Software para Gestión Documental

Haga realidad la empresa sin papeles con un gestor documental de tecnología web

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una organización en formato digital, contribuyendo así a:

Mejorar la gestión de la información y del conocimiento

Automatizar procesos

Reducir costes

“El documento es todo aquello que soporta la información y el conocimiento de la empresa”.

Por lo tanto, la gestión documental representa una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes.

beneficios

reduce y ahorra tiempo

Adapting Document® reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario.

Es un sistema de gestión documental que genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos, en la búsqueda de información y en el consumo de material de oficina. (papel, toner, fotocopias, …)

optimiza recursos

Además la implantación de Adapting Document® contribuye a optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos de la empresa.

seguridad, rápidez y agilidad

La tecnología web facilita el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo.

Con Adapting Document® sus documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos porque en el día a día se manejan las versiones electrónicas. También facilita la implantación de medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.

Elimina las tareas monótonas y repetitivas dotando de mayor rapidez y agilidad los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes.

mejora imagen y medio ambiente

Mejora la imagen corporativa interna y externa por la utilización de tecnología avanzada que además contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel.

soluciones

registro de entrada y salida

Las ventajas de un sistema de gestión del registro de entrada y salida son:

• Digitalización y control exhaustivo de la correspondencia recibida en papel
• Control unificado de los números de registro de los documentos recibidos en formato papel y electrónico
• Los documentos se ponen en circulación electrónica por el sistema de gestión documental
• Los documentos sensibles ya no cambian físicamente de manos y corren el riesgo de pérdida o deterioro.
• Posibilidad de trabajar sobre el documento en digital y realizar envíos por e-mail
• Ahorro en costes de papel, fotocopias a los receptores, mensajería, etc.
• Trazabilidad y facilidad de búsqueda de cualquier documento, no hay que buscar las copias por las bandejas

gestión de facturas

Con Adapting Document® es posible implementar un flujo de aprobación de facturas ('workflow') por parte de responsables de diferentes departamentos como Compras, Técnico y Administración. Las facturas digitalizadas pasarán por diferentes estados de gestión o 'visto bueno' tras ser consultadas por los usuarios.

El paso de un estado a otro dependerá de una serie de acciones sobre el propio documento que tendrán que realizar una serie de personas de uno o varios departamentos.

En este sentido, se habilitará un mecanismo para poder notificar a las personas implicadas (mediante e-mail) las tareas asignadas y pendientes.

Incluye la funcionalidad de relacionar unos documentos con otros, dado que determinadas facturas requieren ser complementados o acompañados con otros, por ejemplo albaranes o pedidos de compra, tanto internos como recibidos del exterior (albaranes de entrega firmados). De este modo, desde un documento dentro de un expediente sería posible acceder a aquellos documentos relacionados, por ejemplo, relacionar un pedido a proveedor con su albarán y su factura.

Las carpetas se emplearán para agrupar y almacenar documentos, en analogía a lo que se puede estar realizando actualmente con las estanterías donde se depositan los archivos.

gestión de expedientes

Exponemos las ventajas de implantar un gestor de expedientes digitalizados en su empresa basado en Adapting Document®:

• Mejora la actual gestión de los expedientes digitalizando sus documentos y controlando su estado y flujo de trámites durante sus procesos administrativos.
• Permite la gestión y alta de expedientes estándar según el tipo de que se trate con ‘precarga’ de las plantillas y documentos necesarios a digitalizar en cada caso.
• La tecnología web de Adapting Document® hace que el uso de la aplicación sea sencillo y accesible para el personal, aunque no dispongan de conocimientos avanzados de informática.
• Desde cualquier departamento se puede acceder a los expedientes y comprobar su estado y la situación del mismo ‘on line’
• Se incorpora herramientas para el seguimiento por parte de los responsables de los expedientes de la situación de los mismos y de las acciones de los usuarios, tales como informes de situación y alertas o avisos por e-mail.
• Tiene la capacidad de almacenar las plantillas de documentos y circulares que se vayan a utilizar en los trámites de los expedientes, pudiendo guardar un histórico de ellas
• Posibilidad de generar carpetas y subcarpetas sin límite, en las que se pueda depositar documentación de interés, a la que puedan acceder mediante la correspondiente identificación;
• Permitir el uso de la aplicación en modo intranet para los usuarios internos de la organización, de forma que pueda sustituir paulatinamente el uso de las carpetas y subcarpetas de datos de los servidores de la organización.

extranet de clientes

La plataforma Adapting Document® posibilita la implantación de un gestor documental en modo 'extranet' colaborativa para el intercambio de documentos entre la empresa y sus clientes.

Debe aprovechar al máximo el procesamiento automático de algunos documentos de sus clientes y el archivo de documentos en formato electrónico, para centralizar todos los documentos de forma lógica en un servidor de internet a disposición de los clientes.

Además facilitará la gestión de los diferentes usuarios de las organizaciones (empresa y clientes) encargados de realizar acciones sobre los documentos.

gestión de la calidad

Adapting Document® facilita la gestión de la documentación de los sistemas ISO de gestión. Se trata de una aplicación del software de gestión documental que facilita el cumplimiento de los requisitos normativos en relación al desarrollo de diversos aspectos del sistema de gestión de la organización, sobre todo el mantenimiento de todo el soporte documental asociado a un sistema de calidad, así como sus principales registros. 

digitalización y custodia

Este módulo está dirigido a empresas que se encargan de digitalizar y custodiar físicamente la documentación de sus clientes.

El programa permite modelizar el almacén con gran precisión y flexibilidad, ubicando en cada caja los documentos procedentes del gestor documental o de cualquier otro origen.

Otras funcionalidades que maneja la aplicación son los préstamos y los expurgos.