{"id":650,"date":"2011-12-16T18:40:22","date_gmt":"2011-12-16T16:40:22","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=650"},"modified":"2026-03-20T06:22:43","modified_gmt":"2026-03-20T11:22:43","slug":"software-para-gestion-de-documentos-una-vision-de-contexto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/software-para-gestion-de-documentos-una-vision-de-contexto\/","title":{"rendered":"Software para gesti\u00f3n de documentos: una visi\u00f3n de contexto"},"content":{"rendered":"

(Entrada de autor invitado: Leonardo Guzm\u00e1n, Gerente T\u00e9cnico de Soft y D.I.)<\/em><\/p>\n

\"gestion<\/a>El sistem\u00e1tico desarrollo t\u00e9cnico de la gesti\u00f3n documental<\/strong> y su importante acercamiento a las tendencias de administraci\u00f3n modernas son base fundamental para reconocer que la archiv\u00edstica<\/strong> y el tratamiento t\u00e9cnico de los documentos que la constituyen dejaron de ser una actividad operativa, para ubicarse en la m\u00e1s alta de las esferas estrat\u00e9gicas de las organizaciones<\/strong>.<\/p>\n

Mucho del \u201csentido com\u00fan\u201d se refleja en los postulados t\u00e9cnicos de organizaci\u00f3n documental: la procedencia como eje fundamental para el reconocimiento del contexto de creaci\u00f3n de los documentos de archivo, es el pilar necesario para su comprensi\u00f3n y entendimiento; es la justificaci\u00f3n y fundamento de su creaci\u00f3n, as\u00ed como reflejo de la competencia funcional que en conjunto definen la forma en que se genera la documentaci\u00f3n. La representaci\u00f3n de la procedencia, por tanto, es necesaria para poder reconocer el documento en s\u00ed, la forma y naturaleza de su creaci\u00f3n y, especialmente, lograr una interpretaci\u00f3n adecuada del contenido informativo del mismo. Simult\u00e1neamente, la secuencia en que la producci\u00f3n documental integra los expedientes \u2013que luego organizamos en subseries y series-, est\u00e1 directamente asociada con los procesos y procedimientos y por tanto no puede ser analizada por fuera del flujo de trabajo, lo que configura de manera l\u00f3gica y sencilla una estricta aplicaci\u00f3n del denominado principio de orden original<\/strong>.<\/p>\n

Cuando contactamos con Adapting Am\u00e9rica<\/strong> para apoyar los trabajos de modelamiento de su plataforma de software abox document<\/a><\/strong> y hacerla f\u00e1cilmente utilizable en el entorno nacional colombiano, pensamos en que necesariamente deber\u00eda tratarse de un producto diferenciado<\/strong> no solo en aspectos funcionales relativos a la administraci\u00f3n de contenidos<\/strong> que muchos software proveen, sino especialmente distinto en la comprensi\u00f3n t\u00e9cnica del concepto de Archivo Total y la aplicaci\u00f3n de los principios rectores de la organizaci\u00f3n t\u00e9cnica de documentos de archivo<\/strong>. Esta visi\u00f3n convierte el Archivo en un proceso transversal, necesariamente vinculado a la totalidad de la actividad corporativa y por ende automatizada desde la creaci\u00f3n o producci\u00f3n de documentos, hasta la determinaci\u00f3n de una disposici\u00f3n final, tendiendo en cuenta los plazos de conservaci\u00f3n por espacios de tiempo \u00fatiles a las necesidades corporativas.<\/p>\n

\"gestion<\/a>La percepci\u00f3n del Archivo pasa de ser un lugar f\u00edsico o virtual de almacenamiento de documentos \u2013como muchas personas lo ven y como muchos software lo entienden-, para convertirlo en estrategia en la toma de decisiones, toda vez que al ser aplicado en relaci\u00f3n directa con los procedimientos, permite una eficiencia y eficacia propia y natural de quien dispone de informaci\u00f3n oportuna y confiable para sus prop\u00f3sitos de negocio. Esta interpretaci\u00f3n conlleva una acci\u00f3n l\u00f3gica y evidente que se manifiesta en la conveniencia de crear un Modelo Patr\u00f3n de gesti\u00f3n profesional de documentos<\/strong>.<\/p>\n

