso relacionados con los expedientes de contratación.
- Organización del archivo conforme a buenas prácticas de gestión documental, merced al empleo de cuadros de clasificación documental.
- Mejora en productividad, mediante la automatización del registro electrónico y otras integraciones automáticas.