Adapting Document  es una herramienta para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una organización en formato digital, contribuyendo así a:

1. Mejorar la gestión de la información y el conocimiento
2. Automatizar procesos administrativos
3. Reducir costes

Por lo tanto, la gestión documental con Adapting Document representa una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes.

Adapting Document  es un sistema de gestión documental de tecnología web configurable dentro de una Intranet/Extranet.  Posee un archivo electrónico de documentos seguro y centralizado. El sistema es administrable desde navegador, y dispone de funciones para la búsqueda y distribución controlada de documentos.

El rápido crecimiento de la información que manejan los empleados de las empresas y las muy diversas fuentes de procedencia provocan duplicidades y por tanto falta de optimización de recursos informáticos en el almacenamiento de los documentos por parte de los usuarios.

Frecuentemente se producen pérdidas de conocimiento e información vital de la empresa por la destrucción arbitraria de documentos y por el deterioro en la manipulación de los mismos en formato papel.

En las organizaciones conviven soportes y formatos de documentos muy variados (email, Office, papel, fax, imágenes…) que limitan la eficacia de las herramientas de búsqueda cuando existen y ralentizan el tratamiento de la información que incluye a menudo procesos manuales. 

Los empleados se encuentran con dificultades para trabajar de forma colaborativa sobre los documentos debido a que sus sistemas de clasificación y archivo no son los apropiados.    

En la mayoría de los casos no se implantan las adecuadas medidas de seguridad en el acceso y almacenamiento de los documentos, incumpliendo la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la información. (LOPD….)

Resumen:

• Falta de optimización de sus recursos informáticos 
• Destrucción arbitraria de documentos
• Desconocimiento de las nuevas leyes de conservación de la información.
• Fuentes muy diversas de información.
• Convivencia de soportes y formatos muy variados.
• Sistemas de clasificación de la información mal diseñados o rígidos.
• Lento tratamiento de la información en formato papel.
• Herramientas de búsquedas inexistentes o limitadas.
• Falta de seguridad en el tratamiento, acceso y almacenamiento de los documentos.
• Limitación en el trabajo colaborativo sobre documentos.

Adapting Document® reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario.

Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos, en la búsqueda de información y  en el consumo de material de oficina. ( papel, toner, fotocopias, …).

Además la implantación de Adapting Document® contribuye a optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos de la empresa.

La tecnología web facilita el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos,  incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo.

Con Adapting Document sus documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos. También facilita la implantación de medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.

Elimina las tareas monótonas y repetitivas dotando de mayor rapidez y agilidad los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes.

Mejora la imagen corporativa interna y externa por la utilización de tecnología avanzada que además contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel.

Las ventajas principales que ofrece son:

• Reducción de tiempo en la búsqueda y localización de documentos
• Reducción de costes de administración y almacenamiento
• Aumento de la productividad de los equipos de trabajo.
• Facilita la implantación de medidas de seguridad de los documentos.
• Desaparición de tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.
• Centralización de la base de datos documental
• Optima organización de la información de acuerdo a criterios corporativos
• Rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida
• Reducción de costes operativos en el procesamiento de documentos
• Evita la manipulación y deterioro de los documentos físicos
• Mejora de la imagen corporativa
• Contribuye a la conservación del medio ambiente

• Análisis y asesoría
• Parametrización
• Configuración y desarrollo
• Instalación y puesta en marcha

Adapting Document® se puede ofrecer como un sistema completo de gestión documental, integrado por un equipo de digitalización (escáner), un sistema de reconocimiento de caracteres (OCR) y un interfaz con el gestor documental.
Esta configuración le permite clasificar, etiquetar y almacenar directamente los documentos de papel dentro del módulo de gestión documental de su intranet/extranet, sin necesidad de tocar el teclado de su ordenador.

El proceso se realiza en las siguientes fases:

-Fase 1: Recogida y clasificación de la documentación
El personal que maneja la documentación deberá depositar de forma ordenada sobre la bandeja del nuevo escáner la documentación a digitalizar. A partir de aquí, el proceso es totalmente automático y no requiere de intervención humana.

-Fase 2: Digitalización y caracterización de los documentos
El escáner realizará de forma autónoma la digitalización de los documentos. A continuación, el software OCR asociado al escáner reconocerá los documentos digitalizados y los clasificará en función de la información relevante que se haya estipulado con anterioridad (por ejemplo, código del documento), de forma que éstos quedarán accesibles en formato electrónico dentro de la carpeta apropiada.

Los documentos digitalizados y caracterizados disponen a partir de ahora de dos apartados:

-Ficha de metadatos. Permite incluir las características del documento, su ubicación, destinatario, estado de tramitación, palabras clave, etc.

-Imagen del documento. Permite la lectura en monitor o impresión del documento con una calidad suficiente y un tamaño de fichero reducido (aprox. 50 KB). El formato de esta imagen puede ser TIFF o PDF.

-Fase 3: Archivo de los documentos digitalizados
Como último paso del proceso automático, el software guardará toda la información anteriormente citada a una base de datos que será accesible mediante la aplicación web Adapting Document®, de forma que únicamente será necesario disponer de un navegador tipo Explorer para poder acceder a la documentación digitalizada.
Esta documentación se archiva de forma estructurada, por lo que su acceso es posible mediante búsquedas inteligentes para todos los integrantes de la red local, por ejemplo, seleccionando fechas, clientes o números de apunte, etc.PDF.

Adapting Document® ofrece posibilidades de crecimiento modular mediante:

• Implantación de sistema de firma electrónica segura e identificación.
• Integración con sistemas de gestión residentes (ERP).
• Posibilidad de generar e incluir registros de calidad.
• Módulo de carga masiva de documentos, importación y exportación de datos.
• Configuración como extranet, es decir, permitiendo accesibilidad vía internet.
• Conexión con modulo de reconocimiento de caracteres, software OCR.

 

 

• Utilización de tecnología web 100% gestionable desde el navegador.
• Buscador configurable según el tipo de documento.
• Compatibilidad con todos los formatos de ficheros electrónicos.
• Organización de los documentos en el servidor central.
• Modulo de administración gestionable desde el navegador.
• Organización de documentos sencilla mediante una estructura de carpetas y subcarpetas similar a Windows.
• Acceso y distribución controlada de los documentos según perfiles de usuarios.
• Posibilidad de permitir accesos a través de Internet para clientes y colaboradores.
• Fácil integración con sistemas de gestión.
• Entrada de datos a través de sistemas de digitalización y software de captura (ej. Escáner, OCR, Código de Barras, etc.)
• Compatible con la ley de protección de datos (LOPD)

• Gestión de documentación de sistemas ISO de gestión.
• Gestión de la correspondencia de papel.
• Gestión de facturas y albaranes.
• Captura y automatización de formularios.
• Generación y publicación de informes.
• Extranet de gestión documental compartida con clientes y colaboradores.
• Gestión y custodia de expedientes.
• Gestión de información y del conocimiento.
• Gestión de expedientes de compra-venta de vehículos.
• Gestión de expedientes de promoción inmobiliaria.