{"id":810,"date":"2012-07-23T18:41:55","date_gmt":"2012-07-23T16:41:55","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=810"},"modified":"2026-03-20T06:18:12","modified_gmt":"2026-03-20T11:18:12","slug":"hacia-la-oficina-sin-papeles-guia-metodologica-para-colombia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/hacia-la-oficina-sin-papeles-guia-metodologica-para-colombia\/","title":{"rendered":"Hacia la Oficina sin Papeles: gu\u00eda metodol\u00f3gica para Colombia"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/a><\/h2>\n

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Art\u00edculo t\u00e9cnico:<\/h2>\n

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Hacia la Oficina sin Papeles. Gu\u00eda metodol\u00f3gica de aplicaci\u00f3n de software de gesti\u00f3n documental en Colombia.<\/h2>\n

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Autores<\/strong>:\u00a0 Leonardo Guzm\u00e1n (SoftyDI Ltda), Rub\u00e9n Lafuente (Adapting Am\u00e9rica S.A.S.)<\/p>\n

RESUMEN<\/h3>\n

Los autores de esta gu\u00eda metodol\u00f3gica pretenden compartir con los lectores del blog la experiencia del IBERODOC <\/a>(La Oficina sin Papeles)<\/strong> que como proyecto internacional de I+D+i\u00a0[1]<\/strong> orienta una definici\u00f3n del modelo electr\u00f3nico de gesti\u00f3n para documentos de archivo, que sin pretender ser exhaustiva ni \u00fanico, trata de mostrar que existen muchas formas de hacer las cosas y \u00e9sta es una metodolog\u00eda basada en la articulaci\u00f3n l\u00f3gica y cumplimiento ortodoxo de las normativas locales e internacionales.<\/p>\n

\u00a1No todos los documentos tienen archival\u00eda! No todo se debe guardar y no todo es \u00fatil a la administraci\u00f3n. S\u00f3lo un esquema estructurado conceptualmente permite reconocer con la certeza debida, aquellos documentos que reflejan las competencias funcionales de una organizaci\u00f3n y son por eso vitales y necesarios para el funcionamiento corporativo y la defensa de sus intereses.<\/p>\n

Un documento es \u201cdocumento\u201d antes de ser \u201cdocumento de archivo\u201d [2]<\/strong>. No s\u00f3lo porque all\u00ed se testimonie la funci\u00f3n, con lo que se obedece al Principio de Procedencia, sino porque es natural a la administraci\u00f3n una metamorfosis que registre adiciones y modificaciones que finalmente le dieron forma al documento de archivo. Eso es un \u201cborrador\u201d. Un documento terminado, final; que soporta cambios iterativos por la naturaleza del procedimiento al que se asocia, es un documento de archivo \u201cversionable\u201d. Estos son un par de ejemplos, que entre otros m\u00e1s, y a pesar de lo com\u00fan del caso, no es posible evidenciar en los actuales instrumentos archiv\u00edsticos por lo que se requiere una ampliaci\u00f3n que considere estas variables en las estructuras de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental, por ejemplo.<\/p>\n

Los documentos se mueven a trav\u00e9s de flujos. Los flujos documentales no son otra cosa que la secuencia de generaci\u00f3n asociada al procedimiento que los crea o en virtud de los cuales se reciben. Para la archiv\u00edstica esta relaci\u00f3n se define como Principio de Orden Original, en donde la acumulaci\u00f3n de documentos refleja los hechos tal y como suceden, evidenciando los acontecimientos de una manera natural.<\/p>\n

Los documentos viajan por un camino o \u201ccanal de comunicaci\u00f3n\u201d. Algunos ser\u00e1n f\u00edsicos; otros vendr\u00e1n por un buz\u00f3n de correo electr\u00f3nico; en otros casos llegar\u00e1n a trav\u00e9s del website corporativo. Pueden ser reportes de bases de datos o sistemas de informaci\u00f3n u hojas entrando por una m\u00e1quina de faxes. Tambi\u00e9n podemos utilizar como canal las herramientas ofim\u00e1ticas para crear los documentos de archivo. La heterogeneidad de los canales nos demuestra que hoy por hoy los expedientes se configuran como expresiones h\u00edbridas en donde los diferentes tipos documentales que los integran corresponden a esa multiplicidad de formas que la tecnolog\u00eda permite.<\/p>\n

Los flujos de tipos documentales que controlan cada canal de comunicaci\u00f3n realizan un circuito de actividad que comienza por una producci\u00f3n o recepci\u00f3n de documentos y se tramitan (con una distribuci\u00f3n previa si se requiere) de acuerdo con un procedimiento definido. Cuando el tipo documental cierra su ciclo de actividad, debe \u201corganizarse\u201d archiv\u00edsticamente en expedientes asociados a las agrupaciones documentales conocidas como series y subseries de documentos. La actividad para los tipos documentales establece un bucle (\u201dloop\u201d) c\u00edclico hasta finalizar el procedimiento que garantiza la resoluci\u00f3n del tr\u00e1mite. Completado el tr\u00e1mite y por tanto con un expediente completo, activaremos un flujo para los expedientes documentales.<\/p>\n

Mientras que con los tipos regulamos la \u201creglas de negocio\u201d, con los flujos de expedientes garantizamos las \u201creglas de archivo\u201d y administramos el ciclo de vida documental, desde la producci\u00f3n o recepci\u00f3n hasta la disposici\u00f3n final.<\/p>\n

A pesar de lo mucho que se teoriza acerca de la aplicaci\u00f3n de los principios archiv\u00edsticos en el entorno de los documentos electr\u00f3nicos, poco es lo que en la pr\u00e1ctica se lleva a cabo en las implementaciones que hoy se observan. Muchas organizaciones desarrollan proyectos mal llamados de gesti\u00f3n documental, con una amplia inversi\u00f3n presupuestal, acompa\u00f1adas de deficientes modelos conceptuales que convierten en el corto plazo ingentes masas de documentos en repositorios digitales con acceso a consulta, sin que esto solucione, sino que por el contrario, agudice el problema de control y administraci\u00f3n documental preexistente.<\/p>\n

Los resultados de este estudio se concretaron en 5 puntos:<\/p>\n

    \n
  1. Protocolo de implantaci\u00f3n de un software de gesti\u00f3n documental de tipo EDRMS.<\/li>\n
  2. Matriz de evaluaci\u00f3n de software de gesti\u00f3n documental.<\/li>\n
  3. Modelo de flujos documentales gen\u00e9ricos y parametrizables.<\/li>\n
  4. Tabla de Retenci\u00f3n Documental ampliada.<\/li>\n
  5. Calculadora de beneficios y retorno de la inversi\u00f3n (ROI).<\/li>\n<\/ol>\n

    Los m\u00e9todos expuestos se han contrastado en casos reales (pilotos) en el marco del proyecto \u201dIberodoc\u201d, el cual representa un esfuerzo multidisciplinar para orientar a las empresas y administraciones en la reducci\u00f3n sistem\u00e1tica del uso de papel y aumentar la eficiencia y eficacia de la gesti\u00f3n empresarial del siglo XXI.<\/p>\n

    En Bogot\u00e1, a 17 de julio de 2012<\/p>\n

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    [1]<\/strong> I+D+i se conoce como un acr\u00f3nimo que identifica Investigaci\u00f3n, Desarrollo e Innovaci\u00f3n.<\/p>\n

    [2]<\/strong> Documento de archivo es la traducci\u00f3n adoptada en este estudio para referirse al t\u00e9rmino anglosaj\u00f3n \u201crecord\u201d, muy difundido entre los profesionales de gesti\u00f3n documental.