Disponer de un \u201cpatr\u00f3n\u201d de gesti\u00f3n documental, en una herramienta de administraci\u00f3n de contenidos, resulta claramente \u00fatil para reducir tiempos de implementaci\u00f3n y costos de entrada en producci\u00f3n. Hace viable proyectos t\u00e9cnicos de Archivo, alejados de la actual tendencia \u2013por lo menos en Colombia- de vender el uso de repositorios alejados de la estructura documental definida por instrumentos como las Tablas de Retenci\u00f3n Documental. Un modelo patr\u00f3n de gesti\u00f3n documental profesional se basa en el uso de herramientas de tecnolog\u00eda moderna, para representar una administraci\u00f3n de contenidos estructurados, de acuerdo con las necesidades archiv\u00edsticas definidas en el contexto nacional y los ejercicios de mejores pr\u00e1cticas internacionales.\"herramientas<\/a><\/p>\n

El concepto de patr\u00f3n es utilizado en el sentido de modelamiento previo; de carga inicial; de necesidad satisfecha para cualquier entorno y sector: P\u00fablico, Privado, Transporte, Salud, Servicios, etc. Es simple percibir que un patr\u00f3n \u2013t\u00e9cnicamente, archiv\u00edsticamente definido- facilita la implantaci\u00f3n, reduce el tiempo y genera los resultados esperados. Es m\u00e1s, un patr\u00f3n para la implantaci\u00f3n de software de Gesti\u00f3n de Documentos, hace que el proyecto sea viable en un espacio de tiempo racional, que su costo se reduzca de manera significativa \u2013ya que se limita a parametrizar, no a desarrollar- y que el uso resulte natural para los usuarios ya que la herramienta se acomoda a la forma en que las personas o sistemas est\u00e1n \u201cacostumbrados\u201d a producir los documentos de archivo. Los documentos se producen (crean o reciben) en el cumplimiento de actividades formalmente establecidas; el flujo corresponde al procedimiento que satisface esa funci\u00f3n; el procedimiento define la secuencia de actividades que producen informaci\u00f3n; en los documentos de archivo se almacena la informaci\u00f3n para cumplir su tr\u00e1mite y gesti\u00f3n. Terminado el tr\u00e1mite, son absorbidos por el patr\u00f3n, que aplica las reglas de gesti\u00f3n documental definidas para todas las manifestaciones de informaci\u00f3n existentes.<\/p>\n

La importancia de este planteamiento \u2013simplista pero t\u00e9cnico- deriva de situaciones reales que en el caso de Colombia no han sido afortunadas, toda vez que las implantaciones de soluciones inform\u00e1ticas no v\u00e1lidas, m\u00e1s que solucionar, han afectado negativamente el problema documental del pa\u00eds. Organizaciones p\u00fablicas y privadas han visto c\u00f3mo muchos esfuerzos de tecnolog\u00eda y voluminosas inversiones econ\u00f3micas han terminado reducidas a duplicaci\u00f3n digital y almacenamiento en repositorios virtuales, desde donde se da \u201cacceso\u201d a ingente cantidad de basura digital, perdiendo doblemente. Un fracaso en el prop\u00f3sito t\u00e9cnico de automatizar la gesti\u00f3n de documentos; no solo cuestan econ\u00f3micamente, sino que afectan, por falta de comprensi\u00f3n, los avances t\u00e9cnicos de organizaci\u00f3n archiv\u00edstica propuestos a nivel nacional.<\/p>\n

\"retorno<\/a>Por ello los trabajos conjuntos entre especialistas en gesti\u00f3n documental y fabricantes de software<\/strong> son primordiales para asegurar la validez de la soluci\u00f3n inform\u00e1tica<\/strong>, el \u00e9xito<\/strong> de una implantaci\u00f3n<\/strong> y el retorno de la inversi\u00f3n<\/strong>, ya\u00a0 que, se involucra a gran parte de la organizaci\u00f3n, si no a toda ella.<\/p>\n

En resumen, un modelo de gesti\u00f3n profesional de documentos es la base fundamental para la instrumentaci\u00f3n de software estructurado que conlleve en el futuro cercano el prop\u00f3sito de pasar de la Gesti\u00f3n Documental a la Gesti\u00f3n del Conocimiento<\/strong>. \u00c9ste es el enfoque que nos ha llevado a Soft & DI<\/strong> <\/a>y a Adapting Am\u00e9rica <\/strong><\/a>a aunar esfuerzos y conocimientos y a adaptar perfectamente abox document<\/strong> <\/a>a los requerimientos legales y procedimentales de Colombia.