{"id":4405,"date":"2018-09-18T15:19:52","date_gmt":"2018-09-18T15:19:52","guid":{"rendered":"https:\/\/web2019.adapting.com\/?p=4405"},"modified":"2026-03-20T03:59:45","modified_gmt":"2026-03-20T08:59:45","slug":"soluciones-de-entrada-abox-entry-y-cbox-cloud-para-no-equivocarse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/soluciones-de-entrada-abox-entry-y-cbox-cloud-para-no-equivocarse\/","title":{"rendered":"Soluciones de entrada Abox-Entry y Cbox-Cloud para no equivocarse"},"content":{"rendered":"

\"\"Muchas compa\u00f1\u00edas desean iniciar su proyecto de\u00a0Transformaci\u00f3n Digital<\/strong>\u00a0y convertirse en empresas eficientes y sin papeles con un gran proyecto, emblem\u00e1tico, adquiriendo las mejores tecnolog\u00edas de informaci\u00f3n disponibles y realizando una inversi\u00f3n muy significativa, con el convencimiento de que los ahorros que se alcanzar\u00e1n pagar\u00e1n de sobra la inversi\u00f3n realizada.<\/p>\n

Y no les falta raz\u00f3n\u2026 El\u00a0error\u00a0<\/strong>sin embargo es tratar de llegar a un objetivo muy ambicioso en una sola fase, sin tener en cuenta que las personas necesitan tiempo para adaptarse a las tecnolog\u00edas, y que no es f\u00e1cil acertar a la primera en todas las decisiones que un proyecto de envergadura requiere.<\/span><\/p>\n

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\"\"

Escalera de Transformaci\u00f3n Digital<\/p><\/div>\n

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Nuestra\u00a0recomendaci\u00f3n\u00a0<\/strong>es dividir el proyecto por\u00a0fases\u00a0<\/strong>(\u201cdivide y vencer\u00e1s\u201d), empezando siempre por los procesos m\u00e1s est\u00e1ndar, que m\u00e1s beneficios aportan en el menor plazo y que menos resistencia generar\u00e1n entre los usuarios potenciales. En este sentido el sentido com\u00fan nos sugerir\u00eda una de dos opciones:<\/p>\n

    \n
  • Proyecto sencillo pero de alto impacto;<\/li>\n
  • Proyecto complejo pero con alcance limitado.<\/li>\n<\/ul>\n

    Un ejemplo de proyecto sencillo de alto impacto es la puesta a punto de una\u00a0Ventanilla de Registro \u00danico<\/strong>, como primer paso hacia la implantaci\u00f3n de un completo sistema de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos de archivo (SGDEA<\/strong>).<\/p>\n

    Objetivo:<\/strong><\/h3>\n

    Los procesos de las compa\u00f1\u00edas en la mayor\u00eda de los\u00a0 casos comienzan y terminan con un documento f\u00edsico o electr\u00f3nico, el control de los proceso de recepci\u00f3n y emisi\u00f3n de documentos es cr\u00edtico para asegurar que los funcionarios reciben informaci\u00f3n a tiempo y\u00a0 responden de manera\u00a0 oportuna a los diferentes requerimientos\u00a0 sea a clientes, ciudadanos, proveedores,\u00a0 asociados y diferentes entidades.<\/p>\n

    El Impacto:<\/strong><\/h3>\n

    La gesti\u00f3n manual de los procesos de\u00a0comunicaciones internas y externas<\/strong>\u00a0genera impactos negativos en la operaci\u00f3n como son:<\/p>\n

      \n
    • Gasto de tiempo en consulta de informaci\u00f3n para toma de decisiones o ejecuci\u00f3n de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.<\/li>\n
    • Se incurren riesgos legales por perdida de la informaci\u00f3n.<\/li>\n
    • Se ocasionan demoras en los procesos\u00a0 por que se traspapelan documentos.<\/li>\n
    • Los procesos se hacen\u00a0 demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.<\/li>\n
    • Se duplica la informaci\u00f3n\u00a0 por la baja reutilizaci\u00f3n.<\/li>\n
    • Se imprime sin control\u00a0 documentos generando costos.<\/li>\n<\/ul>\n

      La soluci\u00f3n:<\/strong><\/h3>\n

      Las soluciones\u00a0Abox-Entry<\/strong>\u00a0\u201con premises\u201d y\u00a0Cbox-Cloud<\/strong>\u00a0permiten crear una Ventanilla \u00danica mediante<\/p>\n

      \"\"<\/p>\n

      un protocolo de parametrizaci\u00f3n muy sencillo, logrando la automatizaci\u00f3n del proceso de correspondencia de principio a fin, incluyendo una amplia funcionalidad en cada una de las etapas del mismo.<\/p>\n

      La\u00a0funcionalidad\u00a0<\/strong>incluye:<\/p>\n

        \n
      • Recepci\u00f3n\/Radicaci\u00f3n,<\/li>\n
      • Digitalizaci\u00f3n\/Indexaci\u00f3n,<\/li>\n
      • Distribuci\u00f3n\/Tramite,<\/li>\n
      • Organizaci\u00f3n\/Consulta, incluyendo un visor de formatos PDF, PDF\/A, MS Office, Email, TIFF y multimedia sin necesidad de descarga,<\/li>\n
      • Radicaci\u00f3n de salida,<\/li>\n
      • Control de plazos de respuesta,<\/li>\n
      • Reportes de Gesti\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n

        Beneficios claves:<\/strong><\/h3>\n

        Las soluciones\u00a0Abox-Entry<\/strong>\u00a0y\u00a0CBOX-Cloud<\/strong>\u00a0para\u00a0 Ventanilla \u00danica y Gesti\u00f3n de Correspondencia le permite a su organizaci\u00f3n:<\/p>\n

          \n
        • Control total del ciclo de vida de los documentos relacionados con la comunicaci\u00f3n externa e interna, desde el registro\/producci\u00f3n hasta su archivo total.<\/li>\n
        • Implementar la pr\u00e1ctica de \u201cOficina Cero Papel\u201d reduciendo o eliminando perdida de documentos y riesgos asociados, evitando duplicidad de la informaci\u00f3n y costo de administraci\u00f3n de los documentos f\u00edsicos, reducci\u00f3n del tiempo de consulta de la informaci\u00f3n.\"\"<\/li>\n
        • Trazabilidad de los tr\u00e1mites que permite asegurar el cumplimiento de los tiempos de respuesta o niveles de servicio.<\/li>\n
        • Seguridad y confidencialidad de la informaci\u00f3n al permitir acceso solo a los documentos autorizados para cada funcionario.<\/li>\n
        • Mejora en los tiempos de respuesta para clientes, proveedores y asociados.<\/li>\n
        • Disminuci\u00f3n de diferentes costos asociados tales como: el manejo del papel, impresi\u00f3n, copiado, mediante el uso de documento digital garantizando la autenticidad, integridad y no repudio.<\/li>\n
        • En el caso particular de Colombia, cumplimiento del Acuerdo 060 del Archivo General de la Naci\u00f3n (AGN) para el manejo de la correspondencia oficial.<\/li>\n<\/ul>\n

          CBOX\u00a0<\/strong>es el paso m\u00e1s seguro y econ\u00f3mico hacia el cumplimiento de los requerimientos en materia de Gesti\u00f3n Documental previstos en las normativas legales de la mayor\u00eda de los pa\u00edses del entorno hispano-americano.<\/p><\/blockquote>\n