{"id":1063,"date":"2014-01-30T11:00:07","date_gmt":"2014-01-30T09:00:07","guid":{"rendered":"http:\/\/www.blocument.com\/?p=1063"},"modified":"2026-03-20T04:24:58","modified_gmt":"2026-03-20T09:24:58","slug":"gestion-de-las-notas-de-gasto-con-abox-document","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.adapting.com\/en\/gestion-de-las-notas-de-gasto-con-abox-document\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de las notas de gasto con abox document"},"content":{"rendered":"

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Las notas de gastos constituyen un proceso de presentaci\u00f3n de datos y revisi\u00f3n de los mismos, que conceptualmente guarda ciertas similitudes con la revisi\u00f3n de las facturas de proveedores. Aprovechando ya la exitosa implantaci\u00f3n del gestor documental abox document en la tramitaci\u00f3n de estas facturas de proveedores en diferentes organizaciones, parece una evoluci\u00f3n natural extender las funcionalidades del software de gesti\u00f3n documental para que adem\u00e1s, se puedan gestionar de forma integral las notas de gasto, desde su alta en el sistema hasta su contabilizaci\u00f3n en el sistema de gesti\u00f3n.<\/p>\n

En la soluci\u00f3n que se ha implantado con \u00e9xito, son los propios responsables del gasto, los que van a dar de alta en el software de gesti\u00f3n documental su propia nota de gastos, rellenando el formulario correspondiente, as\u00ed como aportando las im\u00e1genes escaneadas de sus justificantes.<\/p>\n

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A partir de este punto, el software de gesti\u00f3n documental lanza el proceso de revisi\u00f3n de la nota de gasto. En este proceso se enruta la revisi\u00f3n de la nota de gasto, en funci\u00f3n de qui\u00e9n cumplimenta esta nota y la estructura jer\u00e1rquica de la compa\u00f1\u00eda. Algunas de las revisiones se van a automatizar, de forma que el propio software de gesti\u00f3n documental ya detecta ciertos l\u00edmites de gastos (l\u00edmite en el importe de un gasto concreto, por ejemplo de una comida) o l\u00f3gica predeterminada en la cumplimentaci\u00f3n de la nota (por ejemplo, indicando en los gastos de comida el n\u00famero de comensales). El responsable de la revisi\u00f3n de la nota de gasto recibe un correo electr\u00f3nico alert\u00e1ndole de la nueva nota de gasto, as\u00ed como una nueva tarea pendiente a realizar, que consiste en la revisi\u00f3n de la misma.<\/p>\n

Toda la informaci\u00f3n recogida sobre la nota de gasto, as\u00ed como la revisi\u00f3n de la misma queda, llegado el momento integrada en el sistema de gesti\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n

Adicionalmente, se establecen informes que permitan conocer datos de las notas de gasto de forma agrupada, por ejemplo las notas presentadas por un departamento en un determinado rango de fechas, los tiempos de tramitaci\u00f3n de las notas de gasto o los conceptos que m\u00e1s se repiten en las mismas, con todo lo cual la organizaci\u00f3n podr\u00e1 analizar la informaci\u00f3n y establecer las medidas de optimizaci\u00f3n de costes y mejoras internas que estime oportunas.<\/p>\n