{"id":868,"date":"2012-10-16T12:08:11","date_gmt":"2012-10-16T10:08:11","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=868"},"modified":"2026-03-20T04:25:47","modified_gmt":"2026-03-20T09:25:47","slug":"el-proyecto-cero-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/el-proyecto-cero-papel\/","title":{"rendered":"El proyecto Cero Papel\u2026. O por qu\u00e9 pierdo dinero cada d\u00eda que pasa\u2026"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/a> El proyecto de Oficina Cero Papel no es s\u00f3lo \u201cuna genial idea del Jefe de Sistemas\u201d, sino que representa y debe abordarse como proyecto estrat\u00e9gico de la organizaci\u00f3n, a liderar y ser apoyado por la Alta Gerencia. \u00bfPor qu\u00e9 decimos esto?
\nPues existen al menos cuatro razones de peso, que abordaremos a continuaci\u00f3n:<\/p>\n

1.\u00a0\u00a0 \u00a0Cumplimiento Legal
\n2.\u00a0\u00a0 \u00a0Reducci\u00f3n de costos
\n3.\u00a0\u00a0 \u00a0Productividad de empleados
\n4.\u00a0\u00a0 \u00a0Satisfacci\u00f3n de clientes<\/p>\n

Sobre el aspecto de cumplimiento legal<\/strong> hay que destacar que, al muchos pa\u00edses del entorno latinoamericano, las organizaciones p\u00fablicas (o privadas con funci\u00f3n p\u00fablica) requieren el cumplimiento de su Ley General de Archivos, as\u00ed como de otras disposiciones adicionales.<\/p>\n

En cualquier caso, casi todas las legislaciones obligan al cumplimiento de una Ley de Protecci\u00f3n de Datos Personales, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de abordar este tipo de proyectos. Por no hablar de legislaciones espec\u00edficas como las que deben cumplir empresas del sector alimentario, farmac\u00e9utico, qu\u00edmico, agropecuario, militar, etc.<\/p>\n

En cuanto a la reducci\u00f3n de costos<\/strong> nuestra recomendaci\u00f3n es realizar siempre un estudio del Retorno de la Inversi\u00f3n (ROI: Return On Investment). Para ello deber\u00edan al menos cuantificarse los ahorros medibles, como son la reducci\u00f3n del papel, fotocopias, t\u00f3ners, faxes, mensajer\u00eda, material de oficina, archivo, etc.<\/p>\n

Adem\u00e1s, se deber\u00eda hacer el ejercicio de pensar en eliminar puestos de trabajo que ya no sean indispensables (mensajeros internos, digitadores, ensobradores de cartas, operadores de archivo, etc) o al menos trasladar estas personas hacia puestos m\u00e1s productivos (ventas, atenci\u00f3n al cliente, apoyo a producci\u00f3n, etc).<\/p>\n

Por no sumar en estos ahorros el \u201cblindaje\u201d que se consigue frente a riesgos potenciales, como incendios, inundaciones, deterioro clim\u00e1tico, multas por incumplimientos legales, etc.<\/p>\n

Continuando con la productividad del empleado<\/strong>, las herramientas m\u00e1s potentes de gesti\u00f3n documental deben ofrecerle varias funcionalidades orientadas a:<\/p>\n

\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0Facilitar la b\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n de los documentos
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0Conservar los documentos y de la \u201cmemoria\u201d de la organizaci\u00f3n
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0Eliminar barreras de informaci\u00f3n entre departamentos (\u201cislas de informaci\u00f3n\u201d)
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0Automatizar tareas repetitivas e integrar aplicativos entre s\u00ed
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0Asignar y controlar tareas y responsables (flujos de trabajo o \u201cworkflows\u201d).<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Imag\u00ednese poder encontrar r\u00e1pidamente documentos que f\u00edsicamente se radicaron en otra sede de su organizaci\u00f3n y poderlos aprobar, rechazar o comentar, estando Usted de viaje, fuera de la oficina, y todo ellos de forma segura y eficiente.
\nO imagine poder detectar cuellos de botella en ciertos tr\u00e1mites de su organizaci\u00f3n que se producen \u00fanicamente en algunas dependencias y con ciertos tipos documentales.<\/p>\n

Y con esto llegamos al \u00faltimo de los puntos, la satisfacci\u00f3n de los clientes<\/strong>. Una empresa que cumpla la legislaci\u00f3n aplicable, que consiga ahorrar gastos superfluos, reducir tiempos de tr\u00e1mites, encontrar r\u00e1pidamente la informaci\u00f3n, tomar decisiones con informaci\u00f3n certera, mantener a sus empleados en tareas menos repetitivas, etc., \u00bfno trasladar\u00e1 esa imagen tambi\u00e9n a sus clientes o proveedores?<\/p>\n

El proyecto Cero Papel<\/strong> no es ya una opci\u00f3n. S\u00f3lo podemos decidir cu\u00e1ndo habr\u00e1 que hacerlo. Y no es un proyecto puntual, es una estrategia corporativa a largo plazo. Y el tiempo nos lo marcan dos factores:
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0\u00bfcu\u00e1nto tiempo podemos aguantar gastos prescindibles y un servicio deficiente?
\n\u2022\u00a0\u00a0 \u00a0\u00bfCu\u00e1ndo arrancar\u00e1 nuestra competencia el proyecto?<\/p>\n

ABOX-DOCUMENT es una soluci\u00f3n profesional para hacer realidad la Oficina Cero Papel en su organizaci\u00f3n, en un tiempo record y con una inversi\u00f3n m\u00ednima.<\/p>\